Os documentos em fase definitiva à guarda do Arquivo Municipal apenas podem sair das instalações nas seguintes condições:
- a)Mediante autorização escrita do Presidente da Câmara, para figurarem em exposições, desde que sujeitas às normas anexas ao presente Regulamento (anexo I);
- b)São obrigatoriamente sujeitos a registo e a parecer prévio do responsável do serviço de arquivo ou, na sua ausência ou impedimentos dos Técnicos Superiores;
- c)Mediante a entrega de comprovativo da celebração de um contrato de seguro contra todos os riscos, quando a exposição seja realizada em espaço físico não municipal.