Missão
- a)Garantir o cumprimento das orientações estratégicas relativas ao atendimento e ao relacionamento com os/as Cidadãos/ãs e com as diversas entidades;
- b)Assegurar o apoio administrativo e jurídico à atividade dos serviços e ao exercício das competências dos órgãos autárquicos, de forma transversal e quando não cometido a outros serviços;
- c)Contribuir para o regular funcionamento e para a prossecução das políticas e dos planos municipais;
- d)Criar instrumentos de gestão mais eficientes que promovam a melhoria contínua, apoiando os serviços na sua correta implementação e monitorização;
- e)Estudar e propor as melhores soluções tecnológicas, que introduzam uma cultura de inovação na organização;
- f)Incrementar medidas e ações que valorizem o património arquivístico municipal, incluindo as associadas ao tratamento técnico documental, à preservação digital, à acessibilidade e disseminação, tendentes à sustentabilidade de uma cultura organizacional racional, rigorosa e transparente;
- g)Implementar modelos e iniciativas de gestão das pessoas, assegurando permanente alinhamento entre a conciliação da vida pessoal e profissional e a garantia dos níveis de produtividade necessários a uma prestação de serviços de qualidade aos/às Munícipes;
- h)Contribuir para um adequado alinhamento entre os objetivos definidos pelo Executivo Municipal, vertidos nos diversos planos existentes e as pessoas necessários à sua prossecução, alinhando e/ou reforçando as suas competências;
- i)Assegurar que a Autarquia encontra as melhores políticas para uma correta e justa valorização da carreira dos trabalhadores e correspondente diferenciação;
- j)Contribuir para uma correta gestão de competências, que assegure que os perfis necessários em cada posto de trabalho são ocupados pelas pessoas mais bem preparadas para esses postos de trabalho;
- k)Garantir uma eficiente gestão do processo de avaliação do desempenho, que assume determinante relevância na carreira dos colaboradores.
À Divisão Administrativa e de Recursos Humanos, sob a direção de um/a Chefe de Divisão, no âmbito das suas áreas de intervenção, compete:
- 1 -Na Subunidade Orgânica de Recursos Humanos
- 1.1 -Na área da Gestão da Formação:
- a)Proceder ao diagnóstico e análise das necessidades de formação;
- b)Elaborar Plano Anual de Formação e proceder à sua execução;
- c)Efetuar análise e pesquisa de oferta formativa, que responda às necessidades existentes;
- d)Gerir todo o processo de concretização das ações de formação, nomeadamente autorização, pagamentos (em articulação com a Divisão Financeira e Patrimonial), transportes e inscrições;
- e)Estruturar e aplicar métodos de avaliação das ações de formação nas suas diversas dimensões (satisfação, impacto e retorno);
- f)Promover estudos e propostas de articulação entre a formação, a avaliação de desempenho e a gestão da carreira dos/as trabalhadores/as;
- g)Proceder à elaboração de Relatório de Gestão de Formação;
- h)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 1.2 -Na área da Saúde no Trabalho:
- a)Assegurar o cumprimento das obrigações legais do Município em matéria de Medicina no Trabalho;
- b)Proceder, em articulação com o prestador de serviço na área de Saúde no Trabalho, ao agendamento de consultas médicas;
- c)Gerir os procedimentos administrativos inerentes à área de Saúde no Trabalho;
- d)Acompanhar e encaminhar, em articulação com o/a médico/a do trabalho, todas as situações suscetíveis de colocar em causa a saúde dos/as trabalhadores/as;
- e)Gerir os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais;
- f)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 1.3 -Na área da Gestão de Remunerações e Assiduidade:
- a)Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesas com pessoal a integrar no orçamento municipal;
- b)Assegurar, em articulação com a Divisão Financeira e Patrimonial, a contínua atualização do cálculo dos encargos com o pessoal e elaborar estudos e relatórios sobre a evolução da respetiva despesa, sempre que tal lhe seja solicitado pelo Executivo;
- c)Colaborar no fornecimento de dados para a Prestação de Contas e Relatório de Atividades;
- d)Gerir todos os processos administrativos direta ou indiretamente relacionados com o correto processamento das remunerações;
- e)Gerir os processos de aposentação;
- f)Assegurar resposta eficiente a pedidos de contagem de tempo de serviço e outras solicitações de atuais ou antigos/as trabalhadores/as;
- g)Gerir os processos de assiduidade dos/as trabalhadores/as, desde o estudo dos horários até à monitorização do seu cumprimento;
- h)Processar remunerações e abonos;
- i)Elaborar o Mapa Anual de Férias e acompanhar a sua execução;
- j)Instruir processos referentes a prestações sociais (abono de família, ADSE);
- k)Elaborar e conferir os mapas de relações de descontos, processados nos vencimentos e remetê-los às entidades destinatárias nos prazos legais;
- l)Articulação com o Serviço de Informática, Modernização e Inovação, no sentido de encontrar as melhores respostas tecnológicas ao correto desenvolvimento do serviço e eliminação de redundâncias procedimentais;
- m)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 1.4 -Na área Administrativa, Gestão de Carreiras, Desenvolvimento e Avaliação de Desempenho:
- a)Gerir o Mapa de Pessoal do Município, incluindo o pessoal não docente do Agrupamento de Escolas Verde Horizonte, bem como dos Assistentes Operacionais afetos à Unidade de Saúde Local;
- b)Responder de forma informada e tecnicamente completa a pedidos de informação no âmbito da atividade administrativa de recursos humanos;
- c)Prestar atendimento aos/às trabalhadores/as na parte que lhe compete;
- d)Prestar informação dos direitos e deveres dos/as trabalhadores/as;
- e)Elaborar comunicações e normas internas;
- f)Monitorizar as situações de aposentação dos/as trabalhadores/as e acautelar a sua substituição, se esse for o caso;
- g)Informar superiormente as ações necessárias à legal gestão administrativa dos recursos humanos;
- h)Prestar apoio administrativo que lhe for solicitado no âmbito de processos de inquérito, averiguações e disciplinares;
- i)Organizar e manter atualizados os processos individuais;
- j)Assegurar os procedimentos administrativos necessários à admissão de trabalhadores, garantindo os devidos pagamentos mensais, no âmbito dos programas ocupacionais do Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP);
- k)Assegurar os procedimentos administrativos necessários à realização de estágios profissionais e curriculares e prestar o necessário apoio aos/às estagiários/as;
- l)Assegurar as operações de registo de documentos, informar irregularidades e proceder ao encaminhamento dos respetivos documentos;
- m)Efetuar o “report”, às entidades externas, de todos os dados solicitados em matéria de recursos humanos;
- n)Recolher, organizar e tratar a informação socioprofissional relativa às pessoas e elaborar, anualmente, o Balanço Social;
- o)Assegurar a gestão de carreiras;
- p)Monitorizar e manter atualizadas as situações de possível mobilidade interna, que melhor satisfaçam o perfil dos/as trabalhadores/as, assegurando o superior interesse dos serviços;
- q)Gerir os pedidos de mobilidade na categoria, mantendo atualizada base de dados dos pedidos do exterior que possam satisfazer necessidades, que, entretanto, ocorram;
- r)Gerir os processos tendentes à concretização de mobilidades intercarreiras, garantindo a sua harmonização com critérios concretos e objetivos, preferencialmente alinhados com o SIADAP;
- s)Gerir as necessidades de recrutamento de novos/as trabalhadores/as;
- t)Assegurar o processo de recrutamento e seleção de recursos humanos necessários para fazer face às necessidades identificadas;
- u)Propor critérios de recrutamento e seleção, que auxiliem a decisão e o júri dos procedimentos concursais;
- v)Prestar apoio técnico aos júris dos procedimentos concursais;
- w)Garantir as melhores condições de acolhimento e integração de novos/as trabalhadores/as;
- x)Gerir o processo de implementação e aplicação harmónica do SIADAP, ou qualquer outro sistema de avaliação de desempenho, incluindo a difusão da informação junto dos/as trabalhadoras/as e o apoio ao funcionamento do Conselho Coordenador de Avaliação;
- y)Apoiar os serviços na correta definição dos parâmetros previstos no SIADAP, bem como na procura das melhores soluções de monitorização;
- z)Elaborar perfis de competências dos trabalhadores;
- aa)Criar critérios da ponderação curricular como meio alternativo de avaliação;
- bb)Assegurar as alterações de posicionamento remuneratório na categoria dos/as trabalhadores/as;
- cc)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 2 -Na Subunidade Orgânica de Expediente Geral, Atendimento e Espaço do Cidadão
- 2.1 -Na área do Expediente Geral:
- a)Assegurar a receção e encaminhamento de documentação (eletrónica ou física), de origem externa que tenha por destino os restantes serviços municipais, através do Sistema de Gestão Documental;
- b)Executar as tarefas inerentes à distribuição e expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
- c)Dar apoio sobre assuntos específicos, conforme solicitação dos serviços e nos procedimentos administrativos da Divisão;
- d)Digitalização de correspondência remetida ao Município;
- e)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos utilizadores internos e externos das plataformas eletrónicas do Município, cuja responsabilidade seja do serviço;
- f)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 2.2 -Na área do Serviço de Atendimento:
- a)Assegurar o funcionamento do Balcão Único no Edifício dos Paços do Concelho e na Loja de Cidadão;
- b)Promover o atendimento integrado (presencial, telefónico, por via eletrónica e digital assistida);
