- 1 -A eliminação de documentos é acompanhada de auto de eliminação, o qual:
- a)Contém em anexo uma relação, da responsabilidade do secretário de justiça ou do administrador judiciário, com os documentos e processos suscetíveis de inutilização por decurso dos prazos de conservação administrativa consignados nas tabelas de seleção;
- b)É assinado pelo secretário de justiça ou pelo administrador judiciário e homologado pelo magistrado coordenador ou pelo presidente do tribunal de comarca ou, no caso da documentação do Ministério Público, pelo magistrado do Ministério Público coordenador;
- c)É feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o arquivo distrital ou nacional.
- 2 -O auto de eliminação faz prova do abate patrimonial.
- 3 -A elaboração da relação de eliminação deverá contemplar os seguintes elementos informativos:
- a)Fundo Arquivístico (exemplo: Tribunal de ...);
- b)Designação da subunidade orgânico-funcional (exemplo: juízo e secção ...);
- c)Série;
- d)Número de referência na tabela de seleção;
- e)Datas extremas;
- f)Número e Tipo de Unidades de Instalação;
- g)Suporte;
- h)Dimensão total;
- i)Identificação individual e concreta das unidades dos processos judiciais a eliminar através do seu número e atentas as necessidades de informação da entidade produtora.
- 4 -Os modelos do auto de eliminação, bem como os elementos informativos referentes à relação de eliminação, constam do anexo III ao presente Regulamento.
- 5 -O disposto nos números anteriores é aplicável, com as necessárias adaptações, à eliminação dos suportes prevista no n.º 6 do artigo 9.º.
Artigo 10.º — Formalidades da eliminação
Vigente desde: 24/12/2013
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Em vigor desde 24/12/2013