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Artigo 4.º — Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas

Vigente desde: 29/11/2012
  1. 1 -À Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSAE, compete, no âmbito do apoio especializado:
    1. a)Identificar e mapear processos organizacionais, com vista à implementação de medidas de simplificação e racionalização de circuitos informativos e documentais na SGMJ e nos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça;
    2. b)Elaborar manuais de procedimentos para as áreas de recursos documentais, relações públicas e protocolo;
    3. c)Elaborar listas de autoridade com vista à recuperação eficaz e eficiente dos recursos informativos internos;
    4. d)Proceder à normalização e gestão de formulários internos da SGMJ;
    5. e)Normalizar a constituição dos processos documentais em suporte papel e ou eletrónico da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça;
    6. f)Normalizar a classificação dos processos documentais dos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça, independentemente do seu suporte, por via da aplicação de planos de classificação de arquivo;
    7. g)Normalizar a tramitação de processos documentais em suporte papel e ou eletrónico na SGMJ e nos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça;
    8. h)Proceder à tradução e retroversão de documentos oficiais produzidos e ou recebidos pela SGMJ, pelos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça e pelas comissões a quem a SGMJ presta apoio técnico-administrativo.
  2. 2 -Compete à DSAE, no âmbito dos recursos documentais:
    1. a)Classificar, indexar, capturar e registar em suporte informático toda a correspondência recebida pela SGMJ, pelos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça e pelos órgãos, serviços ou organismos não dotados de estruturas próprias de apoio de gestão documental;
    2. b)Assegurar o processamento de texto dos documentos produzidos pelos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça;
    3. c)Proceder à expedição de toda a correspondência produzida pela SGMJ, pelos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça e pelos órgãos, serviços ou organismos não dotados de estruturas próprias de apoio de gestão documental;
    4. d)Organizar e gerir os arquivos em fase corrente da SGMJ, dos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça e dos órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ;
    5. e)Organizar e gerir o arquivo intermédio do Ministério da Justiça;
    6. f)Proceder à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso administrativo por parte dos serviços ou organismos produtores, desde que os mesmos não estejam sujeitos a regime específico;
    7. g)Definir, em articulação com os serviços e organismos do Ministério e respetivo órgão coordenador a nível da Administração Pública, políticas, práticas e procedimentos arquivísticos de aplicação comum aos serviços e organismos do Ministério da Justiça, desde que não sujeitos a regime específico, com vista à promoção de boas práticas na gestão de documentos e rentabilização de recursos;
    8. h)Definir e transmitir orientações aos serviços e organismos do Ministério da Justiça sobre a organização e gestão dos seus arquivos correntes e intermédios, com vista à implementação de boas práticas de gestão documental;
    9. i)Organizar, tratar, gerir e proceder à comunicação do Arquivo Histórico do Ministério da Justiça.
    10. j)Proceder à atualização dos recursos bibliográficos da SGMJ;
    11. k)Efetuar o tratamento documental do fundo bibliográfico da SGMJ;
    12. l)Proceder à recolha, ao tratamento e à difusão, preferencialmente por meio eletrónico, de informação pertinente e com interesse para o Ministério da Justiça, de acordo com perfis de utilizadores e necessidades de informação previamente definidas;
    13. m)Gerir o Centro de Documentação da SGMJ;
    14. n)Definir, em articulação com todos os serviços e organismos do departamento ministerial, políticas de informação e documentação transversais ao Ministério da Justiça, com vista à preservação dos fundos bibliográficos existentes e à rentabilização de recursos;
    15. o)Apoiar a gestão dos recursos bibliográficos de serviços e organismos a quem é prestado apoio técnico e administrativo por parte da SGMJ;
    16. p)Promover a conceção, execução e a edição de publicações da SGMJ, do Ministério da Justiça e de outras consideradas de interesse para as atividades do Ministério;
    17. q)Coordenar ações referentes à organização e preservação do património histórico do Ministério da Justiça;
    18. r)Organizar um cadastro e inventário de bens móveis e imóveis com valor cultural e histórico do Ministério da Justiça;
    19. s)Promover e divulgar o património histórico do Ministério da Justiça.
  3. 3 -Compete, ainda, à DSAE, no âmbito das relações públicas e protocolo:
    1. a)Garantir o serviço geral de relações públicas e protocolo do Ministério da Justiça, em articulação com os demais serviços e organismos;
    2. b)Coordenar, realizar e apoiar a organização de exposições, congressos, seminários, conferências ou outras atividades com interesse para o departamento ministerial, em colaboração com os serviços e organismos do Ministério da Justiça;
    3. c)Promover a divulgação de iniciativas e atividades do Ministério da Justiça, preferencialmente com recurso a novas tecnologias de informação e comunicação;
    4. d)Colaborar na atualização de conteúdos institucionais da SGMJ, em ambiente web;
    5. e)Assegurar a receção e atendimento ao público no edifício sede do Ministério da Justiça;
    6. f)Garantir o atendimento telefónico da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo da área da justiça.

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Em vigor desde 29/11/2012

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