Art.º 9 · Regulamento n.º 118/2026 — Divisão Administrativa e Financeira

1 -A Divisão Administrativa e Financeira integra as seguintes secções:
1. a)Contabilidade Orçamental, Financeira e de Gestão;
2. b)Aprovisionamento, Contratação Pública e Património;
3. c)Tesouraria;
4. d)Controlo de Gestão e Execução Estratégica;
5. e)Modernização Administrativa e Gestão Documental.
2 -Ao setor de Contabilidade Orçamental, Financeira e de Gestão compete:
1. a)Executar os registos respeitantes à contabilidade de todos os serviços, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos na forma e nos prazos ditados pela lei e pelo normativo contabilístico aplicável;
2. b)Elaborar e processar as requisições de fundos respeitantes ao Orçamento de Estado;
3. c)Elaborar as relações de documentos de receita e despesa, a submeter à apreciação e aprovação do Conselho de Gestão;
4. d)Informar os processos da legalidade e cabimento de verba, bem como os relativos à arrecadação de receitas e às aplicações financeiras;
5. e)Elaborar as requisições oficiais, faturas e recibos de vendas de bens e serviços prestados pelo IPG;
6. f)Cumprir as obrigações fiscais;
7. g)Controlar a despesa e execução orçamental, comprovar o saldo das diversas contas e preparar os processos de execução do orçamento;
8. h)Assegurar a implementação e execução da contabilidade de gestão, divulgando e informando sobre os respetivos centros de custo, bem como das verbas a eles afetas pelo plano de atividades;
9. i)Elaborar os projetos de orçamentos, privativo, ordinário e suplementares, e as fichas de programas e projetos relativos a investimentos do plano;
10. j)Preparar a elaboração dos documentos previsionais, bem como as alterações que se mostrarem necessárias, designadamente através da realização de estudos e previsões financeiras;
11. k)Preparar, elaborar, validar e submeter a prestação anual das contas individuais e consolidadas, em termos dos procedimentos, princípios e regras definidos ao nível do SNC -AP e das instruções do Tribunal de Contas;
12. l)Preparar e acompanhar os processos de fiscalização de qualquer entidade com poderes para o efeito;
13. m)Efetuar o controlo regular e sistematizado dos valores em dívida, adotando e concretizando os procedimentos e medidas que se justifiquem para a cobrança dos mesmos;
14. n)Executar e controlar, de forma permanente, a gestão e reconciliação das contas bancárias, realizando a verificação e o controlo dos movimentos (débitos e créditos), e dos saldos das contas bancárias;
15. o)Emitir os meios de pagamento a fornecedores, credores e ao Estado, de acordo com as autorizações de pagamento elaboradas e a disponibilidade financeira existente;
16. p)Controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;
17. q)Efetuar a necessária, permanente e eficiente articulação com os restantes serviços e unidades do IPG, nomeadamente, entre outros, com o Serviço de Aprovisionamento, Contratação Pública e Património, a Divisão de Gestão de Pessoas, ao nível do processamento de remunerações, o CI&D-IPG, ao nível da execução e gestão financeira e orçamental dos projetos, e com o Fiscal Único, quanto aos procedimentos e registos em cumprimento do SNC - AP e demais legislação aplicável, bem como à prestação de informação económica, fiscal, financeira e orçamental;
18. r)Preparar todos os processos para prestação de informação aos organismos oficiais;
19. s)Colaborar com o CI&D na elaboração das propostas financeiras de candidatura de projetos de investigação e desenvolvimento do IPG aos vários sistemas de incentivos;
20. t)Colaborar com o CI&D na gestão financeira dos projetos e acompanhamento da respetiva execução;
21. u)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do setor;
22. v)Executar outras atividades que, no domínio da contabilidade orçamental, financeira e de gestão lhe sejam atribuídas ou solicitadas.
