Portaria

Portaria n.º 112/2012

Determina a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares

Artigo 1.º

Estrutura nuclear da Secretaria-Geral

1 -A Secretaria-Geral do MF (SGMF) estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas nucleares:
1. a)Direção de Serviços de Inovação e Qualidade;
2. b)[Revogado];
3. c)Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso;
4. d)[Revogado];
5. e)Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas;
6. f)Unidade Ministerial de Compras.
7. g)Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental;
8. h)Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno.
2 -As unidades referidas no número anterior são dirigidas por diretores de serviços, cargos de direção intermédia de 1.º grau.

Artigo 2.º

Direção de Serviços de Inovação e Qualidade

À Direção de Serviços de Inovação e Qualidade, abreviadamente designada por DSIQ, compete:

a)Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão;
b)Preparar a elaboração dos instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o plano e relatório anual de atividades da SG;
c)Assegurar as atividades relativas ao sistema de avaliação da SGMF, em articulação com o GPEARI;
d)Articular com a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., e com o CEGER, a realização de projetos nas áreas de responsabilidade da SGMF e assegurar a gestão da rede local e dos recursos tecnológicos que lhe estejam afetos;
e)Assegurar o apoio aos gabinetes dos membros do Governo e às demais unidades da Secretaria-Geral na gestão e operacionalização dos recursos informáticos que lhes estejam afetos;
f)Assegurar o estudo e implantação de aplicações e a adoção de soluções informáticas, garantindo a sua compatibilidade e eficiência;
g)Gerir a exploração dos serviços de Internet, intranet e extranet;
h)Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, fomentando, nomeadamente, o recurso às tecnologias de informação e comunicações, com vista a uma maior eficácia na prestação de serviços;
i)Propor, desenvolver e coordenar a formação e aperfeiçoamento profissional dos recursos humanos da Secretaria-Geral;
j)Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissional e elaborar o programa anual de formação, numa perspetiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos, bem como o respetivo relatório anual.

Artigo 3.ºRevogado

Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros

1 -Compete à Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros, abreviadamente designada por DSGRHF, em matéria de recursos humanos:
1. a)Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respetiva implementação;
2. b)Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal;
3. c)Programar e acompanhar as ações de recrutamento, seleção e acolhimento de pessoal;
4. d)Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, dos trabalhadores da Secretaria-Geral, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
5. e)Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
6. f)Elaborar o balanço social da Secretaria-Geral e o balanço social consolidado do Ministério.
2 -Compete à DSGRHF em matéria de recursos financeiros:
1. a)Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, da Secretaria-Geral bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
2. b)Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;
3. c)Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela Secretaria-Geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efetuar processamentos, liquidações e pagamentos;
4. d)Organizar a conta anual de gerência da Secretaria-Geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;
5. e)Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;
6. f)Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;
7. g)Pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;
8. h)Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, nos termos legais;
9. i)Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.
3 -Compete à DSGRHF em matéria de receção e expedição de correspondência:
1. a)Assegurar a receção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na Secretaria-Geral;
2. b)Assegurar o serviço de expedição da correspondência da Secretaria-Geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.

Artigo 4.º

Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso

À Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso, abreviadamente designada por DSAJC, compete:

a)Prestar apoio jurídico e contencioso a todos os organismos do MF;
b)Elaborar estudos, pareceres e informações de caráter jurídico;
c)Elaborar os projetos de resposta nos recursos contenciosos;
d)Intervir nos recursos e demais processos de contencioso administrativo, acompanhando a respetiva tramitação;
e)Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de diplomas legais, produzindo, quando tal lhe seja determinado, os prévios estudos jurídicos;
f)Emitir, quando tal lhe seja determinado, parecer que habilite os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares;
g)Intervir, quando tal lhe seja determinado, em quaisquer processos de sindicância, inquéritos ou disciplinares;
h)Propor a difusão pelos serviços do Ministério das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que revelem interesse direto para o Ministério;
i)Analisar e instruir os processos resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei.

