A organização e arquivo dos documentos oficiais referidos no artigo anterior obedecerá às seguintes regras gerais:
- a)Os originais dos documentos referidos nas alíneas b) e c) são arquivados no Serviço de Notariado do DAJF. Os originais dos regulamentos municipais mencionados na alínea a) são também arquivados no mesmo serviço em dossiers adequados;
- b)Os originais dos documentos referidos nas alíneas d), e) e f) são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados em dossiers adequados no Gabinete de Apoio à Presidência (GAP);
- c)Os documentos referidos na alínea g) são arquivados sequencialmente nos respectivos processos, devendo uma cópia ser arquivada na Secção de Expediente e Serviços Gerais (SESG);
- d)Os documentos referidos nas alíneas h) e i) e os livros referidos nas alíneas j) e k) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no Serviço de Notariado do Departamento Administrativo, Jurídico e Financeiro (DAJF);
- e)O registo dos fundos de maneio referido na alínea l) é escriturado, controlado e assinado pelo chefe da DGFI;
- f)Os originais dos documentos mencionados nas alíneas o) e p) são organizados e preparados na Divisão de Gestão Financeira e Informática em colaboração com o DAJF;
- g)Os documentos referidos na alínea m) são organizados e arquivados nas unidades orgânicas que intervierem directamente na sua execução, devendo uma cópia ser arquivada nos Serviços de Notariado do DAJF;
- h)Os originais dos documentos mencionados na alínea n) são arquivados sequencialmente no GAP;
- i)Os originais e os comprovativos dos documentos mencionados na alínea r) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo arquivados na Secção de Contabilidade;
- j)Os documentos mencionados na alínea s) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo o original entregue ao munícipe, o duplicado arquivado na Secção de Contabilidade e o triplicado arquivado nos serviços emissores;
- k)Os originais e duplicados das requisições externas referidas na alínea t) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo o original e duplicado remetidos aos fornecedores, o triplicado para o armazém/economato e o quadruplicado arquivado na Secção de Contabilidade da Divisão de Gestão Financeira e Informática;
- l)As requisições internas mencionadas na alínea u) devem ser emitidas pelos serviços requisitantes à Secção de Património e Aprovisionamento que desencadeará o seu encaminhamento conforme adiante se explicitará nos termos do artigo 42.º;
- m)O original do quadro de pessoal mencionado na alínea q) é organizado e arquivado na Secção de Recrutamento e Selecção de Pessoal da Repartição de Recursos Humanos;
- n)Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos mencionados na alínea v) referentes a empreitadas de obras públicas e fornecimentos são organizados pelas respectivas divisões orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos;
- o)Os originais e cópias dos ofícios enviados para o exterior referidos na alínea w) devem ser numerados com o registo de saída da Secção Expediente e Serviços Gerais da Divisão de Gestão Administrativa, sendo o duplicado arquivado no processo respectivo e o triplicado arquivado no copiador geral da Secção Expediente e Serviços Gerais da DGA. A Secção de Obras Particulares adoptará a este propósito tratamento específico de acordo com o software aplicacional;
- p)As facturas mencionadas na alínea x) emitidas pela Secção de Águas e Saneamento são identificadas pelo número de contribuinte/utente, sendo que o seu controlo é feito através do software aplicacional respectivo;
- q)Os telefaxes enviados para o exterior, mencionados na alínea y), devem ser arquivados sequencialmente em cada ano civil nos serviços emissores;
- r)Os alvarás de loteamento referidos na alínea z) emitidos pela Secção de Obras Particulares são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo o original destinado ao urbanizador um exemplar fica arquivado no processo respectivo e outro ainda no arquivo geral dos loteamentos;
- s)As licenças mencionadas na alínea aa) e em particular as de utilização e de construção são emitidas pela Secção de Obras Particulares, sendo o original destinado à entidade requerente, o duplicado arquivado no processo respectivo e o triplicado arquivado no copiador;
- t)Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de recepção provisórios referidos nas alíneas bb) e cc) são emitidos pela Divisão de Obras Municipais, sendo um exemplar destinado ao empreiteiro e um outro exemplar para arquivo no respectivo processo de empreitada;
- u)As actas do júri dos concursos de admissão de pessoal mencionadas na alínea dd) são arquivadas no respectivo processo de concurso na Secção de Recrutamento de Selecção de Pessoal;
- v)As actas dos júris de concursos de fornecimento de bens, locação, aluguer e aquisição de serviços, mencionados na alínea cc) são arquivadas no respectivo processo, cujo original é arquivado na Secção de Património e Aprovisionamento da DGFI, salvo se houver lugar a contrato escrito e que será arquivado no Serviço de Notariado;
- w)As actas das comissões de abertura e análise das propostas de concurso de empreitadas de obras públicas mencionadas na alínea ff), bem como as actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens se serviços na alínea ee), são arquivadas nos processos respectivos, os duplicados são arquivados na Divisão de Obras Públicas;
- x)A informação inter-serviços mencionada na alínea gg) constitui peça integrante dos processos elaborados pelos respectivos serviços emissores de informação, pelo que será ali arquivada;
- y)Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL, mencionado na alínea hh), são emitidos pela Secção de Contabilidade, conforme a respectiva organização adoptada em termos legais, sendo arquivados de acordo com o sistema contabilístico municipal;
- z)Outros documentos municipais não previstos, mencionados na alínea ii), mas que pela sua natureza venham a ser organizados e arquivados pela respectiva unidade orgânica incumbida da sua emissão.