Art.º 7 · Portaria n.º 264/2019 — Mecanismos de controlo e fiscalização

1 -A fim de garantir o controlo da utilização das verbas afetas à função social e cultural e o exercício da fiscalização, as entidades de gestão coletiva devem:
1. a)Incluir no orçamento e plano de atividades as rubricas consideradas para o fim social e cultural;
2. b)Controlar a execução orçamental das verbas atribuídas, refletindo-as nos instrumentos de prestação de contas.
2 -As entidades de gestão coletiva devem criar e manter em arquivo organizado, pelo prazo de 10 anos, os seguintes elementos relativos à utilização das verbas afetas à função social e cultural:
1. a)Documentos contabilísticos relativos aos pagamentos e operações realizadas;
2. b)Comprovativo das despesas realizadas, com indicação da respetiva rubrica do fim social e cultural a que foram afetas;
3. c)Documentos comprovativos dos pagamentos e recebimentos realizados, incluindo os documentos bancários comprovativos de cada operação e os extratos contabilísticos dos movimentos realizados e que permitam a conciliação e o apuramento de saldos iniciais e finais anuais;
4. d)Evidências da execução do projeto ou atividade;
5. e)Protocolos ou contratos firmados com terceiros para os fins previstos na presente portaria.
3 -As entidades de gestão coletiva devem justificar, no respetivo relatório de transparência, em relação a cada atividade ou projeto financiado, o enquadramento do projeto e das despesas realizadas.

Artigo 7.º — Mecanismos de controlo e fiscalização