Art.º 12 · Portaria n.º 315/2023 — Aplicação do destino final

1 -A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O destino final aplica-se após o cumprimento do prazo de conservação administrativa, podendo ser de conservação (C), de conservação parcial por amostragem (CP) ou de eliminação (E).
3 -A aplicação do destino final é aferida pela natureza da intervenção das entidades previstas no artigo 3.º expressa na tabela nas colunas intituladas «Dono PN» e «Participante PN».
4 -A aplicação do destino final expresso na tabela é competência da entidade que assuma a condição de dono.
5 -Às entidades previstas no artigo 3.º que assumam a condição de participante é permitida a eliminação de agregações, dado que não as detêm na sua completude, condicionada a parecer prévio e vinculativo do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
6 -As entidades previstas no artigo 3.º que assumam, simultaneamente, as condições de dono e de participante, devem especificar no sistema de informação, ao nível das tipologias de ocorrência ou das agregações, a natureza da sua intervenção.
7 -A intervenção na condição de dono e de participante não pode coexistir na mesma agregação.
8 -A operacionalização a que alude o n.º 6 pode realizar-se, entre outras, das seguintes formas:
1. a)Ao nível da atividade de registo da agregação, prevendo um campo para identificar a natureza da intervenção;
2. b)Ao nível da constituição de tipologias de ocorrência, criando uma tipologia para as agregações em que as entidades previstas no artigo 3.º se encontrem na condição de dono e outra para as que se encontrem na condição de participante.
9 -A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve respeitar o critério aleatório, de acordo com as orientações técnicas do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.

Artigo 12.º — Aplicação do destino final

Histórico de Alterações

Referências (1)

Referenciado por (2)