Portaria

Portaria n.º 1185/2002

Aprova o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo, adiante designada por DGAIEC.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGAIEC tem por objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 -É da responsabilidade da DGAIEC a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo I ao presente Regulamento.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiês.
5 -Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGAIEC.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAIEC, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção será submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGAIEC obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.
2 -As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAIEC vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para o arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhados por um auto de entrega, a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido com as referências topográficas e demais informação pertinentes, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário.
2 -Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os constantes dos anexos II e III ao presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 -O processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhados de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.
2 -O modelo do auto de eliminação consta do anexo IV ao presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -A substituição do suporte dos documentos a conservar permanentemente será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 -A substituição do suporte dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser feita mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGAIEC atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

(ver modelo no documento original)

ANEXO III

(ver modelo no documento original)

ANEXO IV

(ver modelo no documento original)

Portaria

Portaria n.º 1185/2002

Aprova o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGAIEC tem por objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 -É da responsabilidade da DGAIEC a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo I ao presente Regulamento.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiês.
5 -Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGAIEC.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAIEC, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção será submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGAIEC obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.
2 -As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAIEC vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para o arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhados por um auto de entrega, a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido com as referências topográficas e demais informação pertinentes, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário.
2 -Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os constantes dos anexos II e III ao presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 -O processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhados de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.
2 -O modelo do auto de eliminação consta do anexo IV ao presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -A substituição do suporte dos documentos a conservar permanentemente será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 -A substituição do suporte dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser feita mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGAIEC atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

(ver modelo no documento original)

ANEXO III

(ver modelo no documento original)

ANEXO IV

(ver modelo no documento original)