Portaria

Portaria n.º 112/2023

Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local

Objeto

É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Avaliação da documentação acumulada

1 -À documentação previamente produzida e abrangida pelo Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, aprovado pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações que lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, é aplicável um relatório de avaliação de documentação, de caráter geral e extensível a todas as autarquias locais, a produzir, por uma ou várias autarquias locais, no prazo de 60 dias após a publicação da presente portaria.
2 -Quanto à demais documentação previamente produzida e não abrangida pelo Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, as autarquias locais podem remeter à DGLAB um relatório de documentação acumulada.
3 -A DGLAB emite parecer favorável sobre os relatórios previstos nos números anteriores, os quais são publicitados no seu sítio institucional, conjuntamente com o respetivo parecer.

Artigo 3.º

Norma revogatória

É revogada a Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, que aprova o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.

Artigo 4.º

Aplicação no tempo

O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, previsto no artigo 1.º, não é aplicável à informação produzida e acumulada antes da sua entrada em vigor, salvo se organizada em conformidade com as classes inscritas na respetiva Lista Consolidada, caso em que deve ser garantida a correspondência entre os respetivos códigos.

Artigo 5.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 180.º dia seguinte ao da sua publicação.

A Ministra da Coesão Territorial, Ana Maria Pereira Abrunhosa Trigueiros de Aragão, em 5 de abril de 2023. - A Secretária de Estado da Cultura, Isabel Alexandra Rodrigues Cordeiro, em 3 de abril de 2023.

ANEXO

(a que se refere o artigo 1.º)

REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL

Anexo

Capítulo I - Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento define o regime aplicável à classificação e avaliação da informação arquivística da administração local.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 -O presente Regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, independentemente do suporte em que seja materializada, produzida por entidades que exercem funções de administração local (doravante designada por «informação»).
2 -Para efeitos do disposto no número anterior, consideram-se como entidades que exercem funções de administração local (doravante designadas por «entidades»):
1. a)As autarquias locais, as entidades intermunicipais e as associações de municípios e de freguesias de fins específicos;
2. b)Os serviços municipalizados ou intermunicipalizados e as empresas locais;
3. c)Outras entidades, independentemente da respetiva natureza, quando no exercício de funções materialmente administrativas ou de poderes públicos de âmbito local, nomeadamente as titulares de concessões ou de delegações de serviços públicos da competência da administração local.

Artigo 3.º

Definições

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a)«Agregação», a unidade, formada por um conjunto sequencial de documentos com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência num determinado processo de negócio e pode consistir num processo documental («agregação simples») ou num agrupamento de agregações simples («agregação complexa»), sendo criada para efeito de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de seleção;
b)«Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população;
c)«Avaliação», a atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios;
d)«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade;
e)«Classificação», a associação de um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º nível ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
f)«Código», o sistema numérico não sequencial baseado numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, que remete, sucessivamente, para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixados na tabela de seleção, atribuído pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB);
g)«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais, que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção e pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes naquele;
h)«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
i)«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio que consiste na preservação permanente de uma amostra recolhida através de amostragem aleatória;
j)«Desativação de processos de negócio», a operação de suspensão da produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
k)«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação através de uma exposição dos seus traços distintivos, previstos na tabela de seleção;
l)«Destino final», a decisão, baseada na avaliação da informação, de conservação, conservação parcial por amostragem ou eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
m)«Documento», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório ou informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou no desenvolvimento das suas atividades;
n)«Dono de processo», a entidade que detém o processo de negócio na sua completude e que, como tal, é responsável pela sua condução, pelo produto final e por garantir a conservação da sua informação, nos termos previstos na tabela de seleção;
o)«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
p)«Entrega», a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor para outro, com ou sem alteração da respetiva responsabilidade ou propriedade;
q)«Forma de contagem do prazo», o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa, nos seguintes termos:
1. i)«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
2. ii)«Data de início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;
3. iii)«Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
4. iv)«Data de conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;
5. v)«Data de cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, que pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;
6. vi)«Data de extinção da entidade sobre que recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, incluindo pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades; e
7. vii)«Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo cessar do direito, que não implica a extinção da entidade, podendo ocorrer, designadamente, por alienação, abate ou desaparecimento do bem, venda de imóveis, cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência;
r)«Lista Consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública ou por outras entidades designadas por via legal ou contratual, contemplando a sua descrição e avaliação, e que integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional e da qual resulta a tabela de seleção;
s)«Macroestrutura Funcional» («MEF»), a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida nos níveis função e subfunção;
t)«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementaridade entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
u)«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono do processo ou de participante no processo da entidade;
v)«Ocorrência», os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
w)«Participante no processo», a entidade que, embora contribuindo para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não o detém na sua completude, não sendo, assim, responsável pela sua condução ou pela conservação da sua informação, nos termos previstos na tabela de seleção;
x)«Prazo de conservação administrativa», o período de tempo, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, previsto na tabela de seleção;
y)«Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
z)«Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação simples de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
aa)«Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;
bb)«Seleção», a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada através da aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
cc)«Sistema de informação» («SI»), o sistema que integra, gere e fornece acesso, ao longo do tempo, a documentos de arquivo independentemente do seu suporte, incluindo sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
dd)«Tabela de seleção», o instrumento de suporte à classificação e avaliação da informação, resultante da Lista Consolidada e que é constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
ee)«Tipologias de ocorrências», a unidade, constituída para auxiliar a gestão operacional dos processos de negócio com distintas formas de materialização, que agrega ocorrências, as quais materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não obstante não constitua um nível de classificação, e que permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção no âmbito de um processo de negócio, bem como a constituição de agregações compostas que agrupam ocorrências com idêntica especificidade funcional; e
ff)«Título», a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação prevista na tabela de seleção.

