Edital n.º 540/2018

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo e nos termos do n.º 7 do artigo 112.º e artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, do preceituado na alínea e) do n.º 2 do artigo 23.º do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro e considerando o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, regulado pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, alterado pelas Leis n.os 14/94, de 11 de maio, 107/2001, de 08 de setembro, 26/2016, de 22 de agosto e pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro.

São competências do Arquivo da Câmara Municipal de Guimarães:

A remessa da documentação é feita de harmonia com um calendário estabelecido entre os responsáveis de cada serviço produtor e o Arquivo Municipal, competindo ao último a coordenação de todas as operações envolvidas neste processo.

Na transferência da documentação o Arquivo Municipal e o serviço produtor devem observar os seguintes procedimentos:

Compete ao Arquivo Municipal:

O horário do Arquivo Municipal é o horário da Câmara Municipal.

A comunicabilidade dos documentos atenderá a critérios de confidencialidade de informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

A difusão pode ser feita através da:

Os documentos em fase definitiva à guarda do Arquivo Municipal apenas podem sair das instalações nas seguintes condições:

O investigador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo Municipal fica obrigado a fornecer-lhe, gratuitamente, uma cópia dos respetivos estudos, bem como a referenciar neles os documentos consultados.

O Arquivo Municipal disponibiliza acesso gratuito à internet (Rede sem fios) no computador portátil pessoal através da rede do Arquivo Municipal.

Sempre que não detete a rede sem fios o utilizador deve comunicar o facto ao funcionário do Arquivo Municipal, para que este providencie no sentido da rápida correção do problema.

A revisão ou qualquer alteração ao presente regulamento é da competência dos órgãos municipais, sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.

Mantêm-se em vigor as normas e orientações de funcionamento dos serviços de arquivo que não contrariem o presente regulamento.

São revogadas todas as disposições regulamentares vigentes, incompatíveis com o presente Regulamento, nomeadamente o Regulamento de Organização e Funcionamento dos Arquivos da Câmara Municipal de Guimarães, aprovado em reunião da Câmara Municipal de 20 de dezembro de 2007 e em sessão da Assembleia Municipal de 21 de abril de 2008.

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República, nos termos do disposto no artigo 139.º do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro.

ANEXO I

Normas de empréstimo para exposições

O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos.

É sabido, porém, que se trata de uma situação suscetível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados.

Essa é a principal razão por que se justifica impor normas como as que se seguem:

1) A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência de um mês antes da data prevista para a saída o empréstimo dos documentos que deseje expor, dirigindo para tal o pedido ao Presidente da Câmara Municipal de Guimarães;

2) Os documentos requeridos só serão emprestados mediante autorização concedida por despacho do Presidente da Câmara Municipal com informação prévia do chefe do serviço, ou na sua ausência ou impedimentos, de um Técnico Superior de Arquivo, que ficará apensa ao requerimento;

3) No caso de não ser aconselhável a saída dos originas, por razões de ordem material ou técnica, deve sempre encarar-se a entrega de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição,

4) Todos os documentos emprestados deverão estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do Arquivo Municipal;

5) A Câmara Municipal de Guimarães fixará o valor de cada peça, objeto de empréstimo, que constará do despacho de autorização,

6) A entidade organizadora da exposição efetuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida;

7) Os documentos só poderão ser entregues pelo Arquivo Municipal a pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um auto de entrega. Deste auto deverá constar a identificação pormenorizada da(s) peça(s), inclusivamente a sua descrição física;

8) Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição;

9) O acondicionamento deverá ser efetuado sob a orientação chefe do serviço ou pelo Técnico Superiores de Arquivos, de forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados pelo transporte;

10) Se, por razões de conservação, for necessário realizar algum restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, ficando as respetivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição;

11) Ficarão a cargo de entidade organizadora da exposição os tramites de autorização de saída temporária, bem como os tramites alfandegários,

12) A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (deteção e extinção da incêndios, controlo ambiental de humidade, luz), correta instalação das peças em vitrinas fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibido na montagem das mesmas a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos e outros materiais que possam danificar os documentos;

13) Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia do Presidente da Câmara Municipal de Guimarães;

14) O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados, obrigatoriamente, dois exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo Municipal e à Biblioteca Municipal;

15) Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao Arquivo Municipal;

16) No ato da receção dos documentos, e antes da assinatura do respetivo auto, o Arquivo Municipal deverá preceder à conferência do estado de conservação e integridade dos mesmos, a fim de detetar qualquer possível deterioração ou extravio. Se verificar alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á dela conta ao Presidente da Câmara Municipal para os efeitos tidos por convenientes;

17) O Arquivo Municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, através do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar em poder do Arquivo Municipal antes da entrega dos documentos.

ANEXO II

Normas de manuseamento

Normas de manuseamento das espécies na sala de leitura

Um documento é um bem cultural de que importa usufruir sem pôr em risco a sua preservação. Como tal, impõe-se evitar comportamentos agressivos ou menos cuidadosos na sua utilização ou manuseamento:

1) Os documentos devem ser tratados com cuidado e respeito;

2) Não dobre as páginas de um documento;

3) Não endireite as páginas dobradas e vincadas;

4) Não se apoie ou coloque qualquer objeto sobre o documento;

5) Não enrole os fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;

6) Não force a abertura dos documentos;

7) Não escreva sobre um documento (aberto ou fechado);

8) Não vire as páginas com os dedos humedecidos;

9) Não separe as páginas que se encontrem coladas;

10) Comunique qualquer anomalia que encontre nos documentos;

11) Entregue de imediato os documentos logo que termine a consulta.

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