Edital

Edital n.º 640/2019

Regulamento do Arquivo Municipal de Mértola

Capítulo I - Disposições gerais

Leis Habilitantes

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88 de 10 de dezembro, do Decreto-Lei n.º 121/92 de 2 de julho, do Decreto-Lei n.º 16/93 de 23 de janeiro e da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro no que se refere a normas e procedimentos arquivísticos, da Lei n.º 26/2016 de 22 de agosto no que respeita ao acesso aos documentos administrativos e sua reutilização, tendo ainda em conta o regime de proteção e valorização do património cultural estabelecido através da Lei n.º 107/2001 de 8 de setembro.

Artigo 2.º

Âmbito

O presente Regulamento estabelece as regras gerais de funcionamento do AMM, assim como os aspetos de organização, conservação e difusão dos documentos enquanto recurso estratégico de gestão, preservação e valorização do património arquivístico do concelho.

Artigo 3.º

Enquadramento Orgânico

O AMM está inserido na estrutura orgânica da CMM, de acordo com respetivo Regulamento da Organização dos Serviços.

Artigo 4.º

Constituição

1 -O AMM é constituído por toda a documentação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços, como resultado da atividade municipal, que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, assim como por toda a documentação doada e/ou depositada por diferentes órgãos e instituições ou entidades (públicas e privadas).
2 -O AMM compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos do arquivo do município de Mértola.

Artigo 5.º

Missão

É missão do AMM assegurar a gestão da documentação à sua guarda, garantir a preservação e tratamento da mesma através de procedimentos técnicos e promover a sua comunicação e difusão.

Capítulo II - Competências e atribuições

Artigo 6.º

Competências

Ao AMM compete implementar um conjunto de operações e procedimentos técnicos que vise a organização, utilização, conservação, avaliação, seleção, eliminação e comunicação de documentos.

Artigo 7.º

Atribuições

São atribuídas ao AMM as seguintes funções:

a)Orientar e prestar apoio técnico aos vários serviços municipais sobre o tratamento arquivístico da documentação;
b)Promover e controlar as entradas e saídas de documentos;
c)Receber, conferir, registar, ordenar e arrumar a documentação recebida;
d)Retificar e/ou substituir as pastas e/ou caixas que servem de acondicionamento da documentação;
e)Elaborar instrumentos de pesquisa que permitam o acesso rápido à documentação;
f)Facultar aos serviços municipais o acesso à documentação solicitada;
g)Fornecer à leitura a documentação solicitada que não esteja condicionada;
h)Facultar a reprodução de documentos, mediante as necessárias autorizações;
i)Proceder à avaliação e seleção da documentação enviada para o AMM;
j)Propor e supervisionar a eliminação de documentação, respeitando os prazos legais fixados;
k)Auxiliar na aplicação/implementação do Plano de Classificação da Informação Arquivística das Autarquias Locais;
l)Colaborar com os serviços na implementação de novos sistemas de gestão documental;
m)Cooperar na definição dos modelos administrativos;
n)Zelar pela boa conservação física dos documentos em depósito;
o)Elaborar instrumentos de descrição arquivística, respeitando as normas de descrição existentes, que considere adequadas ao eficaz funcionamento do AMM;
p)Desenvolver atividades de promoção, divulgação e fruição da documentação à sua guarda;
q)Participar em reuniões de trabalho da CMM cuja temática esteja relacionada com a arquivística, nomeadamente sobre a gestão, conservação, preservação, acesso e divulgação do espólio documental do município.
r)Cumprir e promover o cumprimento do presente Regulamento.

Artigo 8.º

Transferência de Suportes

1 -A transferência de suporte dos documentos é permitida desde que seja garantida a sua preservação, segurança, autenticidade e acesso, nos termos legais.
2 -É atribuída ao AMM a responsabilidade de desenvolver o projeto de digitalização da documentação de interesse histórico, selecionando e preparando a documentação e administrar o software, disponibilizando os registos e imagens para consulta através da internet, com os objetivos de:
1. a)Promover a segurança e integridade da documentação, evitando a manipulação dos originais;
2. b)Facilitar o acesso à informação através da disponibilização dos documentos através da internet.
3. c)Potencializar a difusão do património arquivístico do Município.

