Art.º 12 · Portaria n.º 547/2020 — Eliminação

1 -A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é superintendida pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável, das CCDR.
2 -A eliminação de documentos e agregações pelas CCDR aplica-se conjugando a condição de dono e de participante com o destino final atribuído às classes de 3.º ou 4.º nível, processando-se nos termos dos números seguintes.
3 -O dono elimina os documentos e agregações que respeitam a:
1. a)Processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
2. b)Agregações excluídas da amostra a preservar, nos processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação;
4 -O participante elimina os documentos e agregações que respeitam a:
1. a)Processo de negócio com destino final de conservação, mediante consulta do órgão de coordenação, se necessário, de acordo com o n.º 10 do artigo 11.º;
2. b)Processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Processos de negócio com destino final de eliminação;
4. d)Subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação.
5 -A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Produzir o auto de eliminação nos termos do artigo 16.º, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validar o auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos órgãos responsáveis da gestão das CCDR, ou seus órgãos delegados, pelos responsáveis do serviço produtor e pelos responsáveis do serviço de gestão da informação ou do arquivo, conforme aplicável;
3. c)Conservar o auto de eliminação, a título definitivo;
4. d)Submeter o auto de eliminação à DGLAB nos termos definidos e publicitados por este organismo.
6 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam expressos na tabela.
7 -A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 15.º
8 -A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.

Artigo 12.º — Eliminação

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