Artigo 4.º

Garantias do sistema de informação

1 -As entidades devem possuir SI, que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade a longo prazo da informação.
2 -Os SI devem apresentar características de segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização.
3 -Para efeito do disposto no número anterior, as entidades devem elaborar e implementar um plano de preservação digital até três anos após a entrada em vigor do presente Regulamento, submetendo-o à DGLAB, nos termos vigentes, para recolha de parecer favorável.
4 -Sem prejuízo de revisões decorrentes da entrada em produção de novos SI ou de alterações na tabela de seleção que impliquem modificações na salvaguarda de informação digital, o plano de preservação digital previsto no número anterior é objeto de revisão a cada três anos.

Capítulo II - Gestão de informação

Artigo 5.º

Atividades da gestão de informação

Para efeitos do presente Regulamento, consideram-se no âmbito da gestão de informação as atividades e operações de:

a)Registo;
b)Classificação;
c)Avaliação;
d)Aplicação do prazo de conservação administrativa;
e)Aplicação da forma de contagem do prazo;
f)Aplicação do destino final;
g)Eliminação;
h)Entrega;
i)Transferência de suporte; e
j)Substituição de suporte analógico.

Artigo 6.º

Registo

1 -Os documentos e agregações produzidos pelas entidades são integrados e registados no respetivo SI.
2 -O ato de registo implica a inserção de dados relativos à classificação e à avaliação dos documentos e agregações.

Artigo 7.º

Classificação

1 -A classificação de documentos e agregações está associada à sua avaliação e é efetuada nos termos previstos na tabela de seleção, constante do anexo i ao presente Regulamento e do qual faz parte integrante, cujos dados são específicos e inalteráveis.
2 -A classificação é constituída por quatro níveis, que representam, respetivamente:
1. a)Funções (1.º nível);
2. b)Subfunções (2.º nível);
3. c)Processos de negócio (3.º nível); e
4. d)Subdivisões de processos de negócio (4.º nível), quando aplicável.
3 -As decisões de classificação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos, fixados na tabela de seleção:
1. a)Código;
2. b)Título; e
3. c)Descrição.
4 -A classificação de documentos e agregações deve ser realizada, em regra, até ao 3.º nível da tabela de seleção, ocorrendo até ao 4.º nível caso esta preveja a subdivisão do processo de negócio para efeitos de avaliação, nos termos do disposto no n.º 4 do artigo 8.º
5 -Não podem ser criados níveis de classificação distintos dos previstos no n.º 2 ou incluídos novos processos de negócio na tabela de seleção, sem prejuízo do disposto no n.º 1 do artigo 18.º
6 -Aquando da implementação da tabela de seleção no respetivo SI, as entidades podem criar tipologias de ocorrências, as quais não constituem níveis de classificação.

