Compete à Unidade de Gestão Financeira:
- a)Criar, operacionalizar, assegurar o funcionamento e manter os sistemas administrativos, de gestão financeira e de registo contabilístico;
- b)Elaborar e manter atualizadas as previsões financeiras, tendo em vista a obtenção dos fundos necessários, em tempo oportuno, e a otimização da aplicação dos recursos financeiros à disposição do IEFP, I. P., no desenvolvimento das suas atividades;
- c)Elaborar o plano de contas do IEFP, I. P., em articulação com a Unidade de Património, de acordo com as necessidades de informação interna e externa do controlo do património e do cumprimento de obrigações fiscais ou outras, bem como estabelecer os princípios orientadores para o fecho de contas e proceder às operações contabilísticas inerentes à respetiva consolidação;
- d)Elaborar o relatório e contas regionais dos serviços regionais;
- e)Definir os princípios de aplicação geral a que devem obedecer os registos contabilísticos do IEFP, I. P., e assegurar o cumprimento das regras de execução orçamental, tendo em atenção os orçamentos aprovados, assim como apoiar os serviços regionais e locais na vertente da contabilidade orçamental, patrimonial e analítica;
- f)Gerir as disponibilidades e as contas bancárias, assegurando o registo das operações com adoção de contabilidade analítica;
- g)Proceder aos pagamentos das importâncias decorrentes dos compromissos assumidos pelos serviços e coordenar a gestão dos seus fundos permanentes;
- h)Garantir o pagamento dos apoios financeiros no âmbito das candidaturas a apoios europeus, bem como assegurar as funções de tesouraria em articulação com a(s) estrutura(s) de gestão dos Programas europeus;
- i)Assegurar a gestão do financiamento através de fundos europeus a instrumentos de política pública, atividades e projetos sob a responsabilidade do IEFP, I. P., em articulação com outras unidades orgânicas;
- j)Acompanhar a execução física e financeira dos projetos com financiamento através de fundos europeus, em articulação com outras unidades orgânicas e garantir os respetivos reportes;
- k)Conceber, propor e implementar um sistema integrado de gestão administrativa e financeira, adequado às necessidades do IEFP, I. P., através de um manual de procedimentos, que garanta a unidade, a articulação e a descentralização das intervenções, tendo em conta as características dos serviços centrais, regionais e locais;
- l)Criar um sistema de indicadores de gestão administrativa e financeira, de forma a garantir a avaliação da atividade operacional dos diferentes serviços, a nível central, regional e local;
- m)Assegurar os serviços de expediente e arquivo;
- n)Analisar e monitorizar a execução orçamental, controlando e validando as dotações e previsões de despesa e receita;
- o)Analisar e monitorizar erros de sistema e procedimentais, bem como as contas resumos e as contas do Sistema Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), garantindo a correta aplicação e classificação do orçamento;
- p)Elaborar e acompanhar a execução do orçamento do IEFP, I. P., tanto na ótica de gestão interna como na ótica oficial, designadamente proceder aos respetivos registos nos sistemas informáticos, bem como proceder às revisões e transferências orçamentais entre orçamentos parcelares, de modo a adequá-los às necessidades manifestadas para cumprir os objetivos definidos;
- q)Analisar e definir novas combinações contabilísticas decorrentes da implementação de novas medidas ativas de emprego ou formação profissional;
- r)Reportar mensalmente a execução do orçamento do IEFP, I. P., junto da Entidade Orçamental (EO);
- s)Garantir a resposta a pedidos de informação relacionados com orçamento junto da EO, bem como a adequação do orçamento às regras definidas em cada orçamento de estado para cada ano económico;
- t)Assegurar o cumprimento das regras de execução orçamental definidas, bem como a observância das rotinas administrativas e financeiras, garantindo a sua implementação nos serviços regionais e locais;
- u)Assegurar o funcionamento dos sistemas administrativos de gestão financeira e de registo contabilístico dos serviços regionais e locais;
- v)Elaborar e manter atualizadas as provisões financeiras com base nos orçamentos estabelecidos para os serviços regionais e locais;
- w)Manter atualizado e gerir o arquivo bibliográfico e documental.