Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
- a)Agregação - o conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio. Neste sentido do termo, pode ser equiparado a um processo documental;
- b)Avaliação - a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
- c)Avaliação suprainstitucional - a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
- d)Classificação - o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;
- e)Código - o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção;
- f)Completude do processo de negócio - o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando também os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da existência parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
- g)Conservação - o destino final atribuído a processos de negócio que prescreve a preservação total e permanente;
- h)Conservação parcial por amostragem - o destino final atribuído a processos de negócio para preservação permanente de uma amostra recolhida mediante a aplicação de uma fórmula;
- i)Desativação de processos de negócio - a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
- j)Descrição - a caracterização das instâncias fixadas na tabela de seleção, através de uma exposição dos seus traços distintivos. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
- k)Destino final - a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio;
- l)Documento - a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades;
- m)Dono de processo - a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude;
- n)Eliminação - o destino final atribuído a processos de negócio concretizado na sua destruição total e definitiva;
- o)Entrega - a transferência de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
- p)Forma de contagem do prazo - a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:
1) Conforme disposição legal - o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
2) Data do início do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;
3) Data de emissão do título - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
4) Data da conclusão do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;
5) Data da cessação da vigência - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento. Pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;
6) Data da extinção da entidade sobre que recai o procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade. Aplica-se a pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades;
7) Data de extinção do direito sobre o bem - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela cessação do direito, que não implica a extinção da entidade;
- q)Informação - a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
- r)Lista consolidada - a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional;
- s)Macroestrutura Funcional (MEF) - a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);
- t)Metodologia relacional - o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legais, densidade, complementaridade e completude informacional, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese e complementaridade entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
- u)Natureza da intervenção - a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
- v)Ocorrência - os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
- w)Participante no processo - a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude;
- x)Prazo de conservação administrativa - o período de tempo, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais;
- y)Processo de negócio - a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
- z)Processo transversal - o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;
- aa)Processo documental - a unidade arquivística composta por uma agregação de documentos que constitui uma ocorrência de determinado processo de negócio;
- bb)Registo - a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação;
- cc)Seleção - a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção. É operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final.
- dd)Sistema de informação - o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
- ee)Tabela de seleção - o instrumento derivado da "lista consolidada", de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
- ff)Tipologia de ocorrências - a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação. Permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, enquanto dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio;