Regulamento

Regulamento n.º 1026/2025

Regulamento do Centro de Congressos do Laboratório Nacional de Engenharia Civil, IP.

Artigo 1.º

Introdução e Âmbito

1 -O presente regulamento define os princípios orientadores e estabelece as normas gerais de cedência, de curta duração dos espaços que integram o campus do Laboratório Nacional de Engenharia Civil, IP
2 -Para a realização de eventos existem no LNEC, preferencialmente os espaços seguintes com as características constantes nos anexos 1, 2 e 3 a este regulamento:
1 auditório;
1 pequeno auditório;
1 salão nobre;
6 salas de reunião;
1 anfiteatro;
2 espaços do átrio, que podem ser utilizados para refeições e apoio a eventos;
3 espaços ajardinados, que podem ser utilizados para refeições e apoio a eventos;
1 espaço dedicado a refeições de apoio a eventos;
2 salas para almoços, no Centro de Convívio.
3 -Os espaços mencionados no ponto anterior podem ser cedidos para a realização de eventos, adequados às estruturas disponíveis, garantindo a preservação das instalações e dos materiais.
4 -A cedência dos espaços é da competência do Conselho Diretivo.

Artigo 2.º

Condições gerais de funcionamento

1 -Os espaços destinados à realização de eventos funcionam, em regra, de segunda a sexta-feira, entre as 9:00 e as 17:30 horas. Excecionalmente poderão funcionar aos sábados, domingos e feriados, mediante autorização expressa do Conselho Diretivo do LNEC.
2 -Sempre que haja necessidade de antecipação e/ou prolongamento do horário de funcionamento para a realização de montagens ou desmontagens, devem os serviços ser avisados aquando da realização da marcação, de forma a permitir a coordenação dos meios técnicos e humanos necessários e observados os custos adicionais a considerar.
3 -Sempre que a realização de montagens e desmontagens exijam a presença de colaboradores do LNEC, fora do horário de funcionamento, será debitada na contabilização final de custos o valor correspondente ao número de horas de trabalho extra.
4 -A receção de encomendas, equipamentos ou materiais necessários à realização dos eventos é da responsabilidade dos seus organizadores ou de quem os represente.
5 -Não é permitida a afixação de informações ou cartazes em vidros, espelhos, tetos, paredes, portas, escadas e corrimãos. Os suportes para esse fim são fornecidos pelo secretariado do centro de congressos do LNEC.
6 -No decurso dos eventos é da responsabilidade da organização a segurança das pessoas e equipamentos presentes, declinando o LNEC qualquer responsabilidade por eventuais furtos, roubos ou extravios de equipamentos ou objetos que se encontrem no campus.

Artigo 3.º

Procedimento

1 -A reserva de espaços, de equipamentos ou de quaisquer serviços complementares (audiovisuais, ou outros) deverá ser realizada junto do secretariado do centro de congressos do LNEC, por telefone (218 443 866), por correio eletrónico ([email protected]), ou através do preenchimento de formulário próprio, disponível internamente na intranet.
2 -A reserva só se considerará realizada após a receção de comunicação escrita (formulário ou e-mail), devidamente identificado com o nome do evento, o responsável pela reserva, o número de pessoas esperado, sala(s) e/ou espaço(s) necessários e meios técnicos necessários.
3 -A prestação de alguns serviços - streaming, gravação da sessão, videoconferência, tradução simultânea, catering, montagens, entre outros - pela sua especificidade ou necessidade de preparação prévia - pode necessitar de marcação com maior antecedência, devendo sempre ser referida na reserva do espaço.
4 -As marcações são efetuadas por ordem de entrada nos serviços de secretariado e os eventos LNEC têm sempre prioridade sobre quaisquer outras entidades.
5 -O cancelamento de reserva deve sempre ser efetuado para [email protected].
6 -O cancelamento de reserva, total ou parcial, implica:
1. a)Pagamento de 50 % dos serviços reservados, sempre que o cancelamento seja efetuado com uma antecedência em relação à data de início do evento entre três a cinco dias úteis;
2. b)Pagamento da totalidade dos serviços reservados, sempre que o cancelamento seja efetuado com uma antecedência em relação à data de início do evento inferior a três dias úteis.

Artigo 4.º

Oneração

1 -A utilização dos espaços do Centro de Congressos do LNEC é, em regra, onerosa.
2 -Todos os serviços prestados deverão ser pagos de acordo com as tabelas aprovadas pelo Conselho Diretivo do LNEC.
3 -Sem prejuízo do disposto nos números anteriores, a cedência dos espaços é concedida a título gratuito, quando se destina à utilização interna, da tutela ou a eventos organizados ou coorganizados pelo LNEC, carecendo, no entanto, de reserva e autorização prévia.
4 -Atendendo à natureza do evento, desde que tal seja solicitado e fundamentado, o Conselho Diretivo do LNEC pode atribuir descontos face à tabela de preços em vigor.
5 -Ao valor indicado na tabela, será aplicado IVA à taxa em vigor para Serviços.
6 -O pagamento deverá ser feito por transferência bancária, ou outro, combinado com a Direção de Serviços Financeiros e Patrimoniais (DSFP).

Artigo 5.º

Serviços externos

1 -Podem ser prestados serviços de catering por fornecedores externos, em áreas especificas, carecendo de aprovação prévia e implicando o pagamento da cedência do espaço onde se realiza o serviço e de eventuais despesas de limpeza e arrumação.
2 -Não é permitida a utilização de serviços audiovisuais que não sejam da exclusiva responsabilidade do LNEC, ou previamente autorizados.
3 -Se a solicitação de meios audiovisuais for superior à capacidade de resposta dos serviços do LNEC podem os utentes fazer as diligências necessárias para satisfazer as necessidades e assumir os respetivos encargos.
4 -No interior dos espaços podem ser utilizados meios próprios dos utentes, desde que previamente autorizados pelo Conselho Diretivo e informados os serviços do LNEC.

Artigo 6.º

Incumprimentos

O incumprimento das normas constantes do presente regulamento implicará a não autorização de futuras utilizações e o pagamento de uma indemnização a definir pelo Conselho Diretivo do LNEC, em função dos prejuízos decorrentes do não cumprimento.

Artigo 7.º

Dúvidas e Omissões

As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação deste regulamento, serão resolvidas nos termos da lei aplicável e, em caso de lacuna, por despacho do Conselho Diretivo do LNEC.

ANEXO 1

Características dos espaços

ANEXO 2

Capacidade das salas

ANEXO 3

Planta volumétrica dos espaços do Centro de Congressos

19 de agosto de 2025. - A Diretora de Serviços de Recursos Humanos e Logística, Ana Paula Seixas Morais.

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