Artigo 9.º

Relatório de Atividades

É atribuída ao AMM a responsabilidade de elaborar anualmente, até final do mês de março, um relatório de atividades respeitante ao ano transato com os seguintes elementos:

a)Resultados numéricos das transferências, incorporações, bem como das eliminações;
b)Elementos estatísticos de pedidos, consultas e empréstimos.

Capítulo III - Procedimentos e regras

Artigo 10.º

Registo e Classificação

O registo e a classificação dos documentos serão efetuados de acordo com o definido no Regulamento Interno de Classificação de Documentos e no Classificador de Documentos do Município de Mértola.

Artigo 11.º

Incorporações

1 -Os órgãos e serviços da CMM devem enviar regularmente para o AMM a respetiva documentação, findos os respetivos prazos de conservação administrativa estabelecidos.
2 -O envio da documentação deve efetuar -se de acordo com o calendário de transferências (Anexo1), elaborado com base no organograma em vigor.

Artigo 12.º

Formalidades da Incorporação

1 -A documentação é enviada ao AMM obedecendo às seguintes condições:
1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando assim o exijam;
2. b)No seu suporte original devidamente acondicionada;
3. c)Em caixas de arquivo de modelo e formatos normalizados em uso na CMM, com a etiqueta identificativa (Anexo 2), colocada no topo a 1 cm do limite inferior;
4. d)A arrumação dos documentos nas caixas é efetuada preferencialmente por ordem crescente da esquerda para a direita.
5. e)A arrumação das caixas nas estantes é efetuada com o sistema de fecho para o lado direito.
2 -Cada caixa só deverá conter documentação referente a uma única classificação, devendo esta ser repartida por tantas caixas quanto forem necessárias de modo a que cada uma fique cheia, mas garantindo o bom acondicionamento dos documentos.
3 -Quando a documentação de uma determinada classificação for insuficiente para completar a caixa, a mesma deverá ser conservada no respetivo serviço até haver documentação suficiente para a completar.
4 -A documentação enviada ao AMM é acompanhada de auto de entrega (Anexo 3) e de guia de remessa de documentação (Anexo 4) devidamente preenchidos, feitos em triplicado e visados pelo responsável do serviço remetente, ficando dois guardados no AMM e o outro, devolvido à proveniência, após confirmação do AMM.
5 -A documentação deverá ser devidamente numerada e sempre que se retire algum documento será intercalada em sua substituição, uma folha contendo a numeração e a menção expressa do documento retirado, com a assinatura e o visto do responsável do respetivo serviço.
6 -O AMM poderá recusar a incorporação da documentação que não obedeça às condições estabelecidas no presente regulamento.

Artigo 13.º

Incorporações Externas

1 -O AMM admite a incorporação, a título temporário ou definitivo, de outros fundos documentais de natureza diversa, concretizada através das seguintes modalidades: compra, doação, dação, depósito, legado, permuta ou reintegração entre arquivos, que se revelem de interesse para o município ou de interesse histórico para o concelho mediante parecer técnico do AMM.
2 -As incorporações externas são feitas nos termos do disposto no n.º 4 do artigo 12.º do presente Regulamento.

Artigo 14.º

Empréstimo

1 -O empréstimo da documentação integrada no AMM é permitido:
1. a)Aos serviços municipais que a produziram mediante a apresentação da requisição de documentos ao arquivo, nos termos do n.º 2, 3 e 4 do presente artigo;
2. b)A outros não previstos na alínea anterior ou em espaço físico não municipal, mediante autorização escrita do presidente da CMM ou vereador com competência delegada da área respetiva.
2 -Os pedidos de documentação ao AMM serão efetuados através do formulário interno próprio, acessível através da plataforma eletrónica.
3 -A documentação requisitada deve ser devolvida ao AMM até 30 dias após a data da requisição, renovável por igual período, mediante nova requisição com ligação à inicial.
4 -O serviço requisitante é responsável pelos documentos que lhe são facultados até à sua devolução ao AMM.
5 -A saída da documentação à guarda do AMM apenas é permitida após ouvido o técnico de arquivo sobre o estado de conservação e risco de deterioração da mesma.
6 -A saída da documentação do Arquivo Municipal, na situação prevista na alínea b) do n. º1, do presente artigo, ficará obrigatoriamente sujeita a registo, a parecer prévio do técnico de arquivo e mediante assinatura de um auto de entrega.

