Art.º 12 · Portaria n.º 256/2021 — Aplicação do destino final

1 -A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O destino final aplica-se após o cumprimento do prazo de conservação administrativa, podendo ser de conservação «C», de conservação parcial por amostragem «CP» ou de eliminação «E».
3 -A aplicação do destino final decorre da natureza da intervenção da SGE, do GEE, da DGAE, da DGC e da ASAE, expressa nas colunas da tabela intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».
4 -Sempre que uma das entidades identificadas no n.º 3 se encontrar na condição de dono dos processos de negócio compete-lhe a aplicação do destino final expresso na tabela.
5 -Sempre que uma ou mais das entidades identificadas no n.º 3 se encontrar na condição de participante é-lhe permitido proceder à eliminação de agregações.
6 -Sempre que uma das entidades identificadas no n.º 3 se encontrar simultaneamente na condição de dono e de participante deve vir especificada no SI, ao nível das tipologias de ocorrência ou das agregações, a natureza da sua intervenção.
7 -A intervenção na condição de dono e de participante não pode coexistir na mesma agregação.
8 -A operacionalização a que alude o n.º 6 pode realizar-se, entre outras, das seguintes formas:
1. a)Ao nível da atividade de registo da agregação, prevendo um campo para identificar a natureza da intervenção;
2. b)Ao nível da constituição de tipologias de ocorrência, criando uma tipologia para as agregações em que a SGE, o GEE, a DGAE, a DGC ou a ASAE se encontrem na condição de dono e outra para as que se encontrem na condição de participante.
9 -Os processos de negócio transversais em que a SGE, o GEE, a DGAE, a DGC ou a ASAE se encontrem na condição de dono ou de participante ou, simultaneamente de dono e participante estão identificados por meio de «x» nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».
10 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações de processos de negócio transversais, sempre que subsistam dúvidas quanto à aplicação do destino final expresso na tabela em função da natureza da intervenção, sem obtenção de parecer obrigatório e vinculativo do órgão de coordenação.
11 -A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve respeitar o critério aleatório, de acordo com as orientações técnicas publicitadas pelo órgão de coordenação.

Artigo 12.º — Aplicação do destino final

Histórico de Alterações

Referenciado por (1)