Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
- a)«Agregação», a unidade, formada por um conjunto sequencial de documentos com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência num determinado processo de negócio e pode consistir num processo documental («agregação simples») ou num agrupamento de agregações simples («agregação complexa»), sendo criada para efeito de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de seleção;
- b)«Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população;
- c)«Avaliação», a atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios;
- d)«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade;
- e)«Classificação», a associação de um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º nível ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
- f)«Código», o sistema numérico não sequencial baseado numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, que remete, sucessivamente, para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixados na tabela de seleção, atribuído pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB);
- g)«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais, que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção e pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes naquele;
- h)«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
- i)«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio que consiste na preservação permanente de uma amostra recolhida através de amostragem aleatória;
- j)«Desativação de processos de negócio», a operação de suspensão da produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
- k)«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação através de uma exposição dos seus traços distintivos, previstos na tabela de seleção;
- l)«Destino final», a decisão, baseada na avaliação da informação, de conservação, conservação parcial por amostragem ou eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
- m)«Documento», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório ou informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou no desenvolvimento das suas atividades;
- n)«Dono de processo», a entidade que detém o processo de negócio na sua completude e que, como tal, é responsável pela sua condução, pelo produto final e por garantir a conservação da sua informação, nos termos previstos na tabela de seleção;
- o)«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
- p)«Entrega», a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor para outro, com ou sem alteração da respetiva responsabilidade ou propriedade;
- q)«Forma de contagem do prazo», o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa, nos seguintes termos:
- i)«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
- ii)«Data de início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;
- iii)«Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
- iv)«Data de conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;
- v)«Data de cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, que pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;
- vi)«Data de extinção da entidade sobre que recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, incluindo pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades; e
- vii)«Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo cessar do direito, que não implica a extinção da entidade, podendo ocorrer, designadamente, por alienação, abate ou desaparecimento do bem, venda de imóveis, cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência;
- r)«Lista Consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública ou por outras entidades designadas por via legal ou contratual, contemplando a sua descrição e avaliação, e que integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional e da qual resulta a tabela de seleção;
- s)«Macroestrutura Funcional» («MEF»), a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida nos níveis função e subfunção;
- t)«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementaridade entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
- u)«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono do processo ou de participante no processo da entidade;
- v)«Ocorrência», os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
- w)«Participante no processo», a entidade que, embora contribuindo para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não o detém na sua completude, não sendo, assim, responsável pela sua condução ou pela conservação da sua informação, nos termos previstos na tabela de seleção;
- x)«Prazo de conservação administrativa», o período de tempo, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, previsto na tabela de seleção;
- y)«Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
- z)«Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação simples de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
- aa)«Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;
- bb)«Seleção», a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada através da aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
- cc)«Sistema de informação» («SI»), o sistema que integra, gere e fornece acesso, ao longo do tempo, a documentos de arquivo independentemente do seu suporte, incluindo sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
- dd)«Tabela de seleção», o instrumento de suporte à classificação e avaliação da informação, resultante da Lista Consolidada e que é constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
- ee)«Tipologias de ocorrências», a unidade, constituída para auxiliar a gestão operacional dos processos de negócio com distintas formas de materialização, que agrega ocorrências, as quais materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não obstante não constitua um nível de classificação, e que permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção no âmbito de um processo de negócio, bem como a constituição de agregações compostas que agrupam ocorrências com idêntica especificidade funcional; e
- ff)«Título», a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação prevista na tabela de seleção.