- 1 -Os FM são reconstituídos mensalmente pelo que, para este efeito, a prestação de contas tem que ser efetuada até ao final do mês seguinte, através da submissão de pedido na plataforma de interface com os utilizadores e envio dos respetivos documentos originais ao SGF para o adequado tratamento contabilístico. Em casos muito excecionais, desde que devidamente fundamentados e autorizados, poderão ser feitas reconstituições intercalares (quinzenais).
- 2 -Por este motivo, não podem ser aceites despesas com data anterior à constituição do FM ou data anterior ao último pedido de reconstituição.
- 3 -A reconstituição do FM obedece aos seguintes princípios:
- a)Ser de pequeno montante, considerando-se para tal documento de despesa cujo valor, isoladamente, não ultrapasse 200(euro) (sem IVA);
- b)Enquadrar-se na natureza da despesa autorizada;
- c)Ser autorizada pelo responsável pelo FM, através de aposição de assinatura nos documentos de despesa de forma legível, com indicação da delegação de competências para tal;
- d)De igual modo deve ser aposto nos documentos a menção 'Pago por Fundo de Maneio', em que data, e indicado qual o orçamento que suporta a despesa. Caso este seja distinto daquele onde foi constituído o FM, deve evidenciar a aprovação dada pelo responsável pela gestão desse orçamento;
- e)Ser devidamente fundamentada acerca do motivo pelo qual o pagamento foi efetuado através do FM, que deve ser inscrito no próprio documento - caso este cumpra formato folha A4 - ou em impresso próprio onde deve ser colado o documento, no caso deste ter diferentes dimensões, conforme Im1315 em anexo;
- f)Os documentos de suporte à despesa terão de ser obrigatoriamente originais de faturas-recibo ou faturas acompanhadas dos respetivos recibos, que cumpram os requisitos a seguir descritos, não sendo aceites outros documentos que não obedeçam às especificações legais: (i) data de emissão; (ii) n.º sequencial impresso tipograficamente ou através de saída de computador; (iii) identificação das partes interessadas (nome e morada); (iv) n.º de identificação fiscal das partes interessadas; (v) discriminação dos bens transacionados ou serviços prestados; (vi) preço liquido de imposto; (vii) taxa(s) de IVA aplicável; (viii) montante de IVA devido; (ix) motivo justificativo da isenção de IVA; (x) data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente ou em que os serviços foram realizados;
- g)Para acautelar eventuais perdas de legibilidade do documento em papel, decorrente do tempo de arquivo, estes devem ser digitalizados e colocados como anexo no pedido de reconstituição da plataforma de interface com os utilizadores;
- h)Não poderá ser feita uma reconstituição de fundo de maneio superior ao fundo de maneio atribuído inicialmente para o ano.
- 4 -Na prestação de contas mensal, caso o responsável assim o entenda, pode solicitar que não seja efetuada reconstituição do FM. Caso não o faça, será emitido o respetivo meio de pagamento que, quando se trate de cheque, deverá ser descontando assim que entregue.
- 5 -Ao SGF compete a verificação e conferência dos documentos, a classificação da despesa quanto à sua natureza e a sua imputação ao orçamento correspondente, o respetivo reconhecimento contabilístico e a emissão do meio de pagamento de valor igual à despesa apresentada. Sempre que necessário, serão efetuadas diligências junto do responsável ou assistente do FM para prestação de esclarecimentos.
- 6 -Os documentos que suportam a realização e pagamento das despesas em conta de FM são arquivados de acordo com o sistema de arquivo financeiro implementado na UC.
Artigo 6.º — Reconstituição do Fundo de Maneio
Vigente desde: 31/01/2019