Artigo 8.º

Avaliação

1 -As decisões de avaliação expressas na tabela de seleção enquadram-se numa perspetiva suprainstitucional e aplicam-se a documentos e agregações.
2 -A avaliação é associada à sua classificação e integra a tabela de seleção, cujos dados são específicos e inalteráveis.
3 -A avaliação deve ser realizada, em regra, até ao 3.º nível da tabela de seleção, ocorrendo até ao 4.º nível caso esta preveja a subdivisão do processo de negócio.
4 -A cada 4.º nível da tabela de seleção corresponde um conjunto de atividades distintas, sendo definido para cada conjunto um prazo ou destino final específico, em razão da adoção de uma metodologia relacional intraprocessual e no respeito de princípios e critérios da avaliação.
5 -As decisões de avaliação são expressas nos seguintes elementos informativos, fixados na tabela de seleção:
1. a)Prazo de conservação administrativa («PCA»);
2. b)Forma de contagem do prazo de conservação administrativa («Forma contagem PCA»);
3. c)Destino final («DF»);
4. d)Dono do processo de negócio («Dono PN»); e
5. e)Participante no processo de negócio («Participante PN»).
6 -Depende de parecer favorável da DGLAB a possibilidade de realização de operações de:
1. a)Aplicação de prazos de conservação administrativa inferiores aos estabelecidos na tabela de seleção;
2. b)Aplicação de novas formas de contagem do prazo de conservação administrativa;
3. c)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação para conservação parcial por amostragem ou para eliminação;
4. d)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação parcial por amostragem para eliminação; e
5. e)Alteração da condição de dono do processo ou de participante no processo.
7 -As tipologias de ocorrência a que alude o n.º 6 do artigo 7.º devem respeitar as decisões definidas para a avaliação do respetivo processo de negócio, expressas nos termos do disposto no n.º 5.

Artigo 9.º

Aplicação do prazo de conservação administrativa

1 -A aplicação do prazo de conservação administrativa constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O cumprimento do prazo de conservação administrativa determinado na tabela de seleção é obrigatório, sem prejuízo do disposto na alínea a) do n.º 6 do artigo 8.º
3 -O início da contagem do prazo de conservação administrativa deve respeitar a forma de contagem do prazo expressa na tabela de seleção, nos termos do artigo 10.º e sem prejuízo do disposto na alínea b) do n.º 6 do artigo 8.º
4 -A contagem do prazo de conservação administrativa suspende-se sempre que for instaurado procedimento que requeira o uso dos documentos e agregações para obtenção de prova de infração ou ilícito, caso em que os prazos de conservação passam a ser os previstos na lei para cuja aplicação a informação é utilizada.
5 -A suspensão prevista no número anterior cessa com o termo da necessidade de uso, retomando a contagem do prazo de conservação administrativa previsto na tabela de seleção.