- c)Organizar e controlar os processos de licenciamento da responsabilidade do serviço, emitir licenças e autorizações, bem como e elaborar o expediente relativo a essa emissão e controlo do pagamento das taxas respetivas;
- d)Liquidar e cobrar de taxas, impostos e demais rendimentos do Município;
- e)Diligenciar pelo fornecimento, emitir e fornecer documentos e fotocópias de documentos de natureza administrativa;
- f)Diligenciar pela autorização e facilitar a consulta de processos por parte das pessoas que requerem;
- g)Elaborar e manter atualizadas as bases de dados, no âmbito da sua atuação, e fornecer informação específica de que disponha às entidades e unidades orgânicas que delas careçam para execução das suas competências;
- h)Apoiar nos procedimentos administrativos da Divisão;
- i)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 2.3 -Na área da Loja de Cidadão:
- a)Assegurar a gestão da Loja de Cidadão, de acordo com as normas e os procedimentos definidos pela AMA (Agência para a Modernização Administrativa) e pelo Município, em articulação com as entidades da Administração Pública que a integram;
- b)Diligenciar pelo funcionamento dos postos de atendimento, cuja responsabilidade compete ao Município;
- c)Prestar toda a colaboração e informação que a AMA venha a solicitar no âmbito do cumprimento das obrigações a que esta ou o Município se encontra sujeita;
- d)Diligenciar para os serviços prestados obedeçam aos padrões de qualidade definidos pela AMA;
- e)Acompanhar auditorias regulares pela AMA ao funcionamento da Loja com vista à verificação do cumprimento dos padrões de qualidade;
- f)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos/às utilizadores/as internos/as e externos/as das plataformas eletrónicas do Município, cuja responsabilidade seja do serviço;
- g)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 3 -No Serviço de Apoio aos Órgãos Autárquicos:
- a)Preparar a agenda respeitante aos assuntos a tratar em reunião da Câmara e da Assembleia Municipal, de acordo com as informações e despachos proferidos;
- b)Recolher e coordenar os assuntos tratados nas reuniões da Câmara, elaborando as respetivas atas;
- c)Dirigir aos serviços respetivos a documentação submetida às reuniões e promover a necessária divulgação;
- d)Promover e coordenar os processos relativos aos atos eleitorais, censos, recenseamento eleitoral e suas atualizações;
- e)Apoiar os procedimentos administrativos da Divisão;
- f)Proceder à elaboração, disponibilização e publicitação no site da Autarquia das atas do seu arquivo e preservação de forma a facilitar a sua consulta;
- g)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos/às utilizadores/as internos/as e externos/as das plataformas eletrónicas do Município, cuja responsabilidade seja do serviço;
- h)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 4 -No Serviço de Apoio Jurídico, contencioso e Execuções Fiscais
- 4.1 -Na área do Apoio Jurídico:
- a)Emitir pareceres e informações de natureza jurídica sobre atos, contratos, regulamentos dos serviços municipais;
- b)Promover o tratamento de queixas, reclamações ou exposições de natureza jurídica ou administrativa, formuladas pelos/as utentes dos serviços;
- c)Prestar apoio jurídico, em procedimentos desenvolvidos pelos serviços, tais como júris nos concursos públicos, processos de inquérito e disciplinares, execução fiscal, de contraordenação, ou outros;
- d)Apoiar todos os serviços municipais na elaboração e/ou revisão de regulamentos com e sem eficácia externa;
- e)Apoiar no estudo de soluções genéricas de procedimentos e a reengenharia de processos que seja necessária efetuar decorrente de alterações legais que ocorram;
- f)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos/às utilizadores/as internos/as e externos/as das plataformas eletrónicas do Município, cuja responsabilidade seja do serviço;
- g)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 4.2 -Na área do Contencioso e Execuções Fiscais:
- a)Providenciar pela recolha dos documentos necessários e pela realização de atos notariais que, nos termos da lei, caibam ao notário privativo do Município e efetuar os correspondentes registos do património imobiliário;
- b)Colaborar e preparar processos de expropriação;
- c)Colaborar e, quando solicitado, desenvolver os procedimentos relativos à cedência dos imóveis municipais, em estreita colaboração com os serviços intervenientes, nomeadamente através do acompanhamento dos procedimentos pré-contratuais, da elaboração das peças de concurso e das minutas de contrato, desde que não específicos de outros serviços;
- d)Apoiar nos procedimentos administrativos da Divisão;
- e)Promover pela centralização e por manter atualizadas as diversas versões dos regulamentos de aplicação na Autarquia, depois de aprovados;
- f)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos/às utilizadores/as internos/as e externos/as das plataformas eletrónicas do Município, cuja responsabilidade seja do serviço;
