Portaria

Portaria n.º 523/2006

Aprova o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Autarquias Locais relativo à avaliação, selecção e eliminação de documentação

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 -O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Direcção-Geral das Autarquias Locais, adiante designada por DGAL.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGAL tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da sua conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 -É da responsabilidade da DGAL a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 -Os prazos de conservação são os que figuram na tabela de selecção que constitui o anexo I do presente Regulamento.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 -Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGAL.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAL, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do artigo 10.º do presente Regulamento.

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no número anterior, deve a DGAL obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para o arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAL vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
3 -A documentação remetida para arquivo definitivo deve ser acompanhada dos respectivos instrumentos de recuperação de informação ou outros elementos úteis de referência.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos cuja conservação permanente não se justifique, por não lhes ser reconhecido valor arquivístico, deve ser efectuada imediatamente após o decurso dos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos, por forma a garantir a impossibilidade de reconstituição da informação.

Artigo 9.º

Formalidades de eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 -O modelo de auto de eliminação consta do anexo III do presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -O IAN/TT autoriza, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, que a substituição dos documentos originais por cópias em microfilme possa ser extensiva a todas as séries de conservação permanente que figuram na tabela do anexo I sempre que a DGAL a considerar económica e funcionalmente justificada.
2 -Compete ao IAN/TT a definição dos pressupostos técnicos relativos à substituição do suporte enunciado no número anterior, em particular no que se refere à documentação de conservação permanente, por forma a garantir a preservação, segurança, autenticidade, legalidade, durabilidade e consulta das cópias produzidas, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization (ISO).
3 -Dos filmes são feitos uma matriz (negativa em sais de prata - 1.ª geração), dois duplicados da matriz (positivos em sais de prata - 2.ª geração) e um duplicado de consulta. A matriz tem valor de original, e os duplicados, em sais de prata, têm valor respectivamente de segurança da matriz e de trabalho.
4 -Os filmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirão os respectivos termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do responsável pela DGAL, sob selo branco ou de perfuração.
5 -No caso de recurso à prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora do serviço assinará, igualmente, os termos de abertura e encerramento mencionados no número anterior.
6 -Dos termos de abertura e encerramento constarão, ainda, a descrição dos documentos reproduzidos bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.
7 -Deverão ser elaborados um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
8 -O IAN/TT reserva-se o direito de realizar, por amostragem, testes aos filmes executados.
9 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGAL pautar-se-á por critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT, na defesa do património arquivístico, proceder à inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de eliminação

(ver documento original)

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -O IAN/TT autoriza, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, que a substituição dos documentos originais por cópias em microfilme possa ser extensiva a todas as séries de conservação permanente que figuram na tabela do anexo I sempre que a DGAL a considerar económica e funcionalmente justificada.
2 -Compete ao IAN/TT a definição dos pressupostos técnicos relativos à substituição do suporte enunciado no número anterior, em particular no que se refere à documentação de conservação permanente, por forma a garantir a preservação, segurança, autenticidade, legalidade, durabilidade e consulta das cópias produzidas, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization (ISO).
3 -Dos filmes são feitos uma matriz (negativa em sais de prata - 1.ª geração), dois duplicados da matriz (positivos em sais de prata - 2.ª geração) e um duplicado de consulta. A matriz tem valor de original, e os duplicados, em sais de prata, têm valor respectivamente de segurança da matriz e de trabalho.
4 -Os filmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirão os respectivos termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do responsável pela DGAL, sob selo branco ou de perfuração.
5 -No caso de recurso à prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora do serviço assinará, igualmente, os termos de abertura e encerramento mencionados no número anterior.
6 -Dos termos de abertura e encerramento constarão, ainda, a descrição dos documentos reproduzidos bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.
7 -Deverão ser elaborados um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
8 -O IAN/TT reserva-se o direito de realizar, por amostragem, testes aos filmes executados.
9 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.