Artigo 5.ºRevogado

Direção de Serviços de Arquivos e Documentação

À Direção de Serviços de Arquivos e Documentação, abreviadamente designada por DSAD, compete:

1 -Em matéria de documentação e biblioteca:
1. a)Organizar e gerir a Biblioteca Central do Ministério;
2. b)Assegurar a coordenação do Catálogo Central, base de dados bibliográfica das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;
3. c)Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua direta responsabilidade, em particular a base de dados de recortes de imprensa;
4. d)Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;
5. e)Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos organismos do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos nacionais e internacionais;
6. f)Divulgar a informação produzida pelos Serviços do Ministério, através da Biblioteca Digital;
7. g)Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e difusão da informação existente nos fundos documentais à sua guarda;
8. h)Proceder à integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos Serviços do Ministério que não disponham de bibliotecas próprias;
9. i)Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios e outras atividades.
2 -Em matéria de arquivos:
1. a)Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente:
  1. i)A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos serviços dependentes do MF;
  2. ii)A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de organismos extintos que fiquem à sua guarda;
  3. iii)A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da documentação de valor permanente;
  4. iv)A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no arquivo;
2. b)Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;
3. c)Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;
4. d)Elaborar e atualizar as tabelas gerais de avaliação, seleção e eliminação de documentos;
5. e)Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais e internacionais.

Artigo 6.º

Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas

À Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSIRP, compete:

a)Recolher, analisar e difundir a informação noticiosa escrita portuguesa e estrangeira sobre matérias de interesse para o Ministério;
b)Assegurar a organização dos atos sociais dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos protocolares no âmbito do Ministério;
c)Assegurar, no âmbito das suas atribuições, os contactos com entidades nacionais e estrangeiras ou de organizações internacionais, bem como o seu acompanhamento;
d)Preparar e organizar, quer a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao País quer a estada de delegações portuguesas no estrangeiro;
e)Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as ações sectoriais dos diversos serviços do Ministério nesse âmbito, nos termos que lhe forem superiormente determinados;
f)Participar na divulgação das atividades dos serviços do Ministério;
g)Organizar e assegurar o serviço de receção e atendimento do público no edifício sede do Ministério;
h)Assegurar o serviço de receção dos gabinetes dos membros do Governo;
i)Atender sugestões, iniciativas e reclamações do público, prestando os necessários esclarecimentos ou promovendo o respetivo encaminhamento para os serviços e organismos responsáveis.

Artigo 7.º

Unidade Ministerial de Compras

À Unidade Ministerial de Compras, abreviadamente designada por UMC, compete:

a)Promover a centralização, ao nível ministerial, da celebração de contratos públicos, no âmbito dos acordos quadro celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;
b)Promover a centralização, ao nível ministerial, da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;
c)Assegurar as funções de interlocutor entre os serviços do Ministério e a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., no âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas;
d)Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos termos definidos pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;
e)Monitorizar os consumos e supervisionar a aplicação das condições negociadas, em articulação com as entidades compradoras;
f)Supervisionar a execução orçamental de compras, nomeadamente com vista a assegurar que as reduções de custos unitários se traduzam em poupança efetiva.

Artigo 7.º-A

Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental

À Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental, abreviadamente designada por DSCGO, compete:

a)Apresentar mensalmente a projeção de despesa para o conjunto do programa, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos;
b)Analisar os desvios de execução orçamental, os respetivos riscos para o conjunto do ano, elaborando para o efeito um relatório mensal de análise do programa, nos termos definidos pela Direção-Geral do Orçamento;
c)Definir os indicadores de economia, eficiência e eficácia do programa, nomeadamente os respetivos objetivos e metas;
d)Avaliar o grau de realização dos objetivos do programa, incluindo as respetivas medidas de política, atividades e projetos, bem como produzir os relatórios de acompanhamento e controlo da execução financeira e material;
e)Propor as alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do programa orçamental, tendo em conta as competências definidas na lei;
f)Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrições de projetos;
g)Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, da SGMF bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
h)Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão, em conformidade com as disposições legais aplicáveis;
i)Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela SGMF, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efetuar processamentos, liquidações e pagamentos;
j)Organizar a conta anual de gerência da SGMF e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;
k)Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;
l)Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no país e no estrangeiro;
m)Pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;
n)Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, nos termos legais;
o)Elaborar relatórios financeiros da SGMF e da Ação Governativa e preparar a prestação anual de contas.

