São atribuições da Divisão Administrativa e de Recursos Humanos:
- 1 -Em matéria de apoio jurídico e contencioso:
- a)Apoiar juridicamente o Conselho de Administração, o seu Presidente e o Diretor Delegado, com elaboração de propostas a submeter às reuniões do Conselho de Administração;
- b)Emitir pareceres de natureza jurídica no âmbito dos SMAS de Montijo;
- c)Apoiar juridicamente todas as unidades e subunidades dos SMAS de Montijo, nas matérias que respetivamente lhes digam respeito;
- d)Apoiar juridicamente o lançamento e desenvolvimento dos processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas de obras públicas, em articulação com os serviços envolvidos;
- e)Dar parecer sobre os recursos hierárquicos ou contenciosos, bem como reclamações que envolvam os SMAS de Montijo;
- f)Elaborar ou dar pareceres sobre projetos legislativos ou regulamentares de interesse para os SMAS Montijo, sob determinação do Diretor-Delegado;
- g)Exercer as demais atribuições resultantes da lei, regulamento, deliberação ou despacho;
- 2 -Em matéria de apoio administrativo e expediente:
- a)Assegurar todo o apoio administrativo ao funcionamento do Conselho de Administração, ao Diretor-Delegado;
- b)Assegurar a receção, digitalização, registo e encaminhamento, expedição e arquivo de toda a correspondência;
- c)Superintender o funcionamento do serviço de correio eletrónico e ou outros tipos de comunicação avançada;
- d)Assegurar a distribuição da documentação de caráter geral, bem como a divulgação dos despachos e outros documentos de caráter genérico;
- e)Avaliar a adequação e eficácia do sistema de suportes, circuitos, procedimentos administrativos, propondo ou acompanhando as medidas de simplificação administrativa, nomeadamente, no âmbito da normalização e desmaterialização de documentos, da modernização de procedimentos e racionalização dos circuitos;
- f)Garantir o apoio logístico geral ao funcionamento dos serviços, designadamente, organizando e controlando o trabalho da reprografia, telefonistas, limpeza e demais assistentes operacionais que lhe estejam afetos;
- g)Assegurar a gestão das instalações dos SMAS de Montijo, visando a racionalização do seu uso e manutenção;
- h)Promover e gerir os procedimentos de contratação pública, relacionados com o Serviço;
- i)Exercer as demais atribuições resultantes da lei, regulamento, deliberação ou despacho.
- 3 -Em matéria de tecnologias e sistemas de informação:
- a)Identificar e caracterizar as soluções implementadas e necessidades dos SMAS na área das tecnologias de informação e comunicação (TIC);
- b)Acompanhar as tendências e evolução das soluções tecnológicas existentes na área das TIC;
- c)Participar em ações de reengenharia de processos, propondo a implementação de soluções enquadradas com as tendências e necessidades previamente identificadas visando a modernização operacional e administrativa dos SMAS Montijo;
- d)Definir linhas de orientação para a aquisição, disponibilização e utilização dos recursos informáticos;
- e)Zelar pela segurança dos sistemas de informação, definindo e implementando políticas de segurança que garantam e regulem o acesso à informação;
- f)Configuração e manutenção dos equipamentos físicos (hardware) de suporte às TIC;
- g)Proceder à instalação, configuração e atualização do software de base;
- h)Assegurar as condições técnicas adequadas ao regular funcionamento dos sistemas de informação e comunicação;
- i)Garantir um elevado nível de disponibilidade e desempenho dos equipamentos e dos sistemas de informação e comunicação;
- j)Assegurar a disponibilidade do serviço no apoio às demais unidades flexíveis e subunidades, nomeadamente, aos seus utilizadores e também os recursos necessários ao seu funcionamento;
- k)Garantir resposta em tempo útil às solicitações dos utilizadores e avarias dos equipamentos, de forma a minimizar o impacto nos serviços;
- l)Propor e realizar ações de formação orientadas às necessidades dos serviços e utilizadores;
- m)Responder às necessidades aplicacionais identificadas pelos serviços de acordo com a estratégia definida pelos SMAS;
- n)Proceder à customização e parametrização das aplicações existentes à medida das exigências dos serviços da autarquia;
- o)Definir e implementar políticas de gestão de recursos informáticos, procurando maximizar a eficiência e organização dos mesmos;
- p)Definir e implementar políticas de backups e recuperação de informação;
- q)Definir e implementar políticas de manutenção e otimização de desempenho de suportes físicos e lógicos;
- r)Definir e implementar políticas de monitorização e avaliação de desempenho das redes de comunicações;
- s)Assegurar a disponibilidade dos meios técnicos necessários ao funcionamento dos serviços-online como sejam o Portal da Autarquia, Balcão Digital e APP;
- t)Implementar e cumprir legislação em matéria de Cibersegurança;
- u)Assegurar e controlar a qualidade do serviço prestado pelas empresas, de acordo com os contratos estabelecidos sobre o serviço e questões técnicas das aplicações;
- v)Promover o desenvolvimento e atualização de um sistema de informação geográfico de cadastro do sistema de abastecimento de águas;
- w)Promover e gerir os procedimentos de contratação pública, relacionados com o Serviço;
- x)Exercer as demais atribuições resultantes da lei, regulamento, deliberação ou despacho.
