Em cada secretaria deve existir:
- a)Os livros e os registos indispensáveis ao controle da documentação;
- b)Os elementos de consulta necessários à acção que nela se desenvolve, como sejam, as leis e regulamentos inerentes ao serviço da Guarda, os regulamentos privativos, as normas de execução permanente, outras leis, regulamentos ou determinações com interesse e os códigos de posturas e regulamentos de polícia e administrativos em vigor na respectiva zona de acção;
- c)O classificador correspondente aos assuntos que são do âmbito da sua actividade (ver capítulo V);
- d)Um carimbo para a sua identificação, com a indicação da unidade, subunidade ou órgão, em caracteres destacados, a designação da secretaria, em caracteres de tamanho menor, e o escudo nacional entre aqueles elementos; o carimbo é semicircular, com uma base de 5 cm, devendo o das secretarias que fazem expedição de correspondência ter as letras SR a ladear o escudo.