Portaria

Portaria n.º 30/2007

Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Transportes Aéreos Portugueses, S. A.

Âmbito da aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Transportes Aéreos Portugueses, S. A., adiante designada por TAP, S. A.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos do arquivo da TAP, S. A., tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 -É da responsabilidade da TAP, S. A., a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 -A selecção dos documentos de conservação permanente parcial na tabela de selecção designada por CPP ficará a cargo de uma comissão de avaliação interna a designar pela TAP, S. A., devendo incluir, necessariamente, entre outros, parecer de um arquivista e do responsável máximo de cada área de actuação a que reportam as séries documentais.
6 -Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da TAP, S. A.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela TAP, S. A., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada, nos termos do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a TAP, S. A., obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a TAP, S. A., vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidade das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Ser acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
2 -Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que não prejudiquem o bom funcionamento dos serviços.
3 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
4 -A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
5 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deverá ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 -O modelo de auto de eliminação consta do anexo III ao presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -A substituição de documentos originais em suporte de papel por microfilme deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 -A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho a partir da matriz (positiva em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 -Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 -De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
1. a)Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
2. b)Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 -As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade do ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 -Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio do Arquivo Central, tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
10 -Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

Artigo 11.º

Documentação electrónica

1 -Os documentos gerados em meio electrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela de selecção serão conservados nesse meio desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
2 -No cumprimento do disposto no número anterior, deve a TAP, S. A., obter, mediante um plano de preservação elaborado de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos electrónicos do IAN/TT, o parecer favorável deste Instituto.

Artigo 12.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e a comunicabilidade do arquivo da TAP, S. A., atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 13.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

Do ANEXO I ao ANEXO III

(ver documento original)

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -A substituição de documentos originais em suporte de papel por microfilme deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 -A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho a partir da matriz (positiva em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 -Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 -De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
1. a)Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
2. b)Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 -As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade do ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 -Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio do Arquivo Central, tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
10 -Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.