- 4 -Em matéria de qualidade e reclamações:
- a)Fazer a manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) de acordo com a norma NP EN ISO 9001;
- b)Assegurar que os processos necessários ao SGQ são estabelecidos, implementados e mantidos segundo a norma aplicável;
- c)Controlar e acompanhar o tratamento das não conformidades e incidentes, divulgando as ferramentas e métodos de análise para tratamento e divulgação dos dados recolhidos;
- d)Dirigir as auditorias internas e acompanhar as externas;
- e)Apoiar as atividades de monitorização da satisfação do cliente;
- f)Apoiar o órgão de gestão na definição e manutenção da política de Qualidade;
- g)Gerir e propor junto de cada Serviço a utilização de ferramentas e metodologias de apoio, de modo a proporcionar o desenvolvimento e a melhoria contínua com referência ao SGQ;
- h)Controlar e acompanhar o tratamento das reclamações, garantindo o seu registo e resposta, no cumprimento dos prazos legalmente estabelecidos;
- i)Controlar e acompanhar os pedidos de informação e sugestões apresentadas pelos munícipes/clientes;
- j)Promover e gerir os procedimentos de contratação pública, relacionados com o Serviço;
- k)Exercer as demais atribuições resultantes da lei, regulamento, deliberação ou despacho.
- 5 -Em matéria de recursos humanos:
- a)Elaborar o mapa de pessoal, de acordo com as necessidades dos Serviços e promover a sua gestão;
- b)Promover a gestão dos processos de recrutamento e mobilidade de pessoal, de acordo com as necessidades apresentadas pelos Serviços;
- c)Assegurar a avaliação de desempenho e o desenvolvimento nas carreiras;
- d)Elaborar o mapa anual de encargos com pessoal a integrar a proposta de orçamento anual e proceder a eventuais alterações ao mesmo;
- e)Elaborar o Balanço Social;
- f)Criar e atualizar os processos individuais dos trabalhadores;
- g)Gerir o processamento de remunerações e outros abonos, suplementos remuneratórios, das prestações sociais e retribuições legalmente definidas;
- h)Gerir os descontos provenientes das remunerações e comparticipações dos SMAS aos diversos organismos externos e promover o seu pagamento;
- i)Registar, controlar e informar sobre a assiduidade, pontualidade, regime de férias, faltas e licenças;
- j)Desenvolver, organizar e atualizar os processos administrativos de aposentação, assistência na doença, acidentes de trabalho, entre outros;
- k)Efetuar o levantamento, análise e diagnóstico das necessidades de formação dos trabalhadores dos SMAS;
- l)Planear, coordenar e controlar as atividades de formação dos trabalhadores dos SMAS, avaliar os resultados das de formação;
- m)Estabelecer ao contactos e ligações necessárias com entidades externas, designadamente, ADSE, Segurança Social, CGA, Companhias de Seguros, Sindicatos e outros;
- n)Assegurar o atendimento presencial e/ou telefónico dos trabalhadores dos SMAS;
- o)Assegurar a comunicação e informação interna aos trabalhadores dos SMAS;
- p)Assegurar a prestação de informação estatística no âmbito do SIIAL, ERSAR e demais entidades externas, na área dos recursos humanos;
- q)Assegurar os demais procedimentos no domínio da gestão de recursos humanos;
- r)Exercer as demais atribuições resultantes da lei, regulamento, deliberação ou despacho.
- 6 -Em matéria de Higiene e Saúde no Trabalho:
- a)Promover e gerir as questões de Segurança e Saúde no Trabalho, mediante a caracterização, monitorização e avaliação de riscos profissionais;
- b)Promover e gerir os processos de aquisição e gestão de stocks de fardamento e equipamentos de proteção individual para os trabalhadores dos SMAS de Montijo e acompanhar a sua distribuição, uso adequado e cumprimento das normas em vigor;
- c)Gerir os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais e articular com as entidades competentes;
- d)Analisar as causas de acidentes de trabalho ou as situações de doença profissional, elaborando e/ou acompanhando os relatórios definidos;
- e)Desenvolver o procedimento tendente à aplicação das normas referentes ao Suplemento de Penosidade e Insalubridade;
- f)Assegurar o desenvolvimento e execução do Plano de Prevenção de Riscos Profissionais, tendo em conta a promoção da saúde dos trabalhadores;
- g)Garantir o cumprimento do Regulamento de fardamento e Equipamento de Proteção Individual dos SMAS, garantindo aos trabalhadores a sua formação quanto ao uso e normas de segurança em vigor;
- h)Propor a implementação de meios de combate a incêndio e sinalização de segurança;
- i)Promover e gerir os procedimentos de contratação pública, relacionados com o Serviço;
- j)Exercer as demais atribuições resultantes da lei, regulamento, deliberação ou despacho.