Portaria

Portaria n.º 547/2020

Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida pelas Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR)

Artigo 1.º

Objeto

É aprovado o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida pelas Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR) no âmbito das suas competências, bem como a respetiva tabela de seleção, anexos à presente portaria, da qual fazem parte integrante.

Artigo 2.º

Destinatários

As CCDR observam as normas que constam do regulamento aprovado pela presente portaria quanto à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação dos seus documentos, bem como os respetivos procedimentos administrativos.

Artigo 3.º

Entrada em vigor

O regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções pelas CCDR, entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.

5 de agosto de 2020. - A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves. - 4 de agosto de 2020. - O Secretário de Estado Adjunto e do Desenvolvimento Regional, Carlos Manuel Soares Miguel.

ANEXO

(a que se refere o artigo 1.º)

Regulamento para a classificação e avaliação da Informação Arquivística das CCDR

Anexo

Capítulo I - Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições

Artigo 1.º

Objeto e natureza do regulamento

1 -O presente regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, produzida no exercício de funções pelas Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR), dando origem a documentos e agregações, materializada em qualquer suporte (adiante designada por informação).
2 -A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

As disposições do presente regulamento são aplicáveis à documentação produzida e recebida pelas CCDR no âmbito das suas atribuições e competências, nos termos do Decreto-Lei n.º 228/2012, de 25 de outubro, na sua redação atual, aplicando-se às cinco CCDR instituídas, a saber:

a)Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Alentejo;
b)Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Algarve;
c)Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Centro;
d)Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional de Lisboa e Vale do Tejo;
e)Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Norte.

Artigo 3.º

Garantias do sistema de informação

1 -As CCDR devem estar dotadas de sistemas de informação (adiante designados por SI), que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à informação.
2 -Para efeitos do disposto no número anterior as CCDR devem manter um plano de preservação digital aprovado pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).

Artigo 4.º

Definições

1 -Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
1. a)«Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação. As agregações simples são formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental. As agregações compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, agrupam as simples;
2. b)«Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
3. c)«Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
4. d)«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
5. e)«Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
6. f)«Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção. Para garantir o princípio da interoperabilidade a atribuição do código de classificação é da responsabilidade da DGLAB;
7. g)«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
8. h)«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação total e permanente;
9. i)«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
10. j)«Desativação de processos de negócio», a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
11. k)«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
12. l)«Destino final», a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
13. m)«Documento», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades. Também denominado documento de arquivo;
14. n)«Dono de processo», a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;
15. o)«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio para a destruição total e definitiva;
16. p)«Entrega», a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
17. q)«Forma de contagem do prazo», a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:
  1. i)«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
  2. ii)«Data do início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do «Registo biográfico»;
  3. iii)«Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
  4. iv)«Data da conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento, como é o caso de «Manutenção e reparação de bens móveis duradouros»;
  5. v)«Data da cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento. Pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa. Pode incidir, entre outros, sobre legislação, normas, políticas, acordos, convenções, planeamento estratégico, licenças;
  6. vi)«Data da extinção da entidade sobre que recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade. Aplica-se a pessoas (momento do óbito), empresas, bens, atividades, como é o caso da «Identificação fiscal», «Registo de pessoas coletivas», «Registo predial», «Registo comercial»;
  7. vii)«Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo cessamento do direito, que não implica a extinção da entidade. A extinção do direito sobre o bem pode acontecer por alienação (transmissão ou transação), por abate ou desaparecimento do bem, pela venda de imóveis, pela cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência.
18. r)«Informação», a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
19. s)«Lista consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional;
20. t)«Macroestrutura Funcional (MEF)», a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);
21. u)«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementar entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
22. v)«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
23. w)«Ocorrência», os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
24. x)«Participante no processo», a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;
25. y)«Prazo de conservação administrativa», o período, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;
26. z)«Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
27. aa)«Processo transversal», o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;
28. bb)«Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
29. cc)«Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação;
30. dd)«Relatório de avaliação», dispositivo legal destinado à avaliação da documentação acumulada;
31. ee)«Seleção», a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção. É operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
32. ff)«Sistema de informação (SI)», o sistema que integra, gere e fornece acesso aos documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
33. gg)«Tabela de seleção», o instrumento integrado em dispositivo legal, derivado da lista consolidada, de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
34. hh)«Tipologia de ocorrências», a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação. Permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio;
35. ii)«Título», a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação fixada na tabela de seleção.

