- 1 -As remessas previstas nos artigos 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:
- a)Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
- b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à autenticação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
- c)A guia de remessa poderá ser remetida em papel ou eletronicamente conforme acordado com o arquivo definitivo;
- d)A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências topográficas e demais informação pertinente.
- 2 -A elaboração da guia de remessa deverá contemplar os seguintes elementos informativos:
- a)Entidade Remetente;
- b)Número de saída da remessa;
- c)Data da remessa;
- d)Responsável pela Remessa;
- e)Entidade Destinatária;
- f)Número de entrada da remessa;
- g)Data de entrada;
- h)Responsável pela receção;
- i)Fundo arquivístico (exemplo: Tribunal de ...);
- j)Designação da subunidade orgânico-funcional;
- k)Série;
- l)Número de referência na tabela de seleção;
- m)Datas extremas;
- n)Número e tipo de unidades de instalação referentes à série;
- o)Suporte;
- p)Dimensão da série;
- q)Referência a cada unidade de instalação com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa e descrição do seu conteúdo atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária;
- r)Cota.
- 3 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.
Artigo 8.º — Formalidades das remessas
Vigente desde: 24/12/2013
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Em vigor desde 24/12/2013