Art.º 67 · Regulamento n.º 1023/2024 — Secção de Apoio aos Órgãos Autárquicos

1 -Compete à Secção de Apoio aos Órgãos Autárquicos (SAOA):
1. a)Prestar o apoio técnico - administrativo às atividades desenvolvidas pelos serviços operativos que não tenham enquadramento funcional nos respetivos setores de apoio administrativo;
2. b)Apoiar administrativa e logisticamente os órgãos municipais em matérias que não estejam cometidas expressamente a outros serviços;
3. c)Assegurar o expediente relativo à convocação das reuniões e distribuir as ordens de trabalho e documentação anexa;
4. d)Organizar e manter atualizado o sumário das deliberações para divulgação e publicação;
5. e)Assegurar as tarefas administrativas referentes à instalação dos órgãos do município;
6. f)Manter atualizada a lista dos elementos que compõem os órgãos do município, promovendo as ações necessárias ao preenchimento das vagas operadas por suspensão, renúncia ou perda de mandato dos seus membros;
7. g)Assegurar o secretariado do Presidente da Assembleia Municipal;
8. h)Assegurar o atendimento dos munícipes e das entidades que se dirigem à Assembleia Municipal ou aos seus eleitos;
9. i)Promover a atualização das atas dos órgãos do município;
10. j)Assegurar as demais funções que lhe forem cometidas por lei, deliberação ou despacho;
11. k)Remeter aos serviços competentes da Administração Central ou de outras autoridades públicas, as informações, documentos, certidões ou fotocópias nos casos legalmente previstos.
12. l)Desempenhar outras tarefas no âmbito das suas atribuições.
2 -A Secção de Apoio aos Órgãos Autárquicos compreende ainda o Setor de Arquivo e Reprografia, competindo-lhe:
1. a)Gerir de forma integrada os arquivos municipais, assegurando o acesso em condições de segurança e rapidez;
2. b)Promover e acompanhar a dinamização de aplicações informáticas de circulação e gestão documental;
3. c)Promover e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos;
4. d)Propor, dinamizar e coordenar os procedimentos destinados à organização dos arquivos correntes, nomeadamente a inutilização de procedimentos administrativos e de tipologias documentais;
5. e)Assegurar, através do arquivo intermédio, a inventariação, organização e gestão dos documentos produzidos nos diversos serviços, garantindo critérios de avaliação, seleção, classificação e eliminação, de acordo com as disposições legais em vigor;
6. f)Elaborar os planos de classificação documental e proceder às respetivas revisões.
7. g)Assegurar todo o serviço de reprografia solicitado pelos restantes serviços.

Artigo 67.º — Secção de Apoio aos Órgãos Autárquicos

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