Para efeito do presente Regulamento, entende-se por:
«Regulamento de Conservação Arquivística» o conjunto de normas reguladoras da gestão documental de um organismo ou serviço, determinado, mediante avaliação, as fases do ciclo de vida dos documentos;
«Documento de arquivo» o documento produzido a fim de provar e ou informar um procedimento administrativo, independentemente da sua data, forma e suporte material;
«Série documental» a unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originariamente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação;
«Tabela de selecção» o instrumento que fixa os prazos e condições da conservação permanente e ou eliminação dos documentos de um arquivo;
«Fase activa» o arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais ainda não concluídos;
«Fase semiactiva» o arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura;
«Arquivo corrente» a área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de consulta frequente pela administração produtora;
«Arquivo intermédio» a entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de consulta esporádica pela administração produtora;
«Arquivo definitivo ou histórico» a entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de conservação permanente;
«Arquivos locais» os arquivos geridos pelas áreas funcionais com responsabilidade ao nível de arquivo corrente;
«Arquivos centrais» os arquivos funcionalmente dependentes da estrutura central do ISS, I. P., com responsabilidade ao nível de arquivo intermédio e histórico.