Art.º 32 · Regulamento n.º 1185/2023 — Organização do sistema de arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa

1 -O sistema de arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:
1. a)Serviço de arquivo;
2. b)Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas;
3. c)Utilizadores do sistema de arquivo.
2 -São obrigações do serviço de arquivo:
1. a)Prestar apoio aos utilizadores e aos RA;
2. b)Proceder à transferência e à incorporação da documentação;
3. c)Controlar a seleção e a eliminação da documentação;
4. d)Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;
5. e)Produzir instrumentos de classificação e de descrição;
6. f)Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;
7. g)Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos;
8. h)Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;
9. i)Realizar diagnósticos à situação arquivística.
3 -São obrigações dos RA:
1. a)Prestar apoio aos utilizadores;
2. b)Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;
3. c)Arquivar definitivamente documentos;
4. d)Selecionar a documentação a conservar e a eliminar;
5. e)Apoiar a eliminação de documentação;
6. f)Apoiar a transferência e incorporação de documentação no Arquivo Central;
7. g)Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade;
8. h)Dar parecer sobre o desempenho dos utilizadores nas competências "Planeamento e organização" e "Organização e método de trabalho".
4 -São obrigações dos utilizadores:
1. a)Criar e integrar documentos no sistema;
2. b)Classificar documentos;
3. c)Encaminhar documentos.
5 -A avaliação do desempenho dos 3 níveis é concretizada em instruções a aprovar por despacho do dirigente máximo, no prazo de 90 dias após a entrada em vigor do presente regulamento, prevendo a produção de relatórios trimestrais e/ou anuais onde constarão, nomeadamente:
1. a)Número total de espécies arquivísticas existentes e a sua distribuição descritas de acordo com a organização adotada;
2. b)Estatísticas das imagens e dos registos descritivos disponibilizados presencialmente e on-line;
3. c)Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;
4. d)Relação anual, por serviço da Câmara Municipal de Vila Viçosa, dos processos e das unidades de instalação criadas e alteradas, bem como o seu local de depósito;
5. e)Estatísticas de pedidos, pesquisas, reproduções, consultas e empréstimos;
6. f)Estatísticas dos visitantes e participantes em iniciativas de divulgação do património arquivístico e de promoção da história local, regional e nacional;
7. g)Estatísticas com o número de documentos, processos e pastas criados, classificados e arquivados;
8. h)Previsão dos custos de funcionamento e do espaço necessário para armazenamento e preservação do arquivo físico e digital para um período não inferior a 5 anos;
9. i)Estatísticas dos pedidos de apoio aos utilizadores;
10. j)Recomendações e sanções propostas nas ações de fiscalização;
11. k)Resultados de reuniões e atividades realizadas com outras entidades, especialmente, no âmbito de apoio técnico e das redes de cooperação.

Artigo 32.º — Organização do sistema de arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa

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