Artigo 10.º

Aplicação da forma de contagem do prazo

1 -A aplicação da forma de contagem do prazo constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -Para efeito da aplicação do disposto no n.º 3 do artigo 9.º, a cada forma de contagem de prazo de conservação administrativa identificada corresponde um conjunto alfanumérico predefinido, constituído pela letra «F» e por um conjunto de dois dígitos, previsto na tabela de seleção.
3 -A tabela de seleção prevê a forma de contagem do prazo no processo de negócio através dos seguintes códigos alfanuméricos:
1. a)«F01»: conforme disposição legal;
2. b)«F02»: data de início do procedimento;
3. c)«F03»: data de emissão do título;
4. d)«F04»: data de conclusão do procedimento;
5. e)«F05»: data de cessação da vigência;
6. f)«F06»: data de extinção da entidade sobre que recai o procedimento; e
7. g)«F07», data de extinção do direito sobre o bem.
4 -A forma de contagem de prazo prevista na alínea a) do número anterior é complementada pela indicação da data de início da contagem do prazo de conservação administrativa, expressa na tabela de seleção através dos seguintes subcódigos alfanuméricos:
1. a)«F01.06»: a data da prescrição do procedimento criminal, para os inquéritos arquivados nos termos do n.º 1 e do n.º 2 do artigo 277.º e do n.º 3 do artigo 282.º do Decreto-Lei n.º 78/87, de 17 de fevereiro, na sua redação atual, que aprova o Código do Processo Penal (CPP), e para os inquéritos arquivados com fundamento na recolha de prova bastante de se não ter verificado o crime ou de o arguido não o ter praticado a qualquer título, ou data do arquivamento, para os inquéritos arquivados com fundamento na inadmissibilidade do procedimento ou outro fundamento, nos termos do n.º 1 do artigo 277.º e do n.º 1 do artigo 280.º do CPP;
2. b)«F01.07»: a data em que o jovem a que respeita o procedimento complete 21 anos, nos termos do n.º 5 do artigo 132.º da Lei Tutelar Educativa, aprovada em anexo à Lei n.º 166/99, de 14 de setembro, na sua redação atual;
3. c)«F01.08»: a data da prescrição do procedimento criminal, nos termos do artigo 118.º do Decreto-Lei n.º 48/95, de 15 de março, na sua redação atual, que aprova o Código Penal;
4. d)«F01.09»: a data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo, nos termos do artigo 142.º da Lei n.º 62/2013, de 26 de agosto, na sua redação atual;
5. e)«F01.10»: a data do cancelamento definitivo do registo criminal, nos termos do artigo 11.º da Lei n.º 37/2015, de 5 de maio, na sua redação atual;
6. f)«F01.11»: a data em que o jovem atinja a maioridade ou, nos casos em que tenha solicitado a continuação da medida para além da maioridade, complete 21 anos ou até aos 25 anos, nos termos da Lei n.º 147/99, de 1 de setembro, na sua redação atual; e
7. g)«F01.12»: em caso de maior de idade, a data do cancelamento definitivo do respetivo registo criminal, nos termos do artigo 11.º da Lei n.º 37/2015, de 5 de maio, na sua redação atual, e, em caso de menor de idade, a data em que o titular completa 21 anos, nos termos do n.º 2 do artigo 220.º da Lei Tutelar Educativa, aprovada em anexo à Lei n.º 166/99, de 14 de setembro, na sua redação atual.
5 -Caso as formas de contagem de prazos previstas nas alíneas c) e e) do n.º 4 não sejam aplicáveis por o título não ter sido emitido ou por não se iniciar o período de vigência, compete à entidade proceder ao encerramento da agregação, em conformidade com o disposto no Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, na sua redação inicial, dando início à contagem do prazo de conservação administrativa.

Artigo 11.º

Aplicação do destino final

1 -A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O destino final de conservação («C»), conservação parcial por amostragem («CP») ou eliminação («E») é estabelecido na tabela de seleção, sendo aplicado após o decurso do prazo de conservação administrativa.
3 -A aplicação do destino final decorre da natureza da intervenção da entidade, sendo efetuada nos termos do previsto nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo» da tabela de seleção.
4 -Caso se encontre na condição de participante no processo, a entidade pode proceder à eliminação de agregações, sem prejuízo do disposto no n.º 9.
5 -Encontrando-se simultaneamente na condição de dono do processo e de participante no processo, a entidade deve especificar a natureza da sua intervenção no respetivo SI, ao nível das tipologias de ocorrências ou das agregações.
6 -A intervenção na condição de dono do processo e de participante no processo não pode coexistir na mesma agregação.
7 -A operacionalização do previsto no n.º 5 pode realizar-se, designadamente:
1. a)Ao nível do registo da agregação, prevendo um campo para identificar a natureza da intervenção; ou
2. b)Ao nível das tipologias de ocorrências, prevendo uma tipologia para as agregações em que a entidade se encontre na condição de dono do processo e outra para as agregações em que se encontre na condição de participante no processo.
8 -Os processos de negócio transversais em que as entidades se encontrem na condição de dono do processo ou de participante no processo ou em ambas, de forma simultânea, são identificados na tabela de seleção através do caráter «X» nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».
9 -A eliminação de documentos e agregações de processos de negócio transversais com destino final de conservação pelo participante no processo depende de parecer favorável da DGLAB.
10 -A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve ser realizada através de amostragem aleatória, de acordo com as orientações técnicas publicitadas pela DGLAB e baseadas na grelha constante do anexo ii ao presente Regulamento e do qual faz parte integrante.

