- 1 -Compete à Subdivisão Administrativa, em geral, articular, promover e assegurar a implementação das orientações estabelecidas pelo Chefe de Divisão Administrativa e Recursos Humanos, de acordo com os fins e objetivos definidos para a Unidade Orgânica, com vista à rentabilização de recursos humanos e materiais, eficaz articulação dos sectores e melhoria do desempenho e eficiência organizacional da Divisão.
- 2 -No cumprimento do estabelecido no número anterior, compete em particular à Subdivisão:
- a)Assegurar os serviços de receção, registo e encaminhamento do correio postal, bem como a sua expedição para o exterior;
- b)Executar as tarefas inerentes à receção, registo, classificação de acordo com as normas arquivísticas em vigor, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos;
- c)Assegurar a difusão das decisões e diretivas dos órgãos e serviços municipais, pelos meios adequados;
- d)Proceder à elaboração de editais;
- e)Assegurar a divulgação interna e externa de atos administrativos e outros documentos, e a sua publicação no Diário da República;
- f)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviços, informações e outros documentos da autarquia;
- g)Promover a elaboração e atualização de recenseamentos eleitorais da população e outros;
- h)Assegurar a divulgação de informação institucional através da Intranet e Portal Institucional em estreita articulação com a área da Comunicação;
- i)Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões e autenticações.
- j)Centralizar e gerir o atendimento e a informação municipal, numa lógica integrada de processo, assegurando a coordenação dos espaços, recursos e demais canais afetos a este fim, com exceção do atendimento especificamente atribuído aos outros serviços;
- k)Implementar um atendimento multicanal integrado, através da disponibilização de atendimento presencial e a criação de uma multiplicidade de canais complementares de atendimento não presencial, via telefone, correio, correio eletrónico e tecnologia web;
- l)Promover uma visão integrada dos vários contactos feitos pelo cidadão/munícipe no âmbito de qualquer processo e independentemente do canal de atendimento utilizado, prestando informações, garantindo a existência de mecanismos que permitam um conhecimento célere das solicitações e a evolução do estado dos processos;
- m)Potenciar a utilização dos portais eletrónicos como complemento e, preferencialmente, como alternativa ao atendimento presencial e telefónico;
- n)Garantir a articulação com e entre as diferentes áreas dos serviços municipais, através da normalização dos procedimentos relativos aos pedidos/requerimentos apresentados pelos cidadãos/munícipes, bem como dos requisitos a observar internamente nas respostas a prestar;
- o)Garantir, em articulação com as demais unidades orgânicas que prestam atendimento ao público e dispõem de locais de receção/acolhimento de munícipes, a aplicação de regras de funcionamento, designadamente quanto à circulação de terceiros nos edifícios municipais, quanto à identificação dos atendedores e demais regras relativas ao bom e regular funcionamento destes locais;
- p)Assegurar a gestão dos locais de receção/acolhimento de munícipes;
- q)Realizar outras tarefas, no âmbito do atendimento ao público, que não estejam cometidas a outros serviços.
- r)Garantir o serviço de atendimento telefónico e Call Center do ambiente;
- s)Centralizar, gerir e acompanhar o processo de receção e encaminhamento de ocorrências/sugestões/reclamações/não conformidades apresentadas e transmitir aos munícipes os resultados e as decisões, devendo ser elaborado regularmente relatório das diligências efetuadas, bem como verificar a eficácia das ações empreendidas em estreita colaboração os demais serviços;
- t)Fomentar a participação pública mediante a promoção de mecanismos de cidadania e participação pública dos cidadãos nos processos de consulta e discussão pública de diferentes temas e iniciativas;
- u)Superintender e assegurar o serviço de telefones, fax, correio e correio eletrónico;
- v)Assegurar os serviços de portaria e limpeza das instalações;
- w)Superintender e assegurar o serviço de reprografia e fotocópias;
- x)Estudar, implementar e gerir sistemas automatizados de gestão da informação a utilizar ou fornecer pelos serviços do Município, bem como conceber, propor a aquisição, atualizar e manter os suportes lógicos que permitam a melhoria da eficiência e da produtividade dos serviços;
- y)Coordenar as ações destinadas à informatização dos serviços propondo a aquisição de equipamentos e aplicações, ou o seu desenvolvimento interno, sempre segundo uma exaustiva análise funcional com vista a adequar os meios às reais necessidades dos serviços;
- z)Elaborar instruções e normas de procedimento quer relativas à utilização de equipamentos e aplicações, quer aos limites legais sobre o registo de dados pessoais, confidencialidade, reserva e segurança da informação.
- 3 -A Subdivisão Administrativa é coadjuvada no cumprimento das suas competências pelos Núcleos previstos no artigo 10.º n.º 2 alínea l) do presente regulamento.
Artigo 27.º — Subdivisão Administrativa
Vigente desde: 14/03/2022