3 -Ao Setor de Aprovisionamento e Contratação Pública compete, designadamente:
1. a)Promover e lançar os processos globais internos de contratação de bens e serviços, tendo em consideração as necessidades comuns e conjuntas de diferentes Serviços e Unidades;
2. b)Preparar e elaborar, de acordo com as necessidades e interesses da instituição, os procedimentos de agregação e centralizados realizados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (ESPAP), no âmbito dos respetivos acordos quadro;
3. c)Garantir o registo e o cumprimento permanente e atualizado, para cada tipo de procedimento e fornecedores, dos limites de aquisição definidos no Código dos Contratos Públicos;
4. d)Colaborar na preparação e elaboração das peças processuais necessárias aos procedimentos - caderno de encargos, convite/programa de concurso, relatório preliminar e final, projeto de decisão, notificação de adjudicação, minuta de contrato e contrato, com o apoio técnico dos respetivos responsáveis pelas propostas de aquisição e procedimentos associados;
5. e)Gerir, desenvolver e utilizar a plataforma eletrónica de compras públicas, que estiver em vigor no IPG, para os procedimentos que exijam esta aplicação;
6. f)Proceder à seleção, avaliação e monitorização dos fornecedores de bens e serviços, efetuando a verificação do cumprimento dos requisitos definidos no Código dos Contratos Públicos e no Sistema de Controlo Interno, implementando, sempre que justificável, as medidas corretivas adequadas;
7. g)Elaborar e remeter aos fornecedores as notas de encomenda/requisições ou compromissos, no âmbito dos procedimentos autorizados e devidamente instruídos;
8. h)Efetuar o controlo das entregas dos bens e da prestação dos serviços adjudicados, em articulação com os respetivos serviços requisitantes;
9. i)Proceder à receção, validação e registo, nos ficheiros de controlo dos processos, da faturação emitida pelos fornecedores, relativa aos procedimentos de aquisição desenvolvidos;
10. j)Realizar os registos e o controlo dos consumos e das existências de bens, ao nível dos inventários de material em que seja definido e/ou necessário;
11. k)Manter atualizado o registo e a publicitação, no portal BASE - contratos públicos online, dos contratos celebrados pelo IPG;
12. l)Assegurar a adequada, contínua e eficaz gestão e controlo dos contratos de bens e serviços, em articulação e apoio ao gestor de contrato nomeado para cada contrato, pelo Presidente do IPG;
13. m)Contribuir para a concretização e manutenção de uma política de aquisições, suportada pela gestão económica dos bens e serviços e utilização racional e eficiente dos recursos disponíveis;
14. n)Contribuir e promover a melhoria contínua do planeamento nas aquisições, da identificação das necessidades e da elaboração das respetivas propostas/pedidos de aquisição, em articulação com os diversos Serviços e Unidades do IPG;
15. o)Garantir a prestação de informação, legalmente exigida e outra que seja solicitada, relativa a aquisições, aprovisionamento, consumos e procedimentos, aos órgãos de gestão do IPG e às entidades externas;
16. p)Prestar todo o apoio administrativo e técnico, neste âmbito, às unidades orgânicas de ensino e investigação do Instituto;
17. q)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do setor;
18. r)Executar outras atividades que, no domínio do aprovisionamento e contratação pública, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.
4 -Ao Setor do património compete, designadamente:
1. a)Elaborar e manter permanentemente atualizado um registo dos bens que integram o domínio privado do Instituto e dos bens do domínio público afeto ao Instituto, incluindo o registo de abate, transferência e doação de bens;
2. b)Garantir a gestão, controlo, registo e etiquetagem atualizado do património do IPG, de acordo com a legislação aplicável, nomeadamente o SNC-AP e o Classificador Complementar 2, e a regulamentação interna do IPG;
3. c)Proceder à conferência das faturas de aquisição e etiquetagem dos bens inventariáveis;
4. d)Manter igualmente atualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos ou responsabilidades que recaiam sobre bens do Instituto;
5. e)Instruir os processos de desafetação de bens do domínio público do Instituto;
6. f)Promover e coordenar o processo de inventariação física, por localização, tendo em consideração os prazos, prioridades e necessidades definidos, e realizar, com regularidade, conferências periódicas por amostragem;
7. g)Efetuar a validação, controlo e registo das transferências, doações e abates de bens do ativo fixo tangível, procedendo à atualização da informação;
8. h)Prestar todo o apoio administrativo e técnico, neste âmbito, às unidades orgânicas do Instituto;
9. i)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do setor;
10. j)Executar outras atividades que, no domínio do património lhe sejam atribuídas ou solicitadas.