Artigo 12.º

Eliminação

1 -A eliminação de documentos e agregações nos termos previstos na tabela de seleção é superintendida, consoante o caso, pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo da entidade.
2 -A eliminação de documentos e agregações aplica-se conjugando a condição de dono do processo e de participante no processo com o destino final atribuído na tabela de seleção às classes de processos de negócio (3.º nível) ou de subdivisões de processos de negócios (4.º nível), só podendo ser realizada nos casos expressamente previstos na tabela de seleção e nos termos dos números seguintes.
3 -O dono do processo deve eliminar os documentos e agregações relativos a:
1. a)Processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
2. b)Subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação; e
3. c)Casos excluídos da amostra a preservar, nos processos de negócio (3.º nível) com destino final de conservação parcial por amostragem.
4 -O participante no processo deve eliminar os documentos e agregações relativos a:
1. a)Processos de negócio com destino final de conservação, nos termos do disposto no n.º 9 do artigo 11.º;
2. b)Processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Processos de negócio com destino final de eliminação; e
4. d)Subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação.
5 -A eliminação de documentos e agregações implica a:
1. a)Produção de auto de eliminação, nos termos do disposto no artigo 16.º, o qual constitui prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validação do auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos responsáveis da gestão de topo da entidade ou seus representantes; e
3. c)Remessa do auto de eliminação à DGLAB, mediante submissão na plataforma para a classificação e avaliação da informação pública («plataforma CLAV») ou, na sua impossibilidade, através dos meios publicitados por esta direção-geral.
6 -A eliminação de documentos ou agregações em suporte analógico antes do prazo de conservação administrativa fixado na tabela de seleção depende da prévia substituição do respetivo suporte, nos termos do disposto no artigo 15.º
7 -A decisão sobre a forma de destruição a adotar atende a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ser garantida a regularidade da destruição.
8 -Sem prejuízo dos prazos de conservação definidos na tabela de seleção, os documentos e agregações podem ser conservados por prazos superiores, desde que assegurando o bom funcionamento dos serviços da respetiva entidade e as adequadas condições para a sua conservação e a boa gestão documental.

Artigo 13.º

Entrega

1 -A entrega de documentos e agregações é superintendida, consoante o caso, pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo da entidade.
2 -A entrega de documentos e agregações implica a:
1. a)Produção de auto de entrega, nos termos do disposto no artigo 17.º, o qual constitui prova jurídica da entrega patrimonial;
2. b)Validação do auto de entrega através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de prova da autoria pelos responsáveis da gestão de topo das entidades remetente e destinatária ou seus representantes;
3. c)Conservação do auto de entrega, a título definitivo, pelo serviço da entidade destinatária previsto no n.º 1; e
4. d)Remessa de um exemplar do auto de entrega à entidade remetente.
3 -As entregas devem ser efetuadas de acordo com a calendarização estabelecida em regulamento próprio ou com outra orientação das entidades, respeitando o preceituado nos números anteriores e garantindo a integridade dos documentos e agregações.

Artigo 14.º

Transferência de suporte

1 -A transferência de suporte que consista na reprodução de documentos destituída de valor probatório pode ser realizada para salvaguarda e preservação de documentos e agregações originais e sua comunicação interna e externa.
2 -A transferência de suporte prevista no número anterior deve processar-se de acordo com as normas técnicas em vigor e com as indicações publicitadas pela DGLAB, atendendo a critérios de eficiência, economicidade e celeridade.

Artigo 15.º

Substituição de suporte analógico

1 -A substituição de suporte analógico deve assegurar a manutenção da força probatória do original através da salvaguarda da sua autenticidade e integridade, em conformidade com a legislação e as normas técnicas vigentes.
2 -A substituição de suporte de documentos e agregações de conservação permanente depende de parecer favorável da DGLAB, mediante proposta devidamente fundamentada da entidade.

Capítulo III - Elementos informativos dos instrumentos de gestão de informação

Artigo 16.º

Auto de eliminação

1 -O auto de eliminação deve conter os elementos informativos relativos à eliminação de documentos e agregações previstos nos números seguintes, para efeitos de autenticação, identificação e controlo, expressos num único instrumento de gestão da informação.
2 -Devem ser previstas as seguintes zonas no auto de eliminação, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de autenticação;
2. b)Zona de identificação e controlo global;
3. c)Zona de identificação e controlo por classe; e
4. d)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de autenticação do auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de eliminação;
2. b)Data do auto de eliminação;
3. c)Identificação da entidade produtora do auto de eliminação;
4. d)Identificação dos responsáveis pela eliminação, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 5 do artigo 12.º; e
5. e)Indicação da disposição que permite a eliminação e do respetivo diploma.
4 -A zona de identificação e controlo globais do auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Número total de agregações;
3. c)Suporte; e
4. d)Dimensão total.
5 -A zona de identificação e controlo da classe do auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável («Código»);
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável («Título»);
3. c)Prazo de conservação administrativa («PCA»);
4. d)Forma de contagem do prazo de conservação administrativa («Forma de contagem do PCA»);
5. e)Destino final («DF»);
6. f)Natureza da intervenção;
7. g)Dono do processo de negócio («Dono PN»);
8. h)Número de agregações;
9. i)Dimensão;
10. j)Suporte; e
11. k)Datas extremas.
6 -A zona de identificação e controlo das agregações do auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da agregação («Código»);
2. b)Título da agregação («Título»);
3. c)Data de início da contagem do prazo de conservação administrativa («Data de início da contagem do PCA»); e
4. d)Natureza da intervenção.
7 -A DGLAB disponibiliza publicamente, no seu sítio eletrónico e na plataforma CLAV, modelo do auto de eliminação previsto no presente artigo.
8 -Na operação de criação assistida de autos de eliminação na plataforma CLAV, parte dos elementos previstos no número anterior pode ser automaticamente preenchida.

