- 1 -Sem prejuízo das competências comuns aos serviços municipais, a Secção de Gestão Documental tem por missão assegurar a gestão operacional do sistema de tramitação eletrónica de documentos do Município, gerir o arquivo corrente e intermédio, prestar o serviço de digitalização e emitir certidões e autenticações de documentos arquivados.
- 2 -Compete, em especial, à Secção de Gestão Documental:
- a)Gerir a receção, registo, triagem, encaminhamento e expedição de toda a correspondência e documentação do Município, postal e eletrónica, mantendo os sistemas de gestão documental atualizados, e integrar a documentação remetida pela Secção de Atendimento e Apoio ao Cidadão na sequência da receção presencial;
- b)Gerir e centralizar a circulação interna dos documentos físicos do Município, garantindo a sua tramitação atempada para as unidades orgânicas destinatárias;
- c)Gerir operacionalmente o sistema de tramitação eletrónica de documentos, designadamente a entrada, registo, distribuição interna e arquivo, aplicar os planos de classificação e os prazos de conservação definidos pela DAGP, e garantir a conformidade com as normas aplicáveis;
- d)Garantir a normalização documental e arquivística do Município, dos requisitos de tratamento documental e dos padrões de classificação definidos pela DAGP;
- e)Gerir o arquivo corrente e intermédio do Município, designadamente a avaliação, seleção e eliminação de documentação em conformidade com as tabelas de seleção aprovadas, e transferir a documentação para a unidade orgânica responsável pelo arquivo histórico nos prazos regulamentares;
- f)Emitir certidões e autenticações de documentos arquivados, executar as condições de acesso e as autorizações definidas pela DAGP, e garantir a proteção de documentos confidenciais ou reservados;
- g)Executar o serviço de digitalização de documentação municipal, proceder ao tratamento arquivístico prévio e garantir a autenticidade e a integridade dos documentos digitalizados;
- h)Escriturar e assegurar a conservação dos livros e arquivos do Oficial Público do Município, garantindo a sua integridade, autenticidade e acesso nos termos legais aplicáveis;
- i)Compilar e verificar toda a documentação necessária à celebração de contrato, no âmbito das funções de Oficial Público do Município;
- j)Elaborar as minutas-tipo dos contratos administrativos e disponibilizá-las às unidades orgânicas requisitantes, aos elementos dos júris e aos gestores de procedimento;
- k)Proceder à instrução, remessa e acompanhamento dos contratos sujeitos a fiscalização prévia ou concomitante do Tribunal de Contas em matéria de compras públicas e assegurar a divulgação e o cumprimento das suas recomendações junto das unidades orgânicas envolvidas;
- l)Gerir o arquivo histórico-cultural municipal, designadamente a organização, descrição, conservação preventiva e disponibilização ao público através da plataforma X-Arq, em articulação com o Gabinete de Património Histórico e Cultural para o apoio técnico relativo à conservação e à priorização do tratamento.
Artigo 55.º — Secção de Gestão Documental (SGDoc)
Vigente desde: 12/10/2026