Art.º 11 · Portaria n.º 1220/2008 — Substituição de suporte

1 -A substituição dos documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deve ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 -A microfilmagem é feita com observância das normas técnicas definidas pela International Standard Organization (ISO), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 -Os microfilmes devem conter termos de abertura e encerramento autenticados com assinatura e carimbo do responsável do serviço detentor da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes devem conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 -De todos os rolos produzidos deve ser elaborado:
1. a)Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
2. b)Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 -As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente devem ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
9 -A substituição de suporte de documentação de conservação permanente só pode ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º — Substituição de suporte

Histórico de Alterações