Capítulo II - Gestão de informação

Artigo 5.º

Atividades da gestão de informação

Para efeitos do presente regulamento são consideradas no âmbito da gestão de informação as seguintes atividades e operações:

a)Registo;
b)Classificação;
c)Avaliação;
d)Aplicação do prazo de conservação administrativa;
e)Aplicação da forma de contagem do prazo;
f)Aplicação do destino final;
g)Eliminação;
h)Entrega;
i)Transferência de suporte;
j)Substituição de suporte analógico.

Artigo 6.º

Registo

1 -Os documentos e agregações produzidos no exercício das funções, materializados em suporte analógico ou digital, devem ser integrados e registados em SI.
2 -A classificação e a avaliação são elementos descritivos obrigatórios da atividade de registo.

Artigo 7.º

Classificação

1 -A classificação de documentos e agregações está associada à sua avaliação e integra a tabela de seleção (adiante designada por tabela), que constitui o anexo i ao presente regulamento e cujos dados são específicos e inalteráveis.
2 -A classificação é funcional, com uma estrutura constituída por quatro níveis, que representam funções (1.º), subfunções (2.º), processos de negócio (3.º) e, quando aplicável, subdivisão de processos de negócio (4.º).
3 -As decisões de classificação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos fixados na tabela:
1. a)Código;
2. b)Título;
3. c)Descrição.
4 -A classificação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer a 4.º nível, sempre que estiver previsto na tabela a subdivisão do processo de negócio para efeitos de avaliação, nos termos do disposto no n.º 4 do artigo seguinte.
5 -Fica vedada a criação de novos níveis de classificação para além dos previstos no n.º 2 e a inclusão de novos processos de negócio, salvo através do disposto no n.º 3 do artigo 18.º
6 -Para auxiliar a gestão operacional de processos de negócio com distintas formas de materialização está prevista a existência de tipologias de ocorrência, que não constitui um nível de classificação e cuja criação compete às CCDR, aquando da implementação da tabela no SI.

Artigo 8.º

Avaliação

1 -As decisões de avaliação expressas na tabela enquadram-se numa perspetiva suprainstitucional e aplicam-se a documentos e agregações.
2 -A avaliação de documentos e agregações está associada à sua classificação e integra a tabela anexa, cujos dados são específicos e inalteráveis.
3 -A avaliação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer a 4.º nível, sempre que estiver prevista na tabela anexa a subdivisão do processo de negócio.
4 -A cada 4.º nível corresponde um conjunto de atividades diferentes, sendo definido para cada conjunto um prazo ou destino final distinto, em razão da adoção de uma metodologia relacional intraprocessual, no respeito de princípios e critérios da avaliação.
5 -As decisões de avaliação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos fixados na tabela, com as respetivas designações indicadas em cabeçalho:
1. a)Prazo de conservação administrativa (PCA);
2. b)Forma de contagem do prazo de conservação administrativa (Forma de contagem PCA);
3. c)Destino final (DF);
4. d)Dono do processo de negócio (Dono PN);
5. e)Participante no processo de negócio (Participante PN).
6 -Ficam vedadas às CCDR, sem a recolha prévia de parecer obrigatório e vinculativo da DGLAB mediante submissão de proposta devidamente fundamentada, as seguintes operações:
1. a)Aplicação de prazos de conservação administrativa inferiores aos estabelecidos;
2. b)Criação de novas formas de contagem do prazo de conservação administrativa;
3. c)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação para conservação parcial por amostragem ou para eliminação;
4. d)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação parcial por amostragem para eliminação;
5. e)Alteração da condição de «dono» ou de «participante» expressa na tabela.
7 -As tipologias de ocorrência a que alude o n.º 6 do artigo 7.º devem respeitar as decisões definidas para a avaliação do respetivo processo de negócio expressas nos termos do disposto no n.º 5.
8 -Após solicitação das CCDR, compete à DGLAB indicar os mecanismos adequados para a avaliação da informação produzida e acumulada no período compreendido entre a data de entrada em vigor do presente regulamento e a implementação da tabela no SI.
9 -A avaliação da informação produzida e acumulada em momento anterior à entrada em vigor da presente portaria, deve ser objeto de relatório de avaliação de documentação acumulada, elaborado e submetido à DGLAB nos termos vigentes, para a recolha de parecer obrigatório e vinculativo, ficando vedada a eliminação de qualquer documentação acumulada antes da comunicação da decisão por parte do organismo supramencionado.

