Compete ao IAN/TT fiscalizar a execução da presente portaria.
ANEXO I
(ver tabelas I a VII no documento original)
ANEXO II
Formalidades das remessas
- 1 -Auto de entrega
Aos ... dias do mês de ... de ..., no ... (ver nota 1), perante os abaixo assinados ... (ver nota 2), e ... (ver nota 3), dando cumprimento ... (ver nota 4), procedeu-se ... (ver nota 5) da documentação proveniente de ... (ver nota 6), conforme o constante na guia de remessa anexa, composta por ... volume(s), com folhas/páginas numeradas de ... a ..., que, rubricada e autenticada por aqueles representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob custódia do ... (ver nota 7) e o seu tratamento e comunicação sujeitos à legislação geral sobre a matéria e aos regulamentos internos.
Da entrega lavra-se o presente auto, que é feito em duplicado e vai ser assinado pelos responsáveis dos serviços.
..., ... de ... de ...
... (ver nota 8) ... (ver nota 9)
... (ver nota 10) ... (ver nota 11)
(nota 1) Designação da entidade destinatária.
(nota 2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.
(nota 3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.
(nota 4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.
(nota 5) Natureza do acto.
(nota 6) Designação da entidade remetente.
(nota 7) Designação da entidade destinatária.
(nota 8) Designação da entidade remetente.
(nota 9) Assinatura do responsável da entidade remetente.
(nota 10) Designação da entidade destinatária.
(nota 11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.
- 2 -Guia de remessa
A elaboração da guia de remessa referida no n.º 1 do artigo 8.º deverá contemplar os seguintes elementos informativos:
- a)Entidade remetente;
- b)Número da remessa;
- c)Data da remessa;
- d)Responsável pela remessa;
- e)Entidade destinatária;
- f)Número da recepção;
- g)Data da recepção;
- h)Responsável pela recepção;
- i)O número total e tipo de unidades de instalação a remeter;
- j)Dimensão, total da remessa;
- l)Fundo ou núcleo documental a remeter (exemplo: Tribunal de ...);
- m)Designação da subunidade orgânico-funcional (exemplo: juízo ou vara e secção);
- n)Série documental;
- o)Número de referência das tabelas de selecção;
- p)Datas extremas;
- q)Suporte (referência obrigatória no caso de se estar em presença de outro suporte que não o papel);
- r)Número e tipo de unidades de instalação referentes à série;
- s)Dimensão da série;
- t)Referência a cada unidade de instalação, com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa, e descrição do seu conteúdo, atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária;
- u)Referências do arquivo.
ANEXO III
Formalidades das eliminações
- 1 -Auto de eliminação
Homologação.
..., ... de ... de ...
O Juiz Presidente, ... (...).
Auto de eliminação
Aos ... dias do mês de ... de ..., no ..., na presença do abaixo assinado e nos termos da Portaria n.º ..., procedeu-se à eliminação, por ... (ver nota 1), da documentação identificada na relação anexa ao presente auto.
O Secretário de Justiça, ... (...).
(nota 1) Menção ao processo utilizado.
- 1 -a) Auto de eliminação
Homologação.
..., ... de ... de ...
O Magistrado do Ministério Público, ... (...).
Auto de eliminação
Aos ... dias do mês de ... de ..., no ..., na presença do abaixo assinado e nos termos da Portaria n.º ..., procedeu-se à eliminação, por ... (ver nota 1), da documentação identificada na relação anexa ao presente auto.
O Secretário de Justiça, ... (...).
(nota 1) Menção ao processo utilizado.
- 2 -Relação de eliminação
A elaboração da relação de eliminação referida na alínea a) do n.º 1 do artigo 10.º deverá contemplar os seguintes elementos informativos:
- a)Entidade produtora com menção do núcleo documental (exlemplo: Tribunal de ...) e da subunidade orgânico-funcional (exemplo: juízo ou vara e secção);
- b)Série documental (no caso dos processos judiciais, o tipo do processo);
- c)Número de referência da série na tabela de selecção;
- d)Datas extremas;
- e)Suporte (referência obrigatória no caso de se estar em presença de outro suporte que não o papel);
- f)Número e tipo de unidades de instalação (exemplo: pastas, livros, capas) ou, caso dos processos judiciais, número de unidades arquivísticas;
- g)Dimensão;
- h)Identificação, concreta e individual, dos processos judiciais a eliminar através do seu número.