Art.º 12 · Edital n.º 640/2019 — Formalidades da Incorporação

1 -A documentação é enviada ao AMM obedecendo às seguintes condições:
1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando assim o exijam;
2. b)No seu suporte original devidamente acondicionada;
3. c)Em caixas de arquivo de modelo e formatos normalizados em uso na CMM, com a etiqueta identificativa (Anexo 2), colocada no topo a 1 cm do limite inferior;
4. d)A arrumação dos documentos nas caixas é efetuada preferencialmente por ordem crescente da esquerda para a direita.
5. e)A arrumação das caixas nas estantes é efetuada com o sistema de fecho para o lado direito.
2 -Cada caixa só deverá conter documentação referente a uma única classificação, devendo esta ser repartida por tantas caixas quanto forem necessárias de modo a que cada uma fique cheia, mas garantindo o bom acondicionamento dos documentos.
3 -Quando a documentação de uma determinada classificação for insuficiente para completar a caixa, a mesma deverá ser conservada no respetivo serviço até haver documentação suficiente para a completar.
4 -A documentação enviada ao AMM é acompanhada de auto de entrega (Anexo 3) e de guia de remessa de documentação (Anexo 4) devidamente preenchidos, feitos em triplicado e visados pelo responsável do serviço remetente, ficando dois guardados no AMM e o outro, devolvido à proveniência, após confirmação do AMM.
5 -A documentação deverá ser devidamente numerada e sempre que se retire algum documento será intercalada em sua substituição, uma folha contendo a numeração e a menção expressa do documento retirado, com a assinatura e o visto do responsável do respetivo serviço.
6 -O AMM poderá recusar a incorporação da documentação que não obedeça às condições estabelecidas no presente regulamento.

Artigo 12.º — Formalidades da Incorporação

Histórico de Alterações