Portaria

Portaria n.º 1220/2008

Aprova o Regulamento Arquivístico da Polícia de Segurança Pública (PSP)

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Polícia de Segurança Pública (PSP), incluindo todos os arquivos dos seus serviços, unidades e estabelecimentos de ensino, adiante designados por serviços.

Artigo 2.º

Avaliação de documentos

1 -O processo de avaliação dos documentos de arquivo da PSP tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 -É da responsabilidade da PSP a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que constitui o anexo i do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 -Compete à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da PSP.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela PSP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no seu suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 9 do artigo 11.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no número anterior, deve a PSP obter o parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a PSP vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Arquivo central da PSP

Compete ao arquivo central da PSP proceder à recolha, ao tratamento, à conservação e à comunicação dos documentos referidos no n.º 1 do artigo anterior, de acordo com as orientações técnicas da DGARQ, promovendo as boas práticas de gestão documental nos serviços e coordenando as acções referentes à organização e preservação do património arquivístico que deixe de ser de uso corrente por parte dos serviços produtores de documentos.

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ser acompanhado de uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa a que se referem as alíneas do número anterior constam, respectivamente, dos anexos ii e iii do presente Regulamento e que dele fazem parte integrante.

Artigo 9.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação, fixados na tabela de selecção.
2 -A eliminação de documentos referidos no número anterior pode ser feita antes de decorridos os referidos prazos, desde que os documentos sejam microfilmados, de acordo com o disposto no artigo 11.º
3 -Sem prejuízo dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de selecção, os serviços podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que tal não prejudique o bom funcionamento dos mesmos.
4 -A eliminação de documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
5 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos envolvidos.

Artigo 10.º

Formalidades da eliminação

1 -A eliminação dos documentos a que se refere o artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Ser acompanhada de um auto de eliminação, que faz prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado enviado à Direcção Nacional da PSP, que o remete à DGARQ para conhecimento.
2 -O modelo do auto de eliminação referido nas alíneas do número anterior consta do anexo iv do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.

Artigo 11.º

Substituição de suporte

1 -A substituição dos documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deve ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 -A microfilmagem é feita com observância das normas técnicas definidas pela International Standard Organization (ISO), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 -Os microfilmes devem conter termos de abertura e encerramento autenticados com assinatura e carimbo do responsável do serviço detentor da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes devem conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 -De todos os rolos produzidos deve ser elaborado:
1. a)Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
2. b)Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 -As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente devem ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
9 -A substituição de suporte de documentação de conservação permanente só pode ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 12.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos da PSP atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 13.º

Fiscalização

Compete à DGARQ fiscalizar o cumprimento e a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

Aos ... dias do mês de ..., no ... (1), perante ... (2) e ... (3), dando cumprimento ... (4), procedeu-se à ... (5) da documentação proveniente de ... (6), conforme o constante na guia de remessa anexa que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ... (7) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico, no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.

Da entrega, lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas entidades.

..., ... de ... de ...

O Representante de ... (8) ... (9)

O Representante de ... (10) ... (11)

(1) Designação da entidade destinatária.

(2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.

(3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.

(4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.

(5) Natureza do acto: transferência, incorporação depósito, doação, compra, etc.

(6) Designação da entidade remetente.

(7) Designação da entidade destinatária.

(8) Designação da entidade remetente.

(9) Assinatura do responsável da entidade remetente.

(10) Designação da entidade destinatária.

(11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)

Artigo 13.º

Fiscalização

Compete à DGARQ fiscalizar o cumprimento e a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

Da entrega, lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas entidades.

..., ... de ... de ...

O Representante de ... (8) ... (9)

O Representante de ... (10) ... (11)

(1) Designação da entidade destinatária.

(2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.

(3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.

(4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.

(5) Natureza do acto: transferência, incorporação depósito, doação, compra, etc.

(6) Designação da entidade remetente.

(7) Designação da entidade destinatária.

(8) Designação da entidade remetente.

(9) Assinatura do responsável da entidade remetente.

(10) Designação da entidade destinatária.

(11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)