Artigo 9.º

Aplicação do prazo de conservação administrativa

1 -A aplicação do prazo de conservação administrativa constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O cumprimento do prazo de conservação administrativa determinado na tabela é obrigatório.
3 -A contagem do prazo de conservação administrativa suspende-se sempre que for instaurado processo que requeira para obtenção de prova de infração ou ilícito o uso desses documentos e agregações, passando os mesmos a estar subordinados aos termos e prazos estabelecidos na lei para que concorrem.
4 -A suspensão prevista no número anterior cessa logo que finda a necessidade de uso, sendo imediatamente retomada a contagem do prazo de conservação administrativa expresso na tabela.
5 -O início da contagem do prazo de conservação administrativa deve respeitar a forma de contagem do prazo expressa na tabela, nos termos do artigo seguinte.

Artigo 10.º

Aplicação da forma de contagem do prazo

1 -A aplicação da forma de contagem do prazo constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -Para a aplicação do disposto no n.º 5 do artigo anterior, a cada forma de contagem de prazo de conservação administrativa identificada corresponde um conjunto alfanumérico predefinido, constituído pela letra «F», inicial do termo «forma», e um conjunto de dois dígitos, expresso na tabela.
3 -A forma de contagem de prazo identificada para cada processo de negócio executado pela Administração Pública encontra-se publicitada na lista consolidada, prevista nos termos do artigo 19.º
4 -Constam da tabela as formas de contagem de prazo utilizadas nos processos de negócio executados pelas CCDR, conforme abaixo indicado:
1. a)F01 - conforme disposição legal;
2. b)F02 - data de início do procedimento;
3. c)F03 - data de emissão do título;
4. d)F04 - data de conclusão do procedimento;
5. e)F05 - data de cessação da vigência;
6. f)F06 - data de extinção da entidade sobre a qual recai o procedimento;
7. g)F07 - data de extinção do direito sobre o bem.
5 -A forma de contagem de prazo prevista na alínea a) do número anterior é complementada pelas datas que determinam o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixado na tabela.
6 -As datas a que alude o número anterior estão identificadas através de um algarismo que complementa o código alfanumérico atribuído a cada forma de contagem do prazo, separado por ponto, conforme abaixo indicado:
1. a)F01.01 - data do último assento, respeitando 30 anos para o óbito, 50 anos para o casamento e 100 anos para o nascimento, nos termos do artigo 15.º do Decreto-Lei n.º 324/2007, de 28 de setembro;
2. b)F01.02 - data do cumprimento nos termos do artigo 26.º da Lei n.º 5/2008, de 12 de fevereiro;
3. c)F01.03 - data da defesa da tese de doutoramento, nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 52/2002, de 2 de março, ou da data do cancelamento prevista no n.º 5 do artigo 5.º do regulamento, em anexo à Portaria n.º 285/2015, de 15 de setembro;
4. d)F01.04 - data do facto que ocorrer em primeiro lugar: a) com o registo da extinção da procuração a que digam respeito; b) decorridos 15 anos a contar da data da outorga da procuração; c) logo que deixem de ser estritamente necessários para os fins para que foram recolhidos, nos termos do n.º 1 do artigo 13.º do Decreto Regulamentar n.º 3/2009, de 3 de fevereiro;
5. e)F01.05 - data em que a autorização de introdução no mercado deixe de existir, nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do Regulamento de Execução (UE) n.º 520/2012, da Comissão Europeia, de 19 de junho;
6. f)F01.06 - data da prescrição do procedimento criminal para os inquéritos arquivados nos termos dos n.os 1 e 2 do artigo 277.º e do n.º 3 do artigo 282.º do Código do Processo Penal (CPP), e para os inquéritos arquivados com fundamento na recolha de «prova bastante de se não ter verificado o crime», ou «de o arguido não o ter praticado a qualquer título»; data do arquivamento para os inquéritos arquivados com fundamento na inadmissibilidade do procedimento ou outro, nos termos do n.º 1 do artigo 277.º e do n.º 1 do artigo 280.º do CPP;
7. g)F01.07 - data em que os jovens a quem respeitam completarem 21 anos, nos termos do n.º 5 do artigo 132.º da Lei n.º 166/99, de 14 de setembro, na sua redação atual;
8. h)F01.08 - data da prescrição do procedimento criminal, nos termos do artigo 118.º do Código Penal (CP);
9. i)F01.09 - data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo, nos termos do artigo 142.º da Lei n.º 62/2013, de 26 de agosto, na sua redação atual;
10. j)F01.10 - data do cancelamento definitivo do registo criminal, nos termos do artigo 11.º da Lei n.º 37/2015, de 5 de maio, na sua redação atual;
11. k)F01.11 - data em que o jovem atinja a maioridade ou, nos casos em que tenha solicitado a continuação da medida para além da maioridade, complete 21 anos ou até aos 25 anos de idade, nos termos da Lei n.º 147/99, de 1 de setembro, na sua redação atual;
12. l)F01.12 - maior de idade: data do cancelamento definitivo do registo criminal, nos termos do artigo 11.º da Lei n.º 37/2015, de 5 de maio, na sua redação atual; menor de idade: data em que o respetivo titular completar 21 anos, nos termos do artigo 220.º da Lei n.º 4/2015, de 15 de janeiro, que republica em anexo, a Lei Tutelar Educativa, aprovada em anexo à Lei n.º 166/99, de 14 de setembro.
7 -Sempre que as formas de contagem de prazos estipuladas nas alíneas c) e e) do n.º 4 do presente artigo não forem aplicáveis, por o título não ser emitido ou por não se iniciar o período de vigência, compete às CCDR proceder ao encerramento das agregações, em conformidade com o Código do Procedimento Administrativo, dando início à contagem do prazo de conservação administrativa.