Artigo 15.º

Consultas em Arquivo

1 -Toda a documentação existente em arquivo pode ser consultada por qualquer funcionário dos serviços da CMM no âmbito das suas funções.
2 -A documentação à guarda do AMM pode ser consultada por qualquer cidadão, salvo quando abrangida por restrições de comunicabilidade ou impedimento legal.
3 -O acesso e a comunicabilidade da documentação à guarda do AMM atende a critérios de confidencialidade de informação, de acordo com o previsto na Lei de Acesso aos Documentos Administrativos (LADA).
4 -A consulta pública dos documentos é efetuada na sala de leitura do arquivo.
5 -A admissão à leitura será antecedida do preenchimento de ficha de identificação de leitor (Anexo 5).
6 -A requisição de leitura em arquivo (anexo 6) será preenchida pelo leitor, face às suas necessidades.
7 -Ao leitor apenas é permitido requisitar até 3 itens de cada vez.
8 -O leitor é responsável pelos documentos que lhe são facultados até à sua devolução.
9 -O leitor que publique trabalhos para os quais tenham sido usadas fontes provenientes do AMM, fica obrigado a divulgar nos mesmos a sua proveniência.
10 -O AMM reserva -se o direito de não facultar à consulta, documentos em mau estado de conservação e cujo manuseamento ponha em risco a sua integridade e preservação.

Artigo 16.º

Funcionamento da Sala de Leitura

1 -A sala de leitura do AMM funciona todos os dias úteis durante o horário adotado pela CMM para os serviços administrativos.
2 -Ao leitor será apenas autorizado o uso do lápis, papel e/ou do computador pessoal.
3 -É expressamente proibido ao leitor:
1. a)Entrar na sala de consulta com chapéus, agasalhos, malas, comida, bebida ou outro tipo de material orgânico que possa danificar diretamente os documentos ou de forma indireta contribuir para a propagação de pragas/infestantes;
2. b)Falar alto ou perturbar o funcionamento da sala;
3. c)Escrever sobre os documentos;
4. d)Fazer decalques ou sublinhar, riscar, escrever ou de algum modo danificar os documentos consultados;
5. e)Dobrar folhas, molhar os dedos para virar as folhas ou praticar outros atos de manuseamento lesivos da boa conservação dos documentos;
6. f)Fazer sair das instalações qualquer documento não autorizado.

Artigo 17.º

Reprodução

1 -É facultada aos serviços municipais a reprodução de documentação à guarda do AMM que se encontre em perfeito estado de conservação, mediante a apresentação da requisição de documentos ao arquivo, com a menção de cópia/digitalização na descrição dos documentos, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 14.º do presente Regulamento.
2 -A terceiros, é facultada a reprodução de documentação integrada no arquivo histórico que se encontre em perfeito estado de conservação, mediante apresentação de requerimento dirigido à CMM com a identificação e morada do requerente, motivos e finalidade bem como identificação da documentação, com autorização escrita do presidente da CMM ou vereador com competência delegada da área respetiva.
3 -A reprodução de documentação à guarda do AMM bem como a emissão de certidões, quando solicitadas por terceiros, são asseguradas pelo respetivo serviço produtor, que solicitará ao AMM a documentação objeto do pedido nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 14.º do presente Regulamento.
4 -A reprodução de documentos facultada a terceiros está sujeita ao pagamento da respetiva taxa de acordo com a Tabela de Taxas e Outras Receitas Municipais em vigor.
5 -As reproduções de documentos para fins de publicação carecem de autorização prévia.

Artigo 18.º

Eliminação

1 -Compete ao AMM propor e proceder a toda e qualquer eliminação de documentos, respeitando os prazos administrativos estabelecidos, de acordo com a legislação em vigor, após procedimento de avaliação e seleção da documentação.
2 -A eliminação da documentação não constante da legislação em vigor carece de autorização expressa da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
3 -A eliminação da documentação deve obedecer a critérios de confidencialidade, de forma a impossibilitar a sua reconstituição e ser testemunhada por um ou mais representantes da instituição.
4 -Sem prejuízo da definição de prazos mínimos de conservação regulamentados, podem os serviços produtores solicitar ao AMM a conservação por prazos mais dilatados, a título temporário ou permanente, global ou parcialmente, das séries documentais que considerarem pertinentes, desde que não comprometa o regular funcionamento dos serviços de arquivo.

