Art.º 16 · Regulamento n.º 1041/2024 — Competências do Departamento de Administração e Expediente Geral

1 -Ao Setor de Atendimento e Expediente Geral (SAEG), compete:
1. a)Garantir a receção, registo e distribuição de todos os documentos que dão entrada na Junta, bem como o seu arquivo (físico e informático);
2. b)Gerir e dinamizar o atendimento público dos fregueses e serviços de receção e telefonistas;
3. c)Garantir a articulação com e entre as diferentes áreas dos serviços da JFARS, através da normalização dos procedimentos relativos aos pedidos/requerimentos apresentados pelos cidadãos, bem como, dos requisitos a observar internamente nas respostas a prestar;
4. d)Garantir a receção, registo e distribuição de todos os documentos que dão entrada na Junta, bem como o seu arquivo (físico e informático);
5. e)Emitir atestados, certidões, cópias, fotocópias e autenticação de documentos, cuja passagem seja solicitada e devidamente autorizada;
6. f)Fazer o registo de Licenciamento da ocupação do espaço público e publicidade inerente aos agentes económicos, culturais ou desportivos;
7. g)Executar tarefas inerentes à receção, classificação, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos;
8. h)Proceder ao registo e licenciamento de canídeos e gatídeos;
9. i)Assegurar, em articulação com o Gabinete de Apoio ao Executivo, as tarefas inerentes ao recenseamento e processo eleitoral;
10. j)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço, informações e restantes documentos da autarquia;
11. k)Facultar, para consulta, documentos arquivados;
12. l)Executar os serviços administrativos de caráter geral, não especificado noutras secções ou respeitantes a serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
13. m)Arquivar todos os documentos, livros e processos que lhes sejam entregues pelas diferentes secções;
14. n)Expedir via CTT, a correspondência produzida pelos diferentes serviços municipais;
15. o)Assegurar o atendimento telefónico e por email;
16. p)Assegurar o funcionamento dos Postos dos CTT (Sobralinho e Bom Sucesso) no âmbito do Protocolo assinado entre a JFARS e a empresa CTT.
17. q)Proceder ao Licenciamento da ocupação do espaço público e publicidade inerente aos agentes económicos, culturais ou desportivos;
18. r)Promover a criação, alteração e atualização dos regulamentos relacionados com as atividades económicas, tais como o regulamento de ocupação do espaço público e publicidade, entre outros;
19. s)Colaborar na elaboração ou alteração de outros regulamentos ou adaptação de posturas municipais que interfiram com as matérias do serviço da JFARS;
20. t)Proceder à fiscalização do cumprimento das obrigações de pagamento de taxas e licenças decorrentes destes serviços e das atividades;
21. u)Exercer as demais funções, no âmbito das suas atribuições, que forem cometidas por despacho dos superiores hierárquicos.
2 -Ao Setor de Administração Financeira e Contratação (SAFC), compete:
1. a)Promover os registos e procedimentos contabilísticos dos factos patrimoniais e das operações de natureza orçamental, inerentes à constituição de proveitos, à arrecadação de receitas e à realização de despesas, verificando o cumprimento das normas e da legislação em vigor e nos termos do modelo de gestão estabelecido, bem como organizar o respetivo arquivo documental;
2. b)Assegurar a regularidade financeira e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade e finanças locais;
3. c)Elaborar os documentos de prestação de contas da Junta de Freguesia, incluindo a consolidação de contas com as pessoas coletivas previstas na lei;
4. d)Assegurar a gestão das contas correntes, de fundo de maneio e de fornecedores, suportada por reconciliações;
5. e)Assegurar a liquidação e controlo da cobrança das taxas e outras receitas da JFARS, nos termos das normas legais e regulamentares em vigor;
6. f)Cumprir as obrigações de natureza contributiva e fiscal decorrente da atividade desenvolvida pela Junta;
7. g)Promover o processo de planeamento anual e plurianual das receitas e despesas da JFARS;
8. h)Acompanhar, controlar e avaliar a execução das grandes opções do plano e do orçamento, bem como elaborar relatórios periódicos de avaliação, propondo, se for caso disso, a adoção de medidas de reajustamento;
9. i)Elaborar os documentos de prestação de contas da Junta;
10. j)Proceder ao envio de informação económica e financeira à DGAL e às restantes entidades externas de acompanhamento e controlo;
11. k)Elaborar as propostas de orçamento da Junta e controlar a execução dos orçamentos aprovados;
12. l)Verificar a legalidade e a eficiência das despesas;
13. m)Processar as despesas relacionadas com a aquisição de bens e serviços;
14. n)Promover a constituição, reconstituição e liquidação dos fundos de maneio e controlar as despesas efetuadas através dos mesmos;
15. o)Garantir a faturação e gestão de tesouraria;
16. p)Assegurar a promoção e gestão dos procedimentos de contratação, adjudicação, formalização e execução de contratos;
17. q)Verificar, depois da receção das requisições internas, as condições legais para a realização das despesas;
18. r)Proceder às aquisições necessárias, após adequada instrução dos respetivos processos, incluindo a preparação de programas de concursos e cadernos de encargos para abertura dos respetivos concursos, referentes à aquisição de materiais e outros bens e serviços;
19. s)Efetuar consultas prévias de mercado;
20. t)Proceder ao registo informático da documentação, por processos;
21. u)Manter atualizado o inventário das existências em armazém;
22. v)Promover a gestão dos stocks necessários ao bom funcionamento dos respetivos serviços;
23. w)Colaborar na prestação de informação às várias entidades externas, no âmbito deste serviço;
24. x)Exercer as demais funções, no âmbito das suas atribuições, que forem cometidas por despacho dos superiores hierárquicos.

Artigo 16.º — Competências do Departamento de Administração e Expediente Geral

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