- g)Articular a ligação do Município com os/as advogados/as que prestam serviço ao Município em processos judiciais e acompanhar cada um dos processos, zelando pelo cumprimento rigoroso dos prazos;
- h)Instruir e promover toda a tramitação de processos de execução fiscal e acompanhar cada um dos processos, zelando pelo cumprimento rigoroso dos prazos (na responsabilidade de instrutor designado);
- i)Instruir e promover toda a tramitação de processos de contraordenação e acompanhar cada um dos processos, zelando pelo cumprimento rigoroso dos prazos;
- j)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 5 -No Serviço de Informática, Modernização e Inovação
- 5.1 -Na área da Informática:
- a)Otimizar a estrutura de redes e sistemas e as aplicações de gestão de bases de dados recorrendo ao uso das ferramentas tecnológicas mais eficazes para o cumprimento dos objetivos dos serviços;
- b)Planear, coordenar e implementar as atividades de processamento de dados a efetuar no sistema informático central, garantindo o seu bom funcionamento e manutenção;
- c)Elaborar, desenvolver e atualizar normas e procedimentos relativos à segurança de produtos, equipamentos e dados;
- d)Estudar e acompanhar a inovação tecnológica, elaborando os estudos necessários à definição da estratégia de apetrechamento informático em termos de equipamento, software de sistemas e redes de comunicações, bem como de software aplicacional;
- e)Coordenar as ações referentes ao estudo, assim como a definição e implementação das redes de comunicação e assegurar a sua gestão;
- f)Adquirir e manter atualizado o inventário ao hardware e software de sistema e de redes instalado;
- g)Apoiar os/as utilizadores/as, no que se refere aos equipamentos e aplicações;
- h)Assegurar a gestão do equipamento informático, garantindo estudos e propostas de aquisição regular para renovação/melhoria dos existentes em função do perfil do posto de trabalho;
- i)Promover a execução de projetos conducentes à reorganização e informatização dos sistemas de informação que suportam a respetiva atividade;
- j)Colaborar e apoiar tecnicamente a implementação do software de sistemas e dos sistemas de gestão de bases de dados, assegurando a sua administração;
- k)Conceber e desenvolver algumas soluções aplicacionais, assegurando a sua manutenção e atualização da documentação técnica;
- l)Assegurar a qualidade do serviço prestado ao/à Cidadão/ã, através dos pedidos online, garantido a disponibilização da informação em formato digital sempre que seja solicitado;
- m)Participar e apoiar na implementação de projetos conducentes à modernização administrativa;
- n)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 5.2 -Na área da Modernização Administrativa e Inovação:
- a)Desenvolver, em colaboração com as restantes unidades orgânicas municipais, instrumentos de gestão tendentes à modernização dos serviços e melhoria da resposta aos/às Munícipes, através da simplificação dos procedimentos, garantindo uma resposta positiva às expectativas dos serviços, sem colocar em causa o alinhamento estratégico existente;
- b)Apoiar a análise interna de projetos, serviços e processos, promovendo a implementação de novos métodos de trabalho conducentes à inovação e excelência na qualidade;
- c)Estudar, propor e implementar as melhores práticas, que permitam melhorar a eficiência e eficácia dos serviços e que melhor respondam aos objetivos do executivo;
- d)Trabalhar em articulação com os serviços em modelos de reengenharia que eliminem redundâncias e melhorem a sua prestação;
- e)Reforçar a aposta na tecnologia, em articulação com os serviços, por forma a encontrar as melhores soluções, tecnológicas e procedimentais que melhorem a performance, aproximem o/a Munícipe da Autarquia e permitam potenciar as competências dos/as trabalhadores/as em tarefas que acrescentem valor;
- f)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.
- 6 -No Serviço de Arquivo:
- a)Garantir a preservação e valorização do património arquivístico municipal enquanto fonte de investigação, quer para fins educacionais, científicos ou de enriquecimento cultural;
- b)Assegurar o acesso continuado à informação e disponibilizá-la, através dos meios adequados, às necessidades dos/as diferentes utilizadores/as, quer do serviço de atendimento presencial, quer do serviço online;
- c)Democratizar o acesso à informação sempre que possível, através de novos formatos, canais e ferramentas de difusão da informação, incentivando a utilização das novas tecnologias de informação;
- d)Assegurar as incorporações no Arquivo de toda a documentação de conservação definitiva e gerir infraestruturas e mecanismos que permitam a custódia, o depósito, o armazenamento, a preservação e a gestão da documentação de acordo com as regras, orientações e normas nacionais e internacionais;
- e)Elaborar e manter atualizado o Regulamento do Arquivo;
- f)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por deliberação, despacho ou determinação superior.