A Secção de Administração Geral e Arquivos pode ser chefiada por um/a Coordenador/a Técnico/a, competindo-lhe:
- 1 -Na área da Administração Geral:
- a)Assegurar o expediente geral dos SMN;
- b)Assegurar o desenvolvimento dos processos de expediente geral;
- c)Atendimento telefónico geral;
- d)Garantir as tarefas de secretariado, de apoio administrativo e logístico e de organização dos processos necessários ao exercício das funções do Conselho de Administração;
- e)Organizar a agenda, secretariar e dar apoio administrativo e logístico ao presidente do Conselho de Administração no desempenho das suas competências, bem como reunir as informações necessárias à tomada de decisões;
- f)Coordenar a distribuição de ordens de serviço, comunicações de serviço e outros documentos que não sejam adstritos a outras unidades orgânicas;
- g)Assegurar o serviço de atendimento telefónico geral;
- h)Prestar informações gerais ao público sobre assuntos de serviço e encaminhá-lo para os serviços adequados;
- i)Executar os serviços administrativos de caráter geral não específicos de outras unidades ou secções que não disponham de apoio administrativo próprio.
- j)Conceber, propor e aplicar normas relativas à gestão financeira e patrimonial, para serem seguidas por todos os serviços;
- k)Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro de bens propriedade dos SMN, de acordo com o disposto em regulamento;
- l)Executar o expediente relacionado com alienação de bens móveis e imóveis;
- m)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
- 2 -Na área do Arquivo:
- a)Organizar e manter atualizado um copiador geral de toda a correspondência expedida;
- b)Garantir a manutenção e a organização do Arquivo Geral dos SMN;
- c)Promover a organização e responsabilizar-se pela conservação, atualização e movimento dos arquivos da correspondência geral e de outra documentação;
- d)Organizar, manter funcional e zelar pela segurança do arquivo geral, definindo a eventual articulação com outros arquivos específicos e com as necessidades da implementação de métodos de racionalização e simplificação do manuseamento de documentos;
- e)Arquivar todos os documentos, originais ou classificados como tal, de acordo com a legislação, que sejam remetidos para arquivo;
- f)Propor métodos para destruição de documentos, de acordo com a legislação, garantida que esteja, nos casos aplicáveis, a sua existência em suporte adequado.
- g)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.