5 -À Tesouraria compete:
1. a)Receber todas as importâncias cobradas, emitindo os recibos e efetuando os registos de suporte, e proceder aos depósitos bancários regulares dessas verbas;
2. b)Efetuar o fecho diário da folha de caixa, após conferência dos valores, documentação e registos de suporte, e gerir o fundo de maneio, em termos de rubricas e valores, cumprindo os procedimentos e prazos estabelecidos;
3. c)Garantir o atendimento e a prestação de informação, presencial, eletrónica ou por telefone, aos estudantes, clientes, fornecedores e outras entidades, no âmbito das tarefas e processos relacionados com a área da Tesouraria;
4. d)Assegurar a informação e o tratamento sobre as propinas e outras taxas;
5. e)Gerir processos associados aos planos de pagamento e à sua monitorização;
6. f)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do setor;
7. g)Executar outras atividades que, no domínio da tesouraria lhe sejam atribuídas ou solicitadas.
6 -Ao Setor de Controlo de Gestão e de Execução Estratégica compete:
1. a)Apoiar o processo de planeamento estratégico e operacional do IPG, o alinhamento de objetivos, sua monitorização e reporte de desempenho;
2. b)Monitorizar indicadores de desempenho e assegurar a informação estatística sobre o IPG;
3. c)Colaborar na elaboração do plano de atividades e o relatório de atividades do IPG;
4. d)Contribuir para a concretização e manutenção de uma política financeira e orçamental, suportada pela informação, controlo e gestão adequados, garantindo, em permanência, a sustentabilidade económica, financeira e orçamental do IPG;
5. e)Implementar e desenvolver, de forma permanente, a manutenção e adequação de procedimentos que garantam, nas áreas da Contabilidade, Gestão Financeira e Orçamental, Tesouraria e Património, um Sistema de Controlo Interno consistente e eficaz;
6. f)Elaborar relatórios financeiros e de atividade para monitorização da situação orçamental e financeira do IPG;
7. g)Preparar dados estatísticos e informação financeira;
8. h)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do setor;
9. i)Executar outras atividades que, no domínio do controlo de gestão e de execução estratégica lhe sejam atribuídas ou solicitadas.
7 -Ao setor de Modernização Administrativa e Gestão Documental, compete:
1. a)Promover a implementação de medidas de simplificação e modernização administrativa através da uniformização, desburocratização e simplificação de procedimentos e da adoção de metodologias e tecnologias de trabalho que permitam aumentar a eficiência dos serviços;
2. b)Gerir os processos de modernização administrativa;
3. c)Organizar e manter disponíveis os recursos informacionais, normalizar os modelos de dados e estruturar os conteúdos e fluxos informacionais da organização e definir as normas de acesso e níveis de confidencialidade da informação;
4. d)Assegurar e garantir a correta implementação do Regulamento Geral de Proteção de Dados;
5. e)Proceder à receção, classificação e registo da correspondência oficial recebida;
6. f)Proceder à classificação e registo da correspondência oficial dos órgãos e serviços do IPG, dirigida a entidades exteriores e executar os demais atos;
7. g)Proceder à distribuição dos documentos, qualquer que seja o seu formato ou meios de distribuição adotados, de acordo com o despacho neles exarado;
8. h)Arquivar a correspondência oficial entrada e saída nos serviços do IPG, assim como os documentos de circulação interna;
9. i)Colaborar no processo de controlo de assiduidade;
10. j)Zelar pela correta utilização e conservação do arquivo geral do IPG, em consonância com a legislação aplicável, em particular a Lei Arquivística;
11. k)Colaborar com o Gabinete de Informação e Comunicação e com o Gabinete de Avaliação e Qualidade na definição e parametrização de modelos e documentos oficiais a serem utilizados nos vários procedimentos do IPG;
12. l)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do setor;
13. m)Executar outras atividades que, no domínio da modernização administrativa e gestão documental lhe sejam atribuídas ou solicitadas.
8 -A Divisão Administrativa e Financeira poderá ser coordenada por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, a recrutar nos termos da legislação em vigor, o qual exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Administrador do IPG.
9 -As secções previstas no n.º 1 podem ser coordenadas por Técnico Superior ou por um Coordenador Técnico, da carreira de Assistente Técnico, o qual exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do respetivo Chefe de Divisão ou, na sua ausência, do Administrador.
10 -As funções de contabilista público são assumidas pelo/a dirigente intermédio/a responsável pela contabilidade e, na sua ausência, pelo/a trabalhador/a selecionado de entre os/as trabalhadores/as integrados/as na carreia técnica superior, com formação específica em contabilidade pública.

Artigo 9.º — Divisão Administrativa e Financeira

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