À Subunidade de Apoio Administrativo, compete, designadamente:
- a)Assegurar o funcionamento administrativo da unidade: receção, atendimento, expediente, correspondência, registo, arquivo e encaminhamento de requerimentos, pedidos e comunicações;
- b)Preparar, organizar e arquivar a documentação oficial da Unidade (processos de projetos culturais, candidaturas, convénios, parcerias, contratos, autorizações, relatórios);
- c)Gerir agendas, convocatórias e atas de reuniões (internas, com parceiros, com entidades externas, com órgãos municipais) relativas à área de turismo e cultura;
- d)Apoiar logisticamente a realização de eventos culturais, turísticos e de património - reserva de espaços, licenciamento interno, logística de transporte, equipamentos, apoio técnico e material, comunicação interna, segurança e limpeza;
- e)Assegurar a gestão material: arquivo e conservação de recursos, equipamentos, suportes físicos ou digitais, inventário de bens e responsabilidades de conservação;
- f)Assegurar a tramitação dos procedimentos de despesa e receita da Unidade: orçamentos, empenhos, pagamentos, controlo de custos, prestação de contas, controlo de conformidade com normas de contratação pública;
- g)Executar as tarefas necessárias à implementação da contabilidade de gestão e dos diferentes centros de custos relacionados com projetos ou atividades desta Unidade Orgânica;
- h)Servir de interface com munícipes, turistas, associações culturais, operadores turísticos, artistas, instituições culturais e outros parceiros: atender pedidos de informação, emitir certificados, autorizações, reservas, encaminhamentos, esclarecimentos;
- i)Manter e atualizar base de dados de contactos (parceiros, artistas, associações, stakeholders culturais e turísticos, fornecedores, operadores) e registar pedidos, convites, propostas e correspondência externa da Unidade;
- j)Apoiar a divulgação institucional de eventos, atividades culturais e iniciativas turísticas promovidas pelo município: comunicar internamente o calendário, articular a divulgação geral com o Gabinete de Comunicação do Município;
- k)Apoiar tecnicamente a preparação de candidaturas a fundos, subsídios ou financiamentos externos (regionais, nacionais, comunitários) para projetos de cultura e turismo: compilar documentação, preparar formulários, acompanhar prazos;
- l)Colaborar na elaboração, organização e gestão dos contratos, protocolos e parcerias com entidades externas (associações, empresas, institutos culturais, operadores turísticos) - garantindo que a documentação e os procedimentos estejam em conformidade com as normas municipais e legais;
- m)Organizar e manter atualizados os registos e inventários de espaços culturais e turísticos municipais: salas de espetáculo, museus, centros culturais, monumentos, equipamentos turísticos, património - com registo de utilização, reservas, manutenção, conservação;
- n)Assegurar que os procedimentos administrativos da Unidade obedecem aos princípios de eficiência, desburocratização, transparência, responsabilidade e proximidade ao cidadão;
- o)Promover a utilização de sistemas de gestão informática da Unidade, digitalização de processos, arquivo digital, automatização de rotinas administrativas e simplificação de procedimentos internos;
- p)Exercer quaisquer outras competências de natureza administrativa, logística ou de apoio técnico-organizativo que lhe sejam atribuídas por deliberação municipal, regulamento interno ou despacho superior, desde que enquadradas na missão da Unidade de Turismo e Cultura.