Art.º 7 · Portaria n.º 681/94 — Da substituição do suporte

1 -Findos os prazos de retenção administrativa, é autorizada a substituição dos documentos originais por cópias em microforma, desde que efectuadas em condições que garantam a sua segurança, autenticidade e legalidade.
2 -As cópias referidas no número anterior serão feitas pelo menos em duplicado, destinando-se um dos exemplares a servir como cópia de segurança e o outro como cópia de utilização administrativa e ou de consulta.
3 -As microformas não poderão apresentar cortes, emendas, rasuras ou quaisquer outras alterações que permitam pôr em causa a sua integridade e reproduzirão termos de abertura e encerramento, autenticados com a assinatura do responsável indicado no artigo 4.º do presente diploma, sob selo branco ou de perfuração especial.
1. 3.1 -Na eventualidade de o HEM utilizar a prestação de serviços para microfilmar os seus documentos, a administração da empresa que prestar tais serviços assinará igualmente os termos de abertura e encerramento.
2. 3.2 -Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
  A descrição dos documentos reproduzidos;
  A identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
  O local e a data da execução dessa transferência.
4 -Caso se opte por microformas em suporte fílmico (microfilme), a cópia de segurança será feita em filme de sais de prata e conservado em local distinto do de consulta.
5 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original.
6 -É autorizada a destruição dos originais dos documentos reproduzidos em microforma nas condições expressas neste diploma, assim como a dos que, de acordo com a tabela anexa, possam ser eliminados.

Artigo 7.º — Da substituição do suporte

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