Art.º 2 · Portaria n.º 722/85 — (Conceitos básicos)

1 -Todo o órgão militar que emite, recebe e trabalha documentação deve dispor de uma secretaria, cujo desenvolvimento e organização dependem do volume e da natureza da documentação que movimenta, sendo responsável pela guarda dos documentos em trabalho.
2 -Além da data, a todo o documento é atribuído número de processo de acordo com o classificador geral da Guarda e, em princípio, um número de ordem que possibilite a sua perfeita identificação e referência.
3 -Em cada unidade ou órgão só o comandante ou o chefe recebe e emite documentação; exceptua-se a de carácter técnico, que segue canais próprios, conforme regulamentação específica.
4 -Toda a documentação recebida é sempre registada em livro próprio; a expedida é relacionada em guia, que fica arquivada no centro de correspondência.
5 -Os documentos são arrumados em processo próprio e identificados de acordo com o classificador geral; a documentação classificada é tratada segundo as normas específicas que estiverem estabelecidas.
6 -Em cada unidade ou órgão deve haver um arquivo único - arquivo primário - onde são recolhidos periodicamente todos os documentos à guarda das secretarias dos órgãos subordinados.

ARTIGO 2.º — (Conceitos básicos)