PortariaRevogado

Portaria n.º 999/2009

Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Autoridade de Segurança Alimentar e Económica (ASAE)

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Autoridade de Segurança Alimentar e Económica, adiante abreviadamente designada por ASAE.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos de arquivo da ASAE tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 -É da responsabilidade da ASAE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 -Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da ASAE.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela ASAE, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações de produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a ASAE obter o parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a ASAE vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii do presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação, fixados na tabela de selecção. A sua eliminação pode, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
2 -Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 -A eliminação dos documentos que não estejam expressamente mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
4 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhados por um auto de eliminação, que faz prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.
2 -O modelo do auto de eliminação consta do anexo iii do presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 -A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da ASAE atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Auditoria

Compete à DGARQ auditar a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega e guia de remessa

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de eliminação

(ver documento original)

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação, fixados na tabela de selecção. A sua eliminação pode, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
2 -Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 -A eliminação dos documentos que não estejam expressamente mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
4 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente.