Art.º 16 · Portaria n.º 112/2023 — Auto de eliminação

1 -O auto de eliminação deve conter os elementos informativos relativos à eliminação de documentos e agregações previstos nos números seguintes, para efeitos de autenticação, identificação e controlo, expressos num único instrumento de gestão da informação.
2 -Devem ser previstas as seguintes zonas no auto de eliminação, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de autenticação;
2. b)Zona de identificação e controlo global;
3. c)Zona de identificação e controlo por classe; e
4. d)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de autenticação do auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de eliminação;
2. b)Data do auto de eliminação;
3. c)Identificação da entidade produtora do auto de eliminação;
4. d)Identificação dos responsáveis pela eliminação, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 5 do artigo 12.º; e
5. e)Indicação da disposição que permite a eliminação e do respetivo diploma.
4 -A zona de identificação e controlo globais do auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Número total de agregações;
3. c)Suporte; e
4. d)Dimensão total.
5 -A zona de identificação e controlo da classe do auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável («Código»);
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável («Título»);
3. c)Prazo de conservação administrativa («PCA»);
4. d)Forma de contagem do prazo de conservação administrativa («Forma de contagem do PCA»);
5. e)Destino final («DF»);
6. f)Natureza da intervenção;
7. g)Dono do processo de negócio («Dono PN»);
8. h)Número de agregações;
9. i)Dimensão;
10. j)Suporte; e
11. k)Datas extremas.
6 -A zona de identificação e controlo das agregações do auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da agregação («Código»);
2. b)Título da agregação («Título»);
3. c)Data de início da contagem do prazo de conservação administrativa («Data de início da contagem do PCA»); e
4. d)Natureza da intervenção.
7 -A DGLAB disponibiliza publicamente, no seu sítio eletrónico e na plataforma CLAV, modelo do auto de eliminação previsto no presente artigo.
8 -Na operação de criação assistida de autos de eliminação na plataforma CLAV, parte dos elementos previstos no número anterior pode ser automaticamente preenchida.

Artigo 16.º — Auto de eliminação

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