Artigo 17.º

Auto de entrega

1 -O auto de entrega deve conter os elementos informativos relativos à remessa de documentos e agregações previstos nos números seguintes, para efeitos de autenticação, identificação e controlo, expressos num único instrumento de gestão da informação.
2 -Devem ser previstas as seguintes zonas no auto de entrega, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de autenticação;
2. b)Zona de identificação e controlo global;
3. c)Zona de identificação e controlo por classe; e
4. d)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de autenticação do auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de entrega de saída;
2. b)Número do auto de entrega de entrada;
3. c)Identificação da entidade remetente;
4. d)Identificação da entidade destinatária;
5. e)Identificação dos responsáveis da entidade remetente;
6. f)Identificação dos responsáveis da entidade destinatária;
7. g)Data do auto de entrega;
8. h)Indicação da forma de aquisição;
9. i)Indicação das condições de aquisição; e
10. j)Indicação da disposição que permite a aquisição e do respetivo diploma ou do ato administrativo que a legitima.
4 -A zona de identificação e controlo global do auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Número total de agregações;
3. c)Suporte; e
4. d)Dimensão total.
5 -A zona de identificação e controlo por classe do auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável («Código»);
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável («Título»);
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de agregações;
5. e)Suporte; e
6. f)Dimensão.
6 -A zona de identificação e controlo das agregações do auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da agregação («Código»);
2. b)Título da agregação («Título»); e
3. c)Datas extremas.
7 -A DGLAB disponibiliza publicamente, no seu sítio eletrónico, modelo do auto de entrega previsto no presente artigo.

Capítulo IV - Gestão da tabela de seleção

Artigo 18.º

Atualização da tabela de seleção

1 -A tabela de seleção prevista no n.º 1 do artigo 7.º é atualizada mediante alteração do presente Regulamento:
1. a)Após a submissão e integração de proposta na Lista Consolidada, nos termos do disposto no artigo 20.º;
2. b)Após submissão e aceitação de pedido fundamentado à DGLAB para a inclusão de processos de negócio previstos na Lista Consolidada, por omissão ou transferência legal de competências entre órgãos e entidades que exerçam funções públicas.
2 -A atualização da tabela de seleção deve refletir a inclusão, alteração e exclusão de classes relativas a processos de negócio que resultem de omissão, da atribuição de novas competências ou da sua transferência ou delegação entre órgãos e entidades com funções públicas.
3 -As entidades devem observar, complementarmente à tabela de seleção, a Lista Consolidada, nos termos do disposto nos artigos 19.º e 20.º, por forma a viabilizar a gestão da informação produzida entre a publicação das alterações referidas no número anterior e a atualização da tabela de seleção.

Artigo 19.º

Lista Consolidada

1 -A Lista Consolidada é um referencial autónomo, gerido e publicitado pela DGLAB, que não integra o presente Regulamento.
2 -A eliminação de documentos e agregações relativos a processos de negócio expressos na Lista Consolidada apenas é permitida após a sua fixação na tabela de seleção.

Artigo 20.º

Modificação da Lista Consolidada

1 -As entidades são competentes para a apresentação à DGLAB de propostas legalmente fundamentadas de inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na Lista Consolidada.
2 -A operações mencionadas no número anterior apenas podem ser utilizados nos SI das entidades após a respetiva publicitação na Lista Consolidada e, para efeitos de avaliação, após a sua inclusão na tabela de seleção.
3 -Compete à DGLAB proceder à integração das propostas de inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na Lista Consolidada, mediante revisão desta.
4 -Para efeito do disposto nos números anteriores, devem ser observadas as orientações técnicas publicitadas pela DGLAB.