Artigo 19.º

Formalidades da Eliminação

1 -A proposta de documentação a eliminar (Anexo 7), elaborada pelo AMM é enviada ao respetivo serviço produtor e ao respetivo Arquivo Distrital para apreciação.
2 -A documentação a eliminar deverá ser descrita de forma exaustiva na listagem da documentação a eliminar (Anexo 9) que acompanha o auto de eliminação (Anexo 8) e dele faz parte integrante.
3 -O auto de eliminação deve ser assinado pelo técnico de arquivo responsável, pelo responsável do serviço produtor e pelo presidente da CMM ou vereador com competência delegada da área respetiva.
4 -O referido auto é feito em duplicado, ficando o original arquivado no AMM constituindo a prova do abate e o outro exemplar remetido ao respetivo Arquivo Distrital.

Artigo 20.º

Conservação

Ao AMM cabe zelar pela preservação e conservação das espécies documentais à sua guarda, de acordo com as suas disponibilidades, através da adoção das seguintes medidas:

1 -Acondicionar a documentação em pastas de arquivo de modelo e formatos normalizados em uso na CMM, e proceder à sua substituição quando necessário.
2 -Assegurar condições de segurança e de ambiente adequadas à documentação (extintor, equipamento de controlo ambiental, controlo de pragas).
3 -Promover a limpeza periódica dos espaços e higienização dos documentos.
4 -Promover medidas de preservação dos documentos:
1. a)Transferência de documentos, do suporte original para outros, nomeadamente suporte digital, através de meios adequados.
5 -Garantir, em colaboração com o serviço de informática, a salvaguarda e o armazenamento adequado dos documentos ou representações digitais (backups, migrações de dados, etc.).

Capítulo IV - Disposições finais

Artigo 21.º

Reclamação

Das decisões proferidas no âmbito do presente Regulamento cabe reclamação nos termos do Código do Procedimento Administrativo.

Artigo 22.º

Dúvidas ou Omissões

As dúvidas e os casos omissos não previstos no presente Regulamento que não seja possível resolver com recurso à lei vigente serão resolvidos pelo presidente da câmara municipal ou vereador da área funcional respetiva a quem tenham sido delegados os respetivos poderes, ouvidos o chefe de divisão e o técnico do AMM.

Artigo 23.º

Revisão

O presente Regulamento será revisto sempre que se revele necessário para um mais correto e eficiente funcionamento do AMM.

Artigo 24.º

Entrada em Vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

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Artigo 12.º

Formalidades da Incorporação

1 -A documentação é enviada ao AMM obedecendo às seguintes condições:
1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando assim o exijam;
2. b)No seu suporte original devidamente acondicionada;
3. c)Em caixas de arquivo de modelo e formatos normalizados em uso na CMM, com a etiqueta identificativa (Anexo 2), colocada no topo a 1 cm do limite inferior;
4. d)A arrumação dos documentos nas caixas é efetuada preferencialmente por ordem crescente da esquerda para a direita.
5. e)A arrumação das caixas nas estantes é efetuada com o sistema de fecho para o lado direito.
2 -Cada caixa só deverá conter documentação referente a uma única classificação, devendo esta ser repartida por tantas caixas quanto forem necessárias de modo a que cada uma fique cheia, mas garantindo o bom acondicionamento dos documentos.
3 -Quando a documentação de uma determinada classificação for insuficiente para completar a caixa, a mesma deverá ser conservada no respetivo serviço até haver documentação suficiente para a completar.
4 -A documentação enviada ao AMM é acompanhada de auto de entrega (Anexo 3) e de guia de remessa de documentação (Anexo 4) devidamente preenchidos, feitos em triplicado e visados pelo responsável do serviço remetente, ficando dois guardados no AMM e o outro, devolvido à proveniência, após confirmação do AMM.
5 -A documentação deverá ser devidamente numerada e sempre que se retire algum documento será intercalada em sua substituição, uma folha contendo a numeração e a menção expressa do documento retirado, com a assinatura e o visto do responsável do respetivo serviço.
6 -O AMM poderá recusar a incorporação da documentação que não obedeça às condições estabelecidas no presente regulamento.