O arquivo da Câmara Municipal de Vinhais compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objectivos específicos dos vulgarmente chamados arquivo geral e arquivo histórico do município, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais e como consequência das funções genéricas de recolha, selecção, tratamento e difusão.
O arquivo da Câmara Municipal de Vinhais encontra-se na dependência imediata do presidente da Câmara Municipal.
O arquivo da Câmara Municipal de Vinhais mantém, sob a sua responsabilidade, a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
Os livros findos (actas, escrituras, contratos, registos, etc.), são enviados ao arquivo municipal com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices.
Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço.
A selecção da documentação far-se-á mediante a aplicação da legislação em vigor, tendo por objectivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação findo os prazos administrativos.
Compete ao arquivo municipal toda e qualquer eliminação da documentação produzida pelos diferentes departamentos/serviços de acordo com a legislação em vigor ou, na falta desta, segundo as respectivas instruções.
A eliminação da documentação será feita de modo a que seja impossível a sua reconstituição e testemunhada por um ou mais representantes da instituição.
Compete ao arquivo municipal propor, depois de consultados os serviços respectivos, a eliminação dos documentos, de acordo com as determinações legais.
Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
A comunicação dos documentos processar-se-á através da consulta e serviços de empréstimo e de leitura.
Consulta
O documento de arquivo é um documento único e como tal, toda e qualquer consulta será efectuada em instalação própria do arquivo municipal, com as excepções previstas pelo presente regulamento quanto a empréstimos autorizados aos serviços produtores; requisições da Assembleia Municipal, da presidência e vereação e a outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.
As requisições de empréstimo de documentos devem satisfazer os seguintes requisitos:
A documentação só poderá permanecer no serviço requisitante até ao máximo de 10 dias, renovável por igual período, mediante novo pedido por escrito, formulado nos termos do artigo 21.º e anulação da requisição anterior.
As requisições dos órgãos ou serviços municipais ao arquivo municipal devem ser feitos obrigatoriamente através de impresso próprio, facultado pelo arquivo, de modo a facilitar o respectivo controlo. A cada petição corresponderá uma requisição.
As requisições, devidamente numeradas pelos serviços requisitantes receberão no arquivo municipal um número de entrada e constituirão livro próprio.
Terminado o período de validade da requisição, conforme o artigo 22.º, o arquivo municipal deverá avisar o serviço requisitante solicitando a devolução imediata da documentação ou a renovação da requisição.
No acto de devolução o serviço requisitante deve apresentar a cópia da requisição em seu poder, na qual será escrita a palavra "Devolvida", a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.
Se for detectada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado deverá o arquivo municipal devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a regularização da falha.
A comunicação dos documentos deverá processar-se através dos seguintes meios:
Os documentos antigos, raros ou em risco de deterioração tendem a ser consultados através de cópias, realizadas pelas tecnologias mais adequadas, de modo a preservar-se a integridade dos originais.
Obrigações dos utilizadores
O quadro de pessoal do arquivo municipal deverá ser constituído por pessoal técnico superior e técnico-profissional com formação em arquivo e auxiliar.
Ao responsável pelo serviço de arquivo, técnico superior de arquivo, compete, no âmbito das suas funções:
Compete aos funcionários do arquivo municipal, consoante a sua classificação técnico-profissional, e sob orientação de responsável:
A Câmara Municipal, através do arquivo municipal, deve também intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por compra, doação ou depósito de fundos arquivísticos de natureza diversa, provenientes de entidades públicas ou privadas, em qualquer tipo de suporte (papel, filme, banda magnética e registo electrónico, etc.) e procedentes do respectivo conselho e ou que tenham interesse histórico para o concelho.
As dúvidas e os casos omissos não especialmente previstos neste Regulamento serão resolvidos pelo presidente da Câmara ou vereador da área respectiva em que tenham sido delegados os respectivos poderes, com parecer técnico do responsável pelo arquivo municipal.
O presente Regulamento será revisto periodicamente, sempre que se revele pertinente para um correcto e eficiente funcionamento do arquivo municipal.