Capítulo V - Disposições finais

Artigo 21.º

Fiscalização e verificação interna

1 -Compete à DGLAB fiscalizar o cumprimento do disposto no presente Regulamento, nos termos previstos na lei.
2 -Sem prejuízo do previsto no número anterior, compete às entidades a realização regular de verificações de conformidade da respetiva atividade para com o presente Regulamento.

Artigo 22.º

Prazos

1 -O prazo para a emissão dos pareceres previstos no presente Regulamento pela DGLAB é de 60 dias.
2 -A falta de notificação de parecer no prazo previsto no número anterior implica a emissão tácita de parecer favorável.
3 -O prazo previsto no n.º 1 suspende-se entre a data em que sejam solicitados quaisquer elementos ou diligências instrutórias pela DGLAB e a data de entrada das informações que respondam a esse pedido.
ANEXO I
(a que se refere o n.º 1 do artigo 7.º)
(ver documento original)
ANEXO II
(a que se refere o n.º 10 do artigo 11.º)
(ver documento original)
116375571

Artigo 3.º

Definições

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a)«Agregação», a unidade, formada por um conjunto sequencial de documentos com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência num determinado processo de negócio e pode consistir num processo documental («agregação simples») ou num agrupamento de agregações simples («agregação complexa»), sendo criada para efeito de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de seleção;
b)«Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população;
c)«Avaliação», a atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios;
d)«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade;
e)«Classificação», a associação de um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º nível ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
f)«Código», o sistema numérico não sequencial baseado numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, que remete, sucessivamente, para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixados na tabela de seleção, atribuído pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB);
g)«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais, que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção e pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes naquele;
h)«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
i)«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio que consiste na preservação permanente de uma amostra recolhida através de amostragem aleatória;
j)«Desativação de processos de negócio», a operação de suspensão da produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
k)«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação através de uma exposição dos seus traços distintivos, previstos na tabela de seleção;
l)«Destino final», a decisão, baseada na avaliação da informação, de conservação, conservação parcial por amostragem ou eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
m)«Documento», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório ou informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou no desenvolvimento das suas atividades;
n)«Dono de processo», a entidade que detém o processo de negócio na sua completude e que, como tal, é responsável pela sua condução, pelo produto final e por garantir a conservação da sua informação, nos termos previstos na tabela de seleção;
o)«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
p)«Entrega», a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor para outro, com ou sem alteração da respetiva responsabilidade ou propriedade;
q)«Forma de contagem do prazo», o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa, nos seguintes termos:
1. i)«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
2. ii)«Data de início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;
3. iii)«Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
4. iv)«Data de conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;
5. v)«Data de cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, que pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;
6. vi)«Data de extinção da entidade sobre que recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, incluindo pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades; e
7. vii)«Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo cessar do direito, que não implica a extinção da entidade, podendo ocorrer, designadamente, por alienação, abate ou desaparecimento do bem, venda de imóveis, cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência;
r)«Lista Consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública ou por outras entidades designadas por via legal ou contratual, contemplando a sua descrição e avaliação, e que integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional e da qual resulta a tabela de seleção;
s)«Macroestrutura Funcional» («MEF»), a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida nos níveis função e subfunção;
t)«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementaridade entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
u)«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono do processo ou de participante no processo da entidade;
v)«Ocorrência», os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
w)«Participante no processo», a entidade que, embora contribuindo para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não o detém na sua completude, não sendo, assim, responsável pela sua condução ou pela conservação da sua informação, nos termos previstos na tabela de seleção;
x)«Prazo de conservação administrativa», o período de tempo, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, previsto na tabela de seleção;
y)«Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
z)«Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação simples de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
aa)«Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;
bb)«Seleção», a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada através da aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
cc)«Sistema de informação» («SI»), o sistema que integra, gere e fornece acesso, ao longo do tempo, a documentos de arquivo independentemente do seu suporte, incluindo sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
dd)«Tabela de seleção», o instrumento de suporte à classificação e avaliação da informação, resultante da Lista Consolidada e que é constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
ee)«Tipologias de ocorrências», a unidade, constituída para auxiliar a gestão operacional dos processos de negócio com distintas formas de materialização, que agrega ocorrências, as quais materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não obstante não constitua um nível de classificação, e que permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção no âmbito de um processo de negócio, bem como a constituição de agregações compostas que agrupam ocorrências com idêntica especificidade funcional; e
ff)«Título», a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação prevista na tabela de seleção.