Art.º 22 · Regulamento n.º 1185/2023 — Requisição e entrega da documentação

1 -A requisição da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:
1. a)Cada pedido equivalerá a uma requisição;
2. b)As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo também as assinaturas estar legíveis;
3. c)O serviço requisitante deverá reservar para si uma cópia do formulário e fará entrega do original;
4. d)A documentação será disponibilizada e entregue pelo serviço de arquivo aos serviços requisitantes logo que seja possível, tendo em conta a legislação em vigor.
2 -Enquanto os documentos se encontrarem fora do serviço de arquivo, as Requisições de Empréstimo serão guardadas do seguinte modo:
1. a)O original é arquivado por ordem cronológica no serviço de arquivo;
2. b)O duplicado fica na posse do requisitante, anexado ao processo ou ao documento.
3 -A devolução da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:
1. a)Os requisitantes devem garantir a entrega da documentação nas instalações do serviço de arquivo a um técnico responsável;
2. b)No ato de devolução, o serviço requisitante deve apresentar o duplicado da requisição, no qual será colocada a data de devolução e a assinatura do técnico responsável que recebeu a documentação, devendo conservá-la por um período de três anos;
3. c)O serviço de arquivo deverá dar baixa da requisição e arquivará por cinco anos o respetivo original.
4 -O procedimento poderá decorrer eletronicamente desde que seja possível assegurar os direitos e obrigações dos intervenientes.

Artigo 22.º — Requisição e entrega da documentação

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