Portaria

Portaria n.º 681/94

Aprova o regulamento arquivístico do Hospital de Egas Moniz no que se refere à avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, microfilmagem e eliminação de documentação

Artigo 1.º

Do âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável aos documentos do arquivo do Hospital de Egas Moniz, adiante abreviadamente designado por HEM.

Artigo 2.º

Da avaliação

1 -O processo de avaliação do arquivo do HEM tem por objectivo a determinação do valor dos documentos para efeito da sua conservação em arquivo e, consequentemente, a fixação dos respectivos prazos de retenção administrativa, assim como a fixação do seu destino final findos esses prazos.
2 -Os documentos que vinculem informação privilegiada, quer para os estudos do HEM, sua evolução orgânica e funcionamento, quer para a história da medicina, serão conservados permanentemente.
3 -É da responsabilidade do HEM a atribuição dos prazos de retenção administrativa dos seus documentos.
4 -A determinação da documentação a conservar permanentemente cabe aos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante abreviadamente designados por AN/TT, sob proposta do HEM.

Artigo 3.º

Das tabelas de selecção de documentos

1 -A tabela de selecção de documentos anexa a este diploma consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental do arquivo do HEM.
2 -A tabela referida no número anterior é válida por cinco anos, automaticamente renováveis, mediante prévio parecer positivo dos AN/TT, solicitado pelo HEM com uma antecedência mínima de três meses.

Artigo 4.º

Da selecção

A selecção dos documentos do arquivo do HEM, realizada de acordo com o disposto neste diploma, é da responsabilidade directa do administrador hospitalar que vier a ser designado para o efeito pelo conselho de administração.

Artigo 5.º

Da eliminação

1 -A alienação dos documentos cuja eliminação esteja prevista na tabela anexa à presente portaria pode ser feita por:
1. a)Inutilização seguida de venda;
2. b)Incineração; ou
3. c)Maceração.
2 -O HEM reserva-se o direito de optar por qualquer das formas referidas no número anterior, tendo em conta critérios de confidencialidade, racionalidade e reciclagem do papel.
3 -No acto da eliminação de documentos será lavrado um auto, do qual deve constar a relação das unidades arquivísticas objecto de destruição, devidamente identificadas.
4 -Os AN/TT orientarão tecnicamente a elaboração da relação referida no número anterior.
5 -O auto de eliminação constitui prova jurídica de abate patrimonial.
6 -É vedada a eliminação de documentos que não estejam previstos na tabela de selecção.

Artigo 6.º

Da acessibilidade e confidencialidade

O acesso e salvaguarda da confidencialidade dos documentos em arquivo corrente far-se-ão nos termos que vierem a ser definidos pelo HEM, considerada a lei geral.

Artigo 7.º

Da substituição do suporte

1 -Findos os prazos de retenção administrativa, é autorizada a substituição dos documentos originais por cópias em microforma, desde que efectuadas em condições que garantam a sua segurança, autenticidade e legalidade.
2 -As cópias referidas no número anterior serão feitas pelo menos em duplicado, destinando-se um dos exemplares a servir como cópia de segurança e o outro como cópia de utilização administrativa e ou de consulta.
3 -As microformas não poderão apresentar cortes, emendas, rasuras ou quaisquer outras alterações que permitam pôr em causa a sua integridade e reproduzirão termos de abertura e encerramento, autenticados com a assinatura do responsável indicado no artigo 4.º do presente diploma, sob selo branco ou de perfuração especial.
1. 3.1 -Na eventualidade de o HEM utilizar a prestação de serviços para microfilmar os seus documentos, a administração da empresa que prestar tais serviços assinará igualmente os termos de abertura e encerramento.
2. 3.2 -Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
  A descrição dos documentos reproduzidos;
  A identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
  O local e a data da execução dessa transferência.
4 -Caso se opte por microformas em suporte fílmico (microfilme), a cópia de segurança será feita em filme de sais de prata e conservado em local distinto do de consulta.
5 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original.
6 -É autorizada a destruição dos originais dos documentos reproduzidos em microforma nas condições expressas neste diploma, assim como a dos que, de acordo com a tabela anexa, possam ser eliminados.

Artigo 8.º

Da incorporação e comunicabilidade do património arquivístico

1 -Uma cópia de segurança dos documentos assinalados na tabela de selecção anexa ao presente diploma e considerados de conservação permanente deve ser incorporada nos AN/TT, acompanhada dos respectivos instrumentos de descrição documental.
2 -O HEM remeterá aos AN/TT, juntamente com as microformas a incorporar, a discriminação dos documentos que, nos termos da lei geral e especialmente dos n.os 1, 2 e 3 do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, deverão ser objecto de restrições de comunicabilidade.
3 -Excepcionalmente e em casos devidamente justificados, o director dos AN/TT, ouvido o director do HEM, poderá autorizar a consulta de documentos sobre que impenda restrição de comunicabilidade.
4 -Os AN/TT reservar-se-ão o direito de impor as condições que considerarem necessárias tanto à preservação e segurança da documentação quanto à salvaguarda do direito à privacidade, para a comunicação dos documentos referidos no n.º 3.

Artigo 9.º

Da execução

A responsabilidade imediata pela aplicação e execução do presente diploma é do administrador hospitalar que para o efeito vier a ser designado pelo conselho de administração.

Artigo 10.º

Da fiscalização

Na defesa do património arquivístico português, e pelo presente instrumento, os AN/TT terão o direito de inspecção técnica sobre a execução do disposto neste diploma.

ANEXO I

Tabela de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos de conservação

(ver documento original)