Artigo 11.º

Aplicação do destino final

1 -A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O destino final aplica-se após o cumprimento do prazo de conservação administrativa, podendo ser de conservação «C», de conservação parcial por amostragem «CP» ou de eliminação «E».
3 -A aplicação do destino final decorre da natureza da intervenção das CCDR expressa na tabela nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».
4 -Sempre que as CCDR se encontrem na condição de dono compete-lhes a aplicação do destino final expresso na tabela.
5 -Sempre que as CCDR se encontrem na condição de participante é permitido proceder à eliminação de agregações, dado que não as detêm na sua completude.
6 -Sempre que as CCDR se encontrem na condição de dono e, simultaneamente, de participante devem especificar no SI ao nível das tipologias de ocorrência ou das agregações a natureza da sua intervenção.
7 -A intervenção na condição de dono e de participante não pode coexistir na mesma agregação.
8 -A operacionalização a que alude o n.º 6 do presente artigo pode realizar-se, entre outras, das seguintes formas:
1. a)Ao nível da atividade de registo da agregação, prevendo um campo para identificar a natureza da intervenção;
2. b)Ao nível da constituição de tipologias de ocorrência, criando uma tipologia para as agregações em que as CCDR se encontrem na condição de dono e outra para as que se encontrem na condição de participante.
9 -Os processos de negócio transversais em que as CCDR se encontrem na condição de dono ou de participante ou, simultaneamente de dono e participante estão identificados por meio de «x» nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».
10 -Fica vedada ao participante a eliminação de documentos e agregações de processos de negócio transversais, sem a recolha prévia de parecer obrigatório e vinculativo da DGLAB.
11 -A recolha de amostra para aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve respeitar o critério aleatório, de acordo com as orientações técnicas publicitadas pela DGLAB.

