Art.º 5 · Edital n.º 289/2004 (2.ª série) - AP

1 -As transferências de documentação obedecem sempre às determinações legais em vigor.
2 -A documentação é enviada ao arquivo municipal obedecendo às seguintes condições:
1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
2. b)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
3. c)Em caixas ou pastas de arquivo de modelo uniformizado e a fornecer pelo arquivo municipal;
4. d)No seu suporte original devidamente acondicionado.
3 -Toda a documentação entrada no arquivo deverá ser acompanhada por uma guia de remessa de documentos, feita em triplicado e visada pelo responsável máximo ou seu legal substituto, que a remete contendo os elementos abaixo discriminados:
1. a)Identificação da instituição e ou serviço de que sejam provenientes os documentos;
2. b)Número de ordem das unidades documentais;
3. c)Número de volumes;
4. d)Designação das espécies;
5. e)Datas extremas da documentação enviada;
6. f)Indicação da existência de restrições ao acesso dos documentos (prazos e fundamentos legais);
7. g)Prazos de conservação.
4 -O envio de documentação efectua-se de acordo com o calendário proposto pelo arquivo municipal.

Artigo 5.º