Art.º 46 · Portaria n.º 722/85 — (Tratamento da correspondência)

1 -Cada secretaria é identificada por um número de código de dois algarismos que antepõe ao número de ordem dos documentos que elabora.
2 -Toda a correspondência destinada a qualquer unidade é recebida na respectiva secretaria de comando e deve ter o seguinte tratamento:
1. a)Na secretaria de comando:
  Conferência das sinopses e devolução dos duplicados depois de recibados;
  Aposição do carimbo de entrada em todos os documentos, com a respectiva data;
  Registo dos documentos recebidos no livro de registo de correspondência entrada;
  Apresentação da correspondência entrada a conhecimento superior;
  Distribuição, mediante protocolo, que poderá ser o próprio registo de entrada, dos documentos destinados aos outros órgãos da unidade;
2. b)Nas restantes secretarias a que os documentos são distribuídos faz-se um registo dos mesmos, análogo ao efectuado pela secretaria do comando.
3 -A expedição da correspondência é feita através da secretaria do comando e deve ter o seguinte tratamento:
1. a)As secretarias dos diferentes órgãos promovem a entrega na secretaria do comando da correspondência a expedir, acompanhada de sinopse; a correspondência normal dever ser, portanto, entregue sem sobrescrito;
2. b)Na secretaria do comando a correspondência é agrupada por destinatários, relacionada em sinopse, em triplicado, preparada para expedição e, seguidamente, entregue na estação expedidora, mediante guia.
4 -O controle da correspondência a expedir e expedida é garantido por:
1. a)Arquivo, nas secretarias dos diferentes órgãos, das sinopses recibadas que acompanharam os documentos para expedição;
2. b)Arquivo, na secretaria do comando, de um triplicado de cada sinopse expedida, o qual é substituído pelo correspondente duplicado, logo que devolvido pelo destinatário, devidamente recibado;
3. c)Arquivo, na secretaria do comando, dos duplicados das guias de entrega da correspondência expedida, devidamente recibados.
5 -Nas subunidades, secções e postos destacados a expedição da correspondência é feita através da respectiva secretaria, com procedimentos análogos aos prescritos nos n.os 3 e 4.

ARTIGO 46.º — (Tratamento da correspondência)

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