Art.º 17 · Portaria n.º 547/2020 — Auto de entrega

1 -O auto de entrega deve prever os elementos informativos relativos à remessa de documentos e agregações, expressos num único instrumento de gestão da informação.
2 -Para efeitos de identificação, autenticação e legitimação do auto de entrega deverão ser previstos os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de entrega de saída;
2. b)Número do auto de entrega de entrada;
3. c)Data do auto de entrega;
4. d)Identificação da entidade remetente;
5. e)Identificação da entidade destinatária;
6. f)Identificação dos responsáveis, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 5 do artigo 12.º;
7. g)Data da entrega;
8. h)Indicação da forma de aquisição;
9. i)Indicação das condições de aquisição;
10. j)Indicação do diploma ou ato administrativo que legitima a aquisição.
3 -Para efeitos de identificação e controlo dos documentos e agregações a remeter, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de entrega, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de identificação e controlo globais;
2. b)Zona de identificação e controlo dos processos de negócio;
3. c)Zona de identificação e controlo das agregações.
4 -A zona de identificação e controlo globais deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Datas extremas da documentação entregue;
3. c)Número total de agregações;
4. d)Suporte;
5. e)Dimensão total.
5 -A zona de identificação e controlo dos processos de negócio deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de agregações;
5. e)Suporte;
6. f)Dimensão.
6 -A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Identificador da agregação;
2. b)Título da agregação;
3. c)Datas extremas.
7 -As CCDR podem criar o auto de entrega, desde que preveja os elementos informativos expressos nos números anteriores ou, em alternativa, adotar o modelo proposto e disponibilizado pela DGLAB.

Artigo 17.º — Auto de entrega

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