O Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo (GAOG) é o serviço responsável pelo apoio técnico, administrativo, documental e organizacional à Presidência, ao Conselho Científico, ao Conselho Pedagógico e ao Diretor Executivo, assegurando as condições necessárias ao exercício das respetivas competências institucionais.
Ao Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo compete, nomeadamente:
- 1 -Funções gerais:
- a)Apoiar administrativamente a atividade da Presidência, do Conselho Científico e do Conselho Pedagógico;
- b)Receber, organizar, instruir e acompanhar os processos submetidos à apreciação dos órgãos da Faculdade;
- c)Assegurar a tramitação administrativa das deliberações e decisões dos órgãos de governo;
- d)Gerir os fluxos documentais associados à atividade dos órgãos da Faculdade através do Sistema de Gestão Documental;
- e)Organizar e manter atualizado o arquivo físico e digital da documentação produzida pelos órgãos apoiados;
- f)Apoiar a recolha, integração e preparação da informação necessária à elaboração de planos, relatórios e outros documentos institucionais;
- g)Assegurar a divulgação interna das deliberações, orientações e informações provenientes dos órgãos da Faculdade;
- h)Garantir a articulação administrativa entre os órgãos de governo e os restantes serviços da Faculdade.
- 2 -Funções de secretariado dos órgãos colegiais:
- a)Preparar e expedir convocatórias, agendas de trabalho e documentação de suporte às reuniões;
- b)Secretariar as reuniões dos órgãos apoiados;
- c)Elaborar, organizar e assegurar a tramitação das atas, deliberações e demais documentos produzidos nas reuniões;
- d)Garantir a recolha de assinaturas e demais formalidades associadas às deliberações dos órgãos;
- e)Assegurar o registo de presenças e o controlo da constituição do quórum das reuniões;
- f)Acompanhar a execução administrativa das deliberações e decisões tomadas pelos órgãos.
- 3 -Funções de apoio à Presidência:
- a)Gerir a agenda institucional da Presidência e apoiar a preparação de reuniões, audiências e representações institucionais;
- b)Preparar o expediente e a correspondência decorrente dos despachos e decisões da Presidência;
- c)Assegurar o acompanhamento administrativo dos processos submetidos a despacho do Presidente;
- d)Apoiar a articulação da Presidência com os órgãos da Faculdade, da Universidade de Lisboa e entidades externas.
- 4 -Funções de apoio ao Conselho Científico e ao Conselho Pedagógico:
- a)Apoiar administrativamente os processos submetidos à apreciação dos Conselhos;
- b)Garantir a preparação e organização da documentação necessária à análise dos assuntos constantes da ordem de trabalhos;
- c)Acompanhar os procedimentos decorrentes das deliberações dos Conselhos;
- d)Assegurar a conservação da memória documental da atividade dos Conselhos.