Artigo 12.º

Eliminação

1 -A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é superintendida pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável, das CCDR.
2 -A eliminação de documentos e agregações pelas CCDR aplica-se conjugando a condição de dono e de participante com o destino final atribuído às classes de 3.º ou 4.º nível, processando-se nos termos dos números seguintes.
3 -O dono elimina os documentos e agregações que respeitam a:
1. a)Processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
2. b)Agregações excluídas da amostra a preservar, nos processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação;
4 -O participante elimina os documentos e agregações que respeitam a:
1. a)Processo de negócio com destino final de conservação, mediante consulta do órgão de coordenação, se necessário, de acordo com o n.º 10 do artigo 11.º;
2. b)Processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Processos de negócio com destino final de eliminação;
4. d)Subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação.
5 -A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Produzir o auto de eliminação nos termos do artigo 16.º, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validar o auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos órgãos responsáveis da gestão das CCDR, ou seus órgãos delegados, pelos responsáveis do serviço produtor e pelos responsáveis do serviço de gestão da informação ou do arquivo, conforme aplicável;
3. c)Conservar o auto de eliminação, a título definitivo;
4. d)Submeter o auto de eliminação à DGLAB nos termos definidos e publicitados por este organismo.
6 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam expressos na tabela.
7 -A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 15.º
8 -A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.

Artigo 13.º

Entrega

1 -A entrega de documentos e agregações é superintendida pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável, das CCDR.
2 -A entrega de documentos e agregações entre espaços de armazenamento ou repositórios pode ou não implicar a alteração de responsabilidade ou de propriedade.
3 -A entrega de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Produzir o auto de entrega nos termos do artigo 17.º, constituindo prova jurídica da entrega de património;
2. b)Validar o auto de entrega através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos responsáveis das entidades remetente e destinatária;
3. c)Conservar o auto de entrega, a título definitivo, pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável;
4. d)Remeter um exemplar do auto de entrega ao serviço remetente.
4 -As entregas devem ser efetuadas de acordo com a calendarização estabelecida em regulamento próprio ou com outra orientação das CCDR, desde que não contrariem o preceituado nos números anteriores e não afetem a integridade dos documentos e agregações.

Artigo 14.º

Transferência de suporte

1 -A transferência de suporte que consista na reprodução de documentos, destituída de valor probatório, pode ser realizada como forma de salvaguarda e preservação de documentos e agregações originais e com o objetivo da sua comunicação interna e externa.
2 -O cumprimento do disposto no número anterior deve processar-se de acordo com as normas técnicas em vigor e com as indicações propostas pela DGLAB, atendendo a critérios de racionalidade de meios e custos.

Artigo 15.º

Substituição de suporte analógico

1 -A substituição de suporte analógico deve prever a manutenção da força probatória do original através da salvaguarda da sua autenticidade e integridade, em conformidade com as normas técnicas e a legislação em vigor.
2 -Fica vedada a substituição de suporte de documentos e agregações de conservação permanente, sem a autorização expressa da DGLAB mediante proposta devidamente fundamentada.

Capítulo III - Elementos informativos dos instrumentos de gestão de informação

Artigo 16.º

Auto de eliminação

1 -Para efeitos de identificação, autenticação e legitimação do auto de eliminação deverão ser previstos os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de eliminação;
2. b)Data do auto de eliminação;
3. c)Identificação da entidade produtora do auto de eliminação;
4. d)Identificação dos responsáveis, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 5 do artigo 12.º;
5. e)Indicação do diploma que legitima a eliminação.
2 -Para efeitos de identificação e controlo dos documentos e agregações a eliminar, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de eliminação, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de identificação e controlo globais;
2. b)Zona de identificação e controlo dos processos de negócio;
3. c)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de identificação e controlo globais deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Número total de agregações;
3. c)Suporte;
4. d)Dimensão total.
4 -A zona de identificação e controlo dos processos de negócio deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
3. c)Natureza da intervenção;
4. d)Datas extremas de início de contagem do PCA;
5. e)Número de agregações;
6. f)Suporte;
7. g)Dimensão.
5 -A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Número da agregação;
2. b)Título da agregação;
3. c)Datas de início da contagem do PCA;
6 -As CCDR podem criar o auto de eliminação, desde que este preveja os elementos informativos expressos nos números anteriores ou, em alternativa, podem adotar o modelo proposto e disponibilizado pela DGLAB.