Artigo 7.º-B

Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno

À Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno, abreviadamente designada por DSACI, compete:

a)Propor anualmente um plano de atividades de auditoria e controlo interno na SGMF, que, em função dos fins a alcançar e da avaliação do risco, possa incidir na atividade de qualquer unidade orgânica da SGMF;
b)Realizar ações de auditoria e controlo nos domínios operacional, contabilístico, financeiro, patrimonial, informático e de recursos humanos, visando, em conjunto com as demais unidades orgânicas, promover uma cultura rigor, segurança e qualidade, de acordo com a especificidade das áreas de atividade prosseguidas;
c)Elaborar um relatório sobre cada auditoria ou verificação realizadas, apresentando recomendações para a correção de procedimentos considerados incorretos, ineficazes ou ilegais, tendo em vista a melhoria do funcionamento dos serviços;
d)Acompanhar a implementação das recomendações apresentadas;
e)Analisar a salvaguarda dos ativos, desde o seu registo contabilístico até à verificação física;
f)Analisar o processo de utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;
g)Verificar o nível de cumprimento, por parte de toda a estrutura orgânica, das diretrizes emanadas pela direção da SGMF e avaliar sobre a sua compreensibilidade e adequação aos objetivos de economia, eficiência e eficácia;
h)Examinar e apreciar a razoabilidade, suficiência, fiabilidade e aplicação dos controlos contabilísticos, financeiros e operacionais com vista à promoção de um controlo interno eficaz;
i)Avaliar o nível de confiança, exatidão e integridade dos registos contabilísticos e aferir a fiabilidade da informação financeira produzida e dos instrumentos de gestão;
j)Analisar a fiabilidade, adequação e eficácia dos sistemas de informação organizacional com vista à identificação das áreas de risco e apresentação de recomendações que melhorem o funcionamento destes sistemas;
k)Acompanhar as auditorias realizadas à SGMF por entidades externas;
l)Emitir parecer sobre medidas tendentes a melhorar a eficiência dos serviços e a modernização do seu funcionamento, quando tal lhe for determinado pela Direção;
m)Desenvolver ações de sensibilização junto das várias unidades orgânicas e das demais estruturas a que a SGMF presta apoio no sentido da promoção do maior aperfeiçoamento dos procedimentos adotados;
n)Apoiar na elaboração do plano de prevenção de riscos de gestão, corrupção e infrações conexas e monitorizar a sua execução, contribuindo para a elaboração dos relatórios periódicos da sua implementação;
o)Fomentar e monitorizar a implementação das medidas de Simplificação e Modernização Administrativa;
p)Elaborar um relatório anual da atividade desenvolvida.

Artigo 8.º

Unidades orgânicas flexíveis

O número máximo de unidades orgânicas flexíveis da SGMF é fixado em quatro.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 1.º dia do mês seguinte ao da sua publicação.

Artigo 3.ºRevogado

Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros

1 -Compete à Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros, abreviadamente designada por DSGRHF, em matéria de recursos humanos:
1. a)Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respetiva implementação;
2. b)Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal;
3. c)Programar e acompanhar as ações de recrutamento, seleção e acolhimento de pessoal;
4. d)Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, dos trabalhadores da Secretaria-Geral, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
5. e)Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
6. f)Elaborar o balanço social da Secretaria-Geral e o balanço social consolidado do Ministério.
2 -Compete à DSGRHF em matéria de recursos financeiros:
1. a)Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, da Secretaria-Geral bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
2. b)Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;
3. c)Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela Secretaria-Geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efetuar processamentos, liquidações e pagamentos;
4. d)Organizar a conta anual de gerência da Secretaria-Geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;
5. e)Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;
6. f)Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;
7. g)Pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;
8. h)Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, nos termos legais;
9. i)Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.
3 -Compete à DSGRHF em matéria de receção e expedição de correspondência:
1. a)Assegurar a receção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na Secretaria-Geral;
2. b)Assegurar o serviço de expedição da correspondência da Secretaria-Geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.