Art.º 9 · Portaria n.º 315/2023 — Avaliação

1 -A avaliação de documentos e agregações realiza-se numa perspetiva suprainstitucional, está associada à sua classificação e consta da tabela, cujos dados são específicos e inalteráveis, realizando-se, em regra, ao 3.º nível de classificação, mas podendo ocorrer ao 4.º nível, sempre que estiver prevista na tabela a subdivisão do processo de negócio.
2 -A cada 4.º nível corresponde um conjunto de atividades, para o qual é definido um prazo ou destino final distinto, em obediência a uma metodologia relacional intraprocessual, no respeito dos princípios e critérios da avaliação estabelecidos pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
3 -A avaliação consubstancia-se nos seguintes elementos fixados na tabela, com as respetivas designações indicadas em cabeçalho:
1. a)Prazo de conservação administrativa (PCA);
2. b)Forma de contagem do prazo de conservação administrativa (FCP);
3. c)Destino final (DF);
4. d)Dono do processo de negócio (Dono PN);
5. e)Participante no processo de negócio (Participante PN).
4 -Depende de parecer prévio e vinculativo do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, sobre proposta devidamente fundamentada, o exercício, pelas entidades previstas no artigo 3.º, das seguintes operações:
1. a)Aplicação de prazos de conservação administrativa inferiores aos estabelecidos;
2. b)Criação de novas formas de contagem do prazo de conservação administrativa;
3. c)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação para conservação parcial por amostragem ou para eliminação;
4. d)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação parcial por amostragem para eliminação;
5. e)Alteração da condição de «dono» ou de «participante» expressa na tabela.
5 -As tipologias de ocorrência referidas no n.º 6 do artigo anterior devem respeitar as decisões definidas para a avaliação do respetivo processo de negócio, expressas nos termos do disposto no n.º 3.
6 -Compete ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, mediante solicitação das entidades referidas no artigo 3.º, indicar os mecanismos de avaliação da informação produzida e acumulada entre a data de entrada em vigor do presente Regulamento e a implementação da tabela no sistema de informação.
7 -As tabelas de seleção que integram as portarias revogadas pela presente portaria devem servir de base à elaboração de relatórios de avaliação da documentação produzida e organizada ao abrigo das mesmas, a submeter ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos.
8 -A informação acumulada a que se refere o n.º 2 do artigo 4.º deve ser objeto de relatório de avaliação a elaborar de acordo com as regras definidas pelo do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, e apenas pode ser eliminada com parecer prévio e vinculativo desse órgão.

Artigo 9.º — Avaliação

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