Artigo 17.º

Auto de entrega

1 -O auto de entrega deve prever os elementos informativos relativos à remessa de documentos e agregações, expressos num único instrumento de gestão da informação.
2 -Para efeitos de identificação, autenticação e legitimação do auto de entrega deverão ser previstos os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de entrega de saída;
2. b)Número do auto de entrega de entrada;
3. c)Data do auto de entrega;
4. d)Identificação da entidade remetente;
5. e)Identificação da entidade destinatária;
6. f)Identificação dos responsáveis, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 5 do artigo 12.º;
7. g)Data da entrega;
8. h)Indicação da forma de aquisição;
9. i)Indicação das condições de aquisição;
10. j)Indicação do diploma ou ato administrativo que legitima a aquisição.
3 -Para efeitos de identificação e controlo dos documentos e agregações a remeter, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de entrega, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de identificação e controlo globais;
2. b)Zona de identificação e controlo dos processos de negócio;
3. c)Zona de identificação e controlo das agregações.
4 -A zona de identificação e controlo globais deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Datas extremas da documentação entregue;
3. c)Número total de agregações;
4. d)Suporte;
5. e)Dimensão total.
5 -A zona de identificação e controlo dos processos de negócio deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de agregações;
5. e)Suporte;
6. f)Dimensão.
6 -A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:
1. a)Identificador da agregação;
2. b)Título da agregação;
3. c)Datas extremas.
7 -As CCDR podem criar o auto de entrega, desde que preveja os elementos informativos expressos nos números anteriores ou, em alternativa, adotar o modelo proposto e disponibilizado pela DGLAB.

Capítulo IV - Gestão da tabela de seleção

Artigo 18.º

Atualização da tabela de seleção

1 -A atualização da tabela anexa ao presente regulamento deve refletir a inclusão, alteração e exclusão de classes relativas a processos de negócio, que resultem de omissão, da atribuição de novas competências ou da sua transferência ou delegação entre órgãos e entidades com funções públicas.
2 -Para viabilizar a gestão da informação produzida entre a publicação no ordenamento jurídico das alterações estipuladas no número anterior e a revisão da tabela anexa ao presente regulamento, as CCDR devem utilizar complementarmente o referencial lista consolidada, nos termos dos artigos 19.º e 20.º
3 -A atualização da tabela anexa pode ocorrer de duas formas:
1. a)Após a submissão e integração de proposta na lista consolidada, nos termos do artigo 20.º;
2. b)Após submissão e aceitação de pedido legalmente fundamentado à DGLAB para a inclusão na tabela de processos de negócio previstos na lista consolidada, por omissão ou transferência legal de competências entre órgãos e entidades que exerçam funções públicas.
4 -A atualização da tabela anexa decorre da revisão do presente regulamento nos termos do artigo 25.º

Artigo 19.º

Lista consolidada

1 -A lista consolidada é um referencial que não integra o presente regulamento.
2 -Sempre que se proceda à inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio nos termos do artigo 20.º, estes podem ser utilizados em SI a partir do momento da sua publicitação na lista consolidada.
3 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações relativos a processos de negócio expressos na lista consolidada até que estes estejam fixados em regulamento aplicável às CCDR.
4 -A atualização da lista consolidada a que alude o n.º 2 precede, obrigatoriamente, à formalização que decorre da revisão do presente regulamento, nos termos do artigo 25.º
5 -Compete à DGLAB a gestão e a publicitação da lista consolidada.

Artigo 20.º

Submissão e integração de proposta na lista consolidada

1 -Compete às CCDR proceder à elaboração e submissão de proposta legalmente fundamentada sobre a inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na lista consolidada.
2 -Compete à DGLAB proceder à integração das propostas de inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na lista consolidada, correspondendo este ato administrativo à aprovação da mesma.
3 -Para efeito do disposto nos números anteriores, devem ser respeitadas as orientações técnicas publicitadas pela DGLAB.

Capítulo V - Da tutela administrativa, penal e contraordenacional

Artigo 21.º

Fiscalização e verificação interna

1 -Compete à DGLAB fiscalizar o cumprimento do disposto no presente regulamento através de auditorias ou outras atividades estipuladas na legislação em vigor.
2 -Sem prejuízo do estipulado no número anterior, compete às CCDR a realização regular de verificações de conformidade com o disposto no presente regulamento.

Artigo 22.º

Previsão penal e contraordenacional

Aos crimes praticados contra o património arquivístico, aplicam-se as disposições previstas na lei penal, com as especificidades constantes na legislação em matéria de proteção dos bens culturais e do regime geral dos arquivos e do património arquivístico.

Artigo 23.º

Competência para o procedimento contraordenacional e sancionatório

Compete, nos termos da lei geral, à DGLAB processar as contraordenações e aplicar as respetivas coimas e sanções acessórias legalmente previstas.

Capítulo VI - Da revisão

Artigo 24.º

Revisão

O presente regulamento deve ser revisto sempre que por determinação legal resultarem alterações significativas, designadamente quanto à inclusão, alteração ou exclusão de processos de negócio que decorram das competências das CCDR.

ANEXO I

Tabela de seleção

(ver documento original)

ANEXO II

Modelo de Auto de Eliminação

(ver documento original)

ANEXO III

Modelo de Auto de Entrega

(ver documento original)

313491363

Artigo 4.º

Definições

1 -Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
1. a)«Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação. As agregações simples são formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental. As agregações compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, agrupam as simples;
2. b)«Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
3. c)«Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
4. d)«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
5. e)«Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
6. f)«Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção. Para garantir o princípio da interoperabilidade a atribuição do código de classificação é da responsabilidade da DGLAB;
7. g)«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
8. h)«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação total e permanente;
9. i)«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
10. j)«Desativação de processos de negócio», a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
11. k)«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
12. l)«Destino final», a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
13. m)«Documento», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades. Também denominado documento de arquivo;
14. n)«Dono de processo», a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;
15. o)«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio para a destruição total e definitiva;
16. p)«Entrega», a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
17. q)«Forma de contagem do prazo», a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:
  1. i)«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
  2. ii)«Data do início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do «Registo biográfico»;
  3. iii)«Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
  4. iv)«Data da conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento, como é o caso de «Manutenção e reparação de bens móveis duradouros»;
  5. v)«Data da cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento. Pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa. Pode incidir, entre outros, sobre legislação, normas, políticas, acordos, convenções, planeamento estratégico, licenças;
  6. vi)«Data da extinção da entidade sobre que recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade. Aplica-se a pessoas (momento do óbito), empresas, bens, atividades, como é o caso da «Identificação fiscal», «Registo de pessoas coletivas», «Registo predial», «Registo comercial»;
  7. vii)«Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo cessamento do direito, que não implica a extinção da entidade. A extinção do direito sobre o bem pode acontecer por alienação (transmissão ou transação), por abate ou desaparecimento do bem, pela venda de imóveis, pela cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência.
18. r)«Informação», a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
19. s)«Lista consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional;
20. t)«Macroestrutura Funcional (MEF)», a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);
21. u)«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementar entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
22. v)«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
23. w)«Ocorrência», os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
24. x)«Participante no processo», a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;
25. y)«Prazo de conservação administrativa», o período, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;
26. z)«Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
27. aa)«Processo transversal», o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;
28. bb)«Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
29. cc)«Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação;
30. dd)«Relatório de avaliação», dispositivo legal destinado à avaliação da documentação acumulada;
31. ee)«Seleção», a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção. É operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
32. ff)«Sistema de informação (SI)», o sistema que integra, gere e fornece acesso aos documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
33. gg)«Tabela de seleção», o instrumento integrado em dispositivo legal, derivado da lista consolidada, de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
34. hh)«Tipologia de ocorrências», a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação. Permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio;
35. ii)«Título